Современная практика кадрового документооборота требует от работодателей умения правильно оформлять заверенные копии трудовой книжки. Ниже представлена подробная статья, в которой рассмотрены нормативные основы, порядок действий, обязательные реквизиты и практический образец заверенной копии, актуальный на 2026 год.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 62 – право работника на получение заверенной копии трудовой книжки;
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – требования к оформлению заверенных копий документов, включая указание места хранения подлинника;
- Письмо Минфина России от № 03‑02‑РЗ/39142 – порядок заверения копий при большом количестве листов;
- Внутренние локальные акты организации (положение о работе с трудовыми книжками, инструкция отдела кадров).
Когда нужна заверенная копия трудовой книжки?
- При устройстве на новую работу;
- Для получения кредита, ипотеки или другого банковского продукта;
- При оформлении пенсии, пособий или социальных выплат;
- Для подачи документов в государственные органы (миграционная служба, суд и т.д.).
Порядок заверения копии трудовой книжки отделом кадров
- Получение заявления от сотрудника (образец заявления представлен ниже).
- Проверка подлинности трудовой книжки: сверка данных с личной карточкой сотрудника, отсутствие подправок и т.д.
- Снятие копии всех заполненных листов трудовой книжки (включая ьный лист и страницы с записями о работе).
- Скрепление листов копии – если листков много, их скрепляют скрепкой или прошивают ниткой, чтобы избежать потери страниц.
- Нанесение заверенной надписи на каждый лист (или на первый лист, если копия скреплена). В надписи указываются:
- Наименование организации;
- Дата заверения;
- ФИО и должность лица, заверяющего копию (обычно специалист отдела кадров или руководитель кадровой службы);
- Место хранения подлинника – например: «Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Актив»»;
- Подпись и расшифровка подписи заверяющего лица;
- При наличии – печать организации (если она используется).
- Выдача готового документа сотруднику под расписку.
Что должно быть указано в заверенной надписи?
Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и разъяснениям Минфина, в заверенной надписи обязательно присутствуют следующие реквизиты:
- Название организации (полное, как в учредительных документах);
- Дата заверения (день, месяц, год);
- ФИО и должность сотрудника, заверяющего копию;
- Указание места хранения подлинника трудовой книжки (например, «Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Актив»»);
- Подпись заверяющего лица и её расшифровка;
- При наличии – оттиск печати организации.
Образец заверенной копии трудовой книжки (2026 год)
Ниже приведён типовой вид заверенной копии. Обратите внимание, что каждый лист копии содержит одинаковую заверенную надпись.
ООО «Актив»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
Заверенная копия трудовой книжки
Дата заверения:
Выдал: Иванова Анна Petrovna, ведущий специалист отдела кадров
Место хранения подлинника: Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Актив»
Подпись: ______________________ / Иванова А.П.
М.П. (при наличии печати)
— Страница 1 трудовой книжки (заполненная) —
Текст записи о приёме на работу, должности, дате и т.д.
— Страница 2 трудовой книжки (заполненная) —
Текст записи о переводе, отпуске, наградах и т.д.
… (и т.д. до последней заполненной страницы) …
После последней страницы копии повторяется заверенная надпись (как указано выше).
Образец заявления на выдачу заверенной копии трудовой книжки
Сотрудник подаёт письменное заявление руководителю или в отдел кадров. Ниже – типовой формуляр.
Заявление
На имя: Генерального директора ООО «Актив»
От: Иванова Анна Петровна, должность: инженер‑конструктор, табельный номер: 12345
Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки для подачи в банк в целях получения ипотечного кредита.
Подпись: ______________________ / Иванова А.П.
Сроки выдачи заверенной копии
Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления сотрудника.
Частые ошибки при заверении копий трудовой книжки
- Отсутствие указания места хранения подлинника (только «подлинник находится в отделе кадров» без названия организации).
- Незаверение всех листов копии – заверяют только первый лист, а остальные остаются без надписи.
- Использование неактуального бланка или устаревшего образца (например, без ссылки на ГОСТ Р 7.0.97‑2016).
- Пропуск даты заверения или подписи заверяющего лица.
- Выдача копии без расписки сотрудника о получении.
Правильное оформление заверенной копии трудовой книжки – важный элемент кадрового документооборота, который защищает права сотрудника и обеспечивает соблюдение законодательных требований работодателем. Следуя представленному алгоритму, используя актуальный нормативный базис и проверяя каждый реквизит заверенной надписи, отдел кадров сможет выдавать надёжные и legally значимые копии трудовой книжки без риска оспаривания.
Если у вас остались вопросы или нужен индивидуальный шаблон под конкретную форму организации – обращайтесь к специалисту отдела кадров или юристу компании.