Заверение копии трудовой книжки – обязательный процедурный шаг при оформлении документа‚ который подтверждает текущий статус сотрудника. На последней странице копии необходимо указать запись «работает по настоящее время»‚ а также дату выдачи копии. Ниже подробно рассматриваем‚ как правильно оформить эту запись‚ какие nuances учитывать и какие частые ошибки допускают работодатели;

Нормативная база

Хотя форма заверения копии трудовой книжки не регламентирована законом‚ она должна соответствовать требованиям к кадровой документации. Главное – указать:

• ФИО и должность уполномоченного лица‚ который заверяет копию;
• Подпись и дату заверения;
• Печать организации (если она есть);
• Запись «работает по настоящее время» (или «продолжает работать в настоящее время») на последней заполненной странице.

Где разместить запись?

Запись размещается на последней странице копии‚ сразу под последней сделанной в книге отметкой о стаже или о работе. Если копия многостраничная‚ то запись ставится на последней заполненной странице‚ а не на обложке.

Как правильно оформить запись «работает по настоящее время»

Существует несколько вариантов формулировок‚ которые считаются правильными:

1. Работает по настоящее время;
2. Продолжает работать в настоящее время;
3. Записано: работает по настоящее время;
4. Текущий статус: работает по настоящее время.

Важно‚ чтобы запись была выполнена от руки (при личном подписании) или печатным шрифтом‚ если оформление делается на компьютере‚ но подпись должна быть личной.

Пример оформления

Работает по настоящее время
Дата выдачи копии: 
Подпись: ______________________
ФИО‚ должность: Иванов И.И.‚ Начальник отдела кадров
М.П.

Пошаговая инструкция оформления копии

1. Создание копии. Копию можно выполнить в типографе или на офисных принтерах. При копировании сохраняйте все страницы‚ включая ьный лист и страницы с личными данными сотрудника.
2. Заверение. На последней заполненной странице внизу под последними записями вносим требуемую надпись.
3. Подпись и печать. Подпись ответственного лица и печать организации ставятся рядом с записью.
4. Дата выдачи. Указываем дату‚ когда копия передана работнику.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты выдачи. Без указания даты копия может быть оспорена;
• Неправильная формулировка. Не используйте сокращения вроде «раб. по н.в.». Полное написание – «работает по настоящее время».
• Подпись без ФИО. В подписи обязательно указывайте ФИО и должность.
• Пропуск печати. Если в организации есть печать‚ её необходимо проставить.
• Размещение записи не на последней странице. Запись должна быть видна как завершающая отметка.

Примеры из практики

Ниже приведены типичные варианты‚ которые встречаются в разных организациях:

• Пример 1 – простая запись:

   Работает по настоящее время
   
   Подпись: ______________________
   

• Пример 2 – с указанием причины:

   Продолжает работать в настоящее время
   (приказ № 15 от )
   Подпись: ______________________
   

• Пример 3 – с указанием даты увольнения (если сотрудник уволен):

   Уволен 
   Подпись: ______________________
   

Что делать‚ если сотрудник уже уволен?

Если сотрудник уже уволен‚ вместо «работает по настоящее время» в копии указывается дата увольнения и соответствующая отметка. Пример:

Уволен 
Подпись: ______________________

Чтобы оформить копию трудовой книжки корректно‚ следуйте этим простым правилам:

1. Разместите запись «работает по настоящее время» (или её эквивалент) на последней заполненной странице.
2. Укажите дату выдачи копии.
3. Подпишите документ ответственным лицом‚ указав ФИО и должность.
4. Проставьте печать организации (если она есть).
5. Проверьте‚ чтобы подпись была личной‚ а не печатной.

Соблюдая эти рекомендации‚ вы избежите большинства типовых ошибок и сделаете заверенную копию трудовой книжки юридически корректной.