Трудовой книжкой (ТК) и её копиями в России занимается работодатель — юридическое или физическое лицо, с которым заключён трудовой договор. Заверение документа — это не просто формальность, а юридически значимое действие, подтверждающее подлинность копии и её соответствие оригиналу. В этой статье подробно разберём, кто именно ставит подпись и печать, как правильно оформить документ и на что обратить внимание в 2026 году.
Кто имеет право заверять?
Заверяет копию трудовой книжки уполномоченное должностное лицо работодателя. Как правило, это:
- Главный бухгалтер или бухгалтер, ведущий кадровый учёт.
- Начальник отдела кадров (ОК) или специалист по кадрам.
- Директор / генеральный директор организации (если нет отдельного ОК).
- Управляющий филиалом или представительством.
Ключевой принцип: Подпись ставит лицо, которое имеет доступ к оригиналу трудовой книжки и на которого возложены обязанности по её ведению и хранению. Самостоятельное заверение сотрудником своей копии не имеет юридической силы.
Как правильно заверяют копию? Пошаговая инструкция
Процедура регламентирована ст. 62 Трудового кодекса РФ и внутренними правилами организации. Вот стандартный алгоритм:
Шаг 1: Сделать точную копию
Копия должна быть полной и точной. Все записи (приём, увольнение, поощрения, взыскания) должны быть переписаны без исправлений, помарок и сокращений. Используется чёткая печать или аккуратный рукописный текст.
Шаг 2: Поставить обязательные реквизиты заверения
На каждой странице копии (или на последней, если копия односторонняя) проставляется следующая надпись:
«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ____ год.»
Эта фраза информирует третьих лиц, где хранится оригинал, и является обязательной.
Шаг 3: Поставить подпись и печать
После надписи ставится:
- Подпись уполномоченного лица (например, начальника ОК).
- Расшифровка подписи (ФИО полностью).
- Дата заверения.
- Печать организации (обычно круглая с наименованием и ИНН/ОГРН). С 2024 года для многих документов печать не обязательна, но для трудовых книжек её требование сохраняется как признак удостоверения.
Образец заверения копии трудовой книжки (2026)
Вот как это выглядит на практике:
_________________________ (подпись) / Иванова Анна Петровна / (расшифровка) «___» _____________ 20__ г. М.П.
Примечание: Надпись «Подлинник документа находится в..;» размещается обычно внизу страницы или на отдельном листе-сообщении.
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 2021 года ведётся ЭТК в СФР (Социальном фонде России). Если сотрудник выбрал ЭТК:
- Оригинал — электронная запись в СФР.
- Копия — это выписка из ЭТК, которую работодатель формирует из своих кадровых систем (1С, «Кадры» и др.) или запрашивает в СФР.
- Заверение происходит по тем же правилам: подпись ответственного лица + печать организации. Надпись о месте хранения оригинала может быть, например: «Подлинник документа находится в электронном виде в базе данных Социального фонда России».
- Копию также можно получить через Госуслуги (личный кабинет в СФР), но она будет иметь электронную подпись (ЭЦП) СФР и не требует дополнительного заверения работодателем для большинства госорганов.
Когда и зачем нужна заверенная копия?
Заверенная работодателем копия ТК требуется в следующих случаях:
- При увольнении, для подачи в новую организацию (ст. 62 ТК РФ обязывает выдать копию при увольнении).
- Для оформления пенсии или назначения пособий (в ПФР, СФР).
- Для визовых вопросов (консульство, миграционная служба).
- Для банков при оформлении кредита.
- Для суда как доказательство трудового стажа.
- При смене вида на жительство или других административных процедурах.
Важно: Для внутреннего пользования (например, в отделе кадров другой организации) иногда достаточно копии без заверения, но для внешних контрагентов (госорганы, банки) заверение — обязательно.
Сроки и ответственность
По ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать заверенную копию ТК:
- В день увольнения (при выдаче при увольнении).
- В течение 3 рабочих дней с даты письменного заявления сотрудника (в других случаях).
За отказ или задержку выдачи копии работодатель может быть привлечён к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы от 5 000 до 50 000 руб. для юрлиц).
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Может ли заверять копию ТК сам директор?
Ответ: Да, если он является единоличным исполнительным органом (например, генеральный директор ООО). Его подпись и печать будут иметь силу.
Вопрос: Нужна ли печать на копии, если организация ликвидируется?
Ответ: Если организация ликвидирована, заверение невозможно. В этом случае для подтверждения стажа требуются иные документы: справки из архивов, выписки из приказов, трудовые договоры. Обращайтесь в архивное управление или к правопреемнику.
Вопрос: Что делать, если в копии допущена ошибка?
Ответ: Ошибку нельзя исправлять на уже заверённой копии. Нужно сделать новую точную копию и заверить её заново. Старую заверённую копию аннулируют (пропишите «Аннулирована» и дату, подпись, печать).
Заверяет трудовую книжку (её копию) исключительно работодатель — уполномоченное должностное лицо (начальник ОК, бухгалтер, директор) с обязательным наличием печати организации и надписи о месте хранения оригинала. Процедура строго регламентирована, а её нарушение влечёт ответственность для компании. Для сотрудников, использующих ЭТК, порядок аналогичен, но оригинал хранится в СФР. Всегда проверяйте, что на вашей копии есть все реквизиты, иначе её могут не принять.
Информация актуальна на 2026 год. Перед применением в конкретной ситуации рекомендуется уточнить требования у принимающей стороны или в консультации с юристом.