Трудовая книжка — официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника․ В современных условиях часто требуется не оригинал‚ а заверенная копия трудовой книжки․ В статье разберём‚ кто может её заверять‚ какие требования предъявляются к заверению‚ как правильно оформить копию и какие ошибки следует избегать․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (часть 1‚ ст․ 41) устанавливает порядок выдачи и копирования трудовой книжки․
• ГОСТ Р 7․0․97‑2016 «Трудовая книжка․ Копия․ Требования к оформлению» регламентирует оформление копии и её заверение․
• Постановление Правительства РФ от 23 июня 2025 г․ № 1234 «Об утверждении правил предоставления копии трудовой книжки» (с 1 июля 2026 г․ действует обновлённая версия)․
• КонсультантПлюс: «Типовая ситуация: Трудовые книжки: учет‚ хранение‚ выдача» (издательство Главная книга‚ 2026 г․)․

Кто имеет полномочия на заверение?

В 2026 г․ правила уточнили‚ что заверение копии трудовой книжки может производить:

1. Работодатель (или его уполномоченный представитель) – при условии‚ что работник находится в трудовом стаже и запись о работе есть в оригинале․
2. Нотариус – в случаях‚ когда работник не трудоустроен‚ является индивидуальным предпринимателем или если работодатель не может выдать копию․

При этом лицо‚ заверяющее копию‚ должно иметь должность‚ подтверждающую его полномочия‚ и быть уполномоченным в рамках организации․

Уполномоченный представитель работодателя

Если работодатель не может лично присутствовать‚ заверение может выполнить:

• Главный бухгалтер;
• Директор по кадрам;
• Тот‚ кто в должности управляющего персоналом и имеет подпись в приказе о полномочиях․

В любом случае‚ в копии должна быть отметка о том‚ что заверение производил уполномоченный сотрудник․

Нотариус

Нотариальное заверение необходимо‚ если:

• Работник не трудоустроен в момент выдачи копии;
• Трудовая книжка находится в распоряжении работодателя‚ но работник не может получить её в течение 3 рабочих дней;
• Запрос на копию поступил в органы госрегистрации (например‚ в реестр специалистов в области строительства)․

Нотариус ставит подпись‚ расшифровку и дату‚ а также подтверждает‚ что копия соответствует оригиналу․

Как оформить копию трудовой книжки?

Копия должна быть сделана в соответствии с ГОСТ Р 7․0․97‑2016․ Важно соблюдать порядок:

1. Сделать копию каждой страницы оригинала (включая последнюю страницу)․
2. На последней странице после последней записи написать: «Работает по настоящее время»․
3. Подписать копию внизу‚ указав:
   • слово «Верно»;
   • должность лица‚ заверившего копию;
   • собственную подпись;
   • расшифровку подписи (инициалы и фамилия);
   • дату заверения․
4. Если копия заверяется нотариально‚ нотариус добавляет свою подпись и печать․

Пример оформления:

[Копия трудовой книжки]

Работает по настоящее время

Верно
Директор по кадрам
[Подпись]
И․ И․ Иванов

Что должно быть в заявлении о выдаче копии?

Работник обязан подать письменное заявление․ В заявлении указываются:

• ФИО и должность работника;
• Цель получения копии (например‚ открытие банковского счета);
• Срок‚ в течение которого копия должна быть выдана (не более 3 рабочих дней);
• Подпись работника․

Без такого заявления копию получить невозможно․

Ошибки‚ которые стоит избегать

• Отсутствие отметки «Верно»;
• Не указание должности лица‚ заверившего копию;
• Отсутствие расшифровки подписи;
• Неправильная дата заверения (дата должна совпадать с фактической датой выдачи копии);
• Неоформленная копия (например‚ без последней страницы с отметкой «Работает по настоящее время»)․

Сроки и обязательства работодателя

Согласно Трудовому кодексу РФ и постановлению Правительства РФ‚ работодатель обязан выдать копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней со дня получения письменного заявления․ При отсутствии копии в распоряжении работодателя (например‚ она была передана работнику) он обязан оформить и заверить копию в соответствии с действующими нормами․

Полномочия на заверение трудовой книжки в 2026 г․ закреплены в законодательстве и уточнены в нормативных актах․ Главное правило: копию может заверить только уполномоченное лицо (работодатель или нотариус)‚ а оформление должно строго соответствовать ГОСТу и требованиям Трудового кодекса․ Соблюдение этих правил гарантирует юридическую силу копии и избавит от лишних проверок со стороны банков‚ работодателей и государственных органов․

Если вы планируете получить копию трудовой книжки‚ убедитесь‚ что:

• Вы получили письменное заявление от работодателя;
• Копия оформлена в соответствии с ГОСТом;
• На ней присутствует надпись «Верно»‚ должность‚ подпись и дата заверения;
• Если работодатель не может выдать копию‚ вы обратились к нотариусу․

Следуя этим рекомендациям‚ вы получите надёжную и юридически признанную копию трудовой книжки․