Копия трудовой книжки – один из самых востребованных документов в России․ Банки, пенсионные фонды, работодатели, а иногда и частные лица требуют подтверждения трудового стажа․ Вопрос о том, кто именно может заверить копию трудовой книжки, волнует как сотрудников, так и работодателей․ Ниже мы разберём все нюансы, которые помогут вам быстро и без ошибок получить заверенную копию․
Что такое заверенная копия трудовой книжки?
Заверенная копия – это копия оригинала трудовой книжки, в которой каждая страница подтверждена печатью и подписью лица, имеющего право удостоверять документы․ Такая копия признаётся официальным подтверждением трудового стажа и может использоваться в любых юридических и финансовых целях․
Когда нужна заверенная копия?
- Для открытия банковского счёта и получения кредитов․
- Для расчёта пенсии и льготного стажа․
- Для подтверждения стажа при переходе на новый трудовой договор․
- Для оформления документов в государственных органах (например, в СФР)․
Кто имеет право заверить копию трудовой книжки?
Согласно действующему законодательству и практике, заверить копию трудовой книжки может:
- Работодатель – в том случае, если трудовая книжка хранится в его распоряжении․ Это может быть как текущий, так и предыдущий работодатель․
- Отдел кадров – лицо, ответственное за ведение кадрового учёта в организации․
- Кадровик/специалист по персоналу – сотрудник, имеющий полномочия по оформлению документов․
- Главный бухгалтер – в некоторых случаях может быть уполномочен на заверение․
- Директор компании – если в компании нет отдельного отдела кадров․
Важно помнить, что если трудовая книжка уже выдана на руки работнику, работодатель не имеет права изготовить и заверить её копию, если она не хранится у него․ Это правило закреплено в практике экспертов и подтверждается судебными решениями․
Что делать, если трудовая книжка у работника?
В таком случае работник может самостоятельно обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче копии․ После получения копии он может отнести её в отдел кадров или к специалисту, уполномоченному на заверение․ Если работодатель отказывается, работник вправе обратиться в Трудовую инспекцию․
Как правильно сделать копию трудовой книжки?
Процесс делится на два этапа: изготовление копии и заверение․
Изготовление копии
- Сделайте копию каждой страницы оригинала․ Лучше использовать фотокопировальный аппарат высокого разрешения․
- Проверьте, чтобы все страницы были чётко видны и без искажений․
- Соберите копии в том же порядке, в каком они находятся в оригинале․
Заверение копии
- Подготовьте оригинал трудовой книжки (если он ещё храниться у работодателя)․
- Проверьте, что каждая страница копии соответствует оригиналу․
- Составьте заявление о выдаче заверенной копии․ В заявлении укажите:
- ФИО сотрудника․
- Должность и подразделение․
- Цель использования копии․
- Дата выдачи․
- Подпишите заявление и приложите копию․
- Сотрудник, уполномоченный на заверение, ставит печать и подпись на каждой странице копии․
- Составьте акт о выдаче копии, в котором указывается дата, имя сотрудника, который выдаёт копию, и подпись получателя․
Правила и требования к заверению копии трудовой книжки
- Заверение должно производиться в присутствии сотрудника, который запрашивает копию․
- Каждая страница копии должна быть заверена отдельно․
- Печать должна быть официальной, а подпись – подписью уполномоченного лица․
- В копии не должно быть изменений, удалений или добавлений․
- Заверенная копия должна храниться в отделе кадров и быть доступной для проверки при необходимости․
Частые ошибки при заверении
- Неправильное расположение печати (на правой стороне вместо левой)․
- Отсутствие подписи уполномоченного лица․
- Неправильное указание даты в заявлении․
- Изготовление копии без проверки соответствия оригиналу․
- Заверение копии, когда трудовая книжка уже выдана на руки․
Новые требования к 2026 году
С 1 июля 2026 года в России вступили в силу новые требования к оформлению трудовых книжек и первичных документов․ Среди них:
- Надпись «Заверено печатью» должна быть размещена внизу каждой страницы․
- Печатная подпись должна быть в цвете, а не в черном штрихе․
- Копии, заверенные в 2026 году, должны содержать штамп «Гос․ печать» (если применимо)․
- В случае перехода на электронный трудовой договор (ЭТК) копию можно заверить только в том случае, если оригинал хранится у работодателя․
Примеры оформления
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки
Заявление
Я, ФИО сотрудника, прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для целей указать цель․
Подпись: ___________
Образец акта о выдаче копии
Акт о выдаче копии трудовой книжки
В дата в отделе кадров компании название компании выдана сотруднику ФИО сотрудника заверенная копия трудовой книжки․
Подпись сотрудника, выдающего копию: ___________
Подпись получателя: ___________
Что делать, если работодатель отказывается?
Если работодатель отказывается выдать копию, работник может:
- Обратиться в Трудовую инспекцию с заявлением о выдаче копии․
- Попросить копию у предыдущего работодателя, если он хранит оригинал․
- Если копия нужна для банка, можно использовать электронный сертификат о стаже, если он доступен․
Копию трудовой книжки можно заверить только тем, кто имеет право на хранение и выдачу оригинала․ Это обычно работодатель, отдел кадров или уполномоченный сотрудник․ Важно соблюдать все требования к оформлению, чтобы избежать ошибок и последующих проблем при проверке․ Если трудовая книжка уже выдана на руки, работодатель не может её заверить, если не хранит оригинал․ В таком случае работник сам должен запросить копию и получить её у уполномоченного лица․
Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро и без лишних хлопот получить заверенную копию трудовой книжки, которая будет признана официальным подтверждением вашего трудового стажа․