Дата подготовки материала: 17:15:48 ().

Содержание

1. Нормативная база
2. Требования к копии трудовой книжки
3. Пошаговая инструкция заверения
4. Особенности заверения в зависимости от цели использования
5. Образец заявления сотрудника
6. Образцы записей, печати и подписи
7. Частые ошибки и способы их избежать

Нормативная база

• Статья 62 Трудового кодекса РФ – право работника получить заверенную копию трудовой книжки бесплатно в течение трёх рабочих дней после подачи заявления.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Документооборот. Требования к оформлению копий и выписок из документов» (вступил в силу , Приказ Росстандарта № 435‑ст от ).
• Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровом документообороте, инструкция по работе с трудовыми книжками).

Требования к копии трудовой книжки

Для того чтобы копия имела юридическую силу, она должна соответствовать следующим условиям:

• Копируются только те листы, на которых есть записи (пустые страницы не копируются).
• Качество копии – чёткое, без размытий, пятен или дефектов, которые затрудняют чтение.
• Листы копии должны быть пронумерованы (например, 1/5, 2/5 …) и сшиты по левому краю ниткой или прошивкой.
• После сшивания края ниток заклеиваются полосой бумаги, на которой указывается дата сшивания и ставится печать организации (оттиск должен частично затрагивать запись и частично лист документа).
• На каждой странице копии ставится отметка о заверении (подпись ответственного лица, её расшифровка, должность и дата).
• Если копия предназначена для сторонней организации (банк, СФР, нотариус и т.п.), внизу копии под реквизитом «Подпись» указывается место хранения оригинала (например, «Оригинал трудовой книжки находится в ООО «Белла», дело 1‑31 за 2024 год»).
• Для внутреннего использования запись о месте хранения оригинала не обязательна.
• Все записи должны выполняться без исправлений; при обнаружении ошибки необходимо заново скопировать нужные страницы и завершить их правильно.

Пошаговая инструкция заверения копии трудовой книжки

1. Подготовка оригинала – убедиться, что трудовая книжка находится у работодателя (в сейфе, металлическом шкафу и т.п.).
2. Копирование – сделать ксерокопию или скан всех листов с записями. При сканировании использовать режим 300 dpi, чёрно‑белый.
3. Контроль качества – проверить, чтобы текст был читаем, без полос и затемнений.
4. Нумерация – пронумеровать страницы копии в порядке их следования в оригинале (например, «1/4», «2/4» …).
5. Сшивание – сложить листы стопкой, выровнять по левому краю, прошить ниткой (обычно 2‑3 стежка).
6. Закрепление ниток – заклеить края ниток полосой бумаги шириной ~1 см, на которой указать дату сшивания (например, «»).
7. Ставка печати – приложить печать организации так, чтобы она частично покрывала запись и часть листа (согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97‑2016).
8. Заверение подписью – внизу каждой страницы (или на последней странице, если копия одностраничная) написать:

   Верно
   Подпись: ______________________
   Расшифровка: Иванов Иван Иванович
   Должность: специалист отдела кадров

9. Указание места хранения оригинала (только для внешних целей) – внизу копии под реквизитом «Подпись» добавить строку:

   Оригинал трудовой книжки находится в ООО «Белла», дело 1‑31 за 2024 год.

10. Проверка готовности – убедиться, что на каждой странице есть подпись, расшифровка, должность, дата и печать (если требуется). При необходимости сделать копию ещё раз.

Особенности заверения в зависимости от цели использования

Для внутренних нужд компании

• Запись о месте хранения оригинала не требуется.
• Достаточно подписи, расшифровки, должности и даты.
• Печать может ставиться только на последней странице или на каждой – по внутреннему регламенту.

Для предоставления в банк, СФР, нотариус и другие сторонние организации

• Обязательно указать место хранения оригинала трудовой книжки.
• Некоторые банки требуют дополнительную фразу «работает по настоящее время» – её нужно внести в запись о заверении, если банк так просит.
• Печать должна частично затрагивать запись и часть листа (п. 5.26 ГОСТ).
• Листы должны быть прошиты и опломбированы (наклейка с датой сшивания + печать).

Заверение нотариусом (для безработных)

• Нотариус копирует нужные листы, ставит свою печать и подпись.
• На каждой странице нотариус делает запись: «Копия верна», подпись, ФИО, дата.
• Место хранения оригинала указывается как «у гражданина ФИО» (трудовая книжка находится у заявителя).

Образец заявления сотрудника о выдаче заверенной копии трудовой книжки

Заявление можно оформить в свободной форме, но рекомендуется включить следующие реквизиты:

Иванов Иван Иванович
Должность: инженер‑механик
Подразделение: отдел производства

Заявление

Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для предоставления в банк (указать цель).

Подпись: ______________________

После получения заявления кадровая служба обязана в течение трёх рабочих дней выдать готовую копию.

Образцы записей, печати и подписи

Образец заверения на каждой странице (внешнее использование)

Верно
Подпись: ______________________
Расшифровка: Петров Петр Петрович
Должность: ведущий специалист отдела кадров
Оригинал трудовой книжки находится в ООО «Белла», дело 1‑31 за 2024 год.

Образец заверения для внутреннего использования

Верно
Подпись: ______________________
Расшифровка: Сидорова Анна Сергеевна
Должность: кадровик

Как должна выглядеть печать

Оттиск печати расположен так, что примерно 50 % его площади покрывает текст заверения, а оставшиеся 50 % – чистый лист бумаги. Это соответствует требованиям п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и исключает ситуацию, когда печать «закрывает» важную информацию.

Частые ошибки и способы их избежать

• Печать перекрывает подпись или текст – проверяйте расположение оттиска перед окончательным заверением; используйте шаблон с размеченным полем для печати.
• Отсутствие нумерации или сшивания – если копия состоит из более чем одного листа, обязательно пронумеруйте и прошейте; иначе документ будет считаться неполным.
• Исправления вручную – любые исправления делают копию недействительной; при ошибке перепечатайте лист заново.
• Не указано место хранения оригинала (для внешних целей) – банк или СФР могут отказать в принятии документа; всегда добавляйте эту строку.
• Некачественная копия – размытый текст приводит к отказу; используйте настройки копира/сканера с высоким разрешением и проверяйте результат перед заверением.
• Пропуск даты заверения – дата обязательна; без неё копия не считается заверенной.

Правильное заверение трудовой книжки – это не просто формальность, а гарантия того, что документ будет принят банком, социальными фондами, нотариусом или любой другой организацией без задержек и дополнительных запросов. Соблюдение требований статьи 62 ТК РФ, ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и внутренних нормативов организации позволяет:

• Своевременно предоставить сотруднику заверенную копию (в течение трёх рабочих дней).
• Избежать отказа из‑за технических ошибок (неправильная печать, отсутствие нумерации, исправления).
• Сохранить доверие работников и партнёров к кадровой службе компании.

Следуя представленной пошаговой инструкции, используя образцы записей и печати, а также проверяя готовую копию перед выдачей, вы обеспечите полное соответствие документа всем предъявляемым требованиям.

Желаем успешной работы с трудовыми книжками и безошибочного оформления всех кадровых документов!