Заверение копии трудовой книжки — это важная процедура, требуемая при подаче документов для устройства на работу, оформления кредита, получения визы, участия в государственных программах и других официальных целях. Неправильно заверенная копия может быть отклонена организацией, что приведёт к задержкам и дополнительным хлопотам. В этой статье вы найдёте подробный образец заверения, правильную формулировку, необходимые реквизиты и важные нюансы, которые помогут избежать ошибок.
Зачем заверять копию трудовой книжки?
Оригинал трудовой книжки, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина. По закону его нельзя передавать третьим лицам без необходимости. Поэтому для подтверждения информации о месте работы, должности и стаже предоставляется заверенная копия. Только заверенная копия имеет юридическую силу и признаётся органами власти, банками, учебными заведениями и работодателями.
Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?
Заверить копию трудовой книжки может только уполномоченное лицо. К таким лицам относятся:
- Работодатель — через отдел кадров или руководителя организации (если кадровый отдел отсутствует);
- Нотариус — если копия заверяется вне места работы (например, при переезде, увольнении и т.д.);
- Организации, уполномоченные законом — например, МФЦ, паспортный стол (в отдельных регионах).
Важно! Заверять копию может только тот, кто имеет доступ к оригиналу и официально отвечает за ведение трудовых документов. Самостоятельное заверение копии без подписи и печати — недопустимо и не имеет юридической силы.
Пошаговая инструкция: как правильно заверить копию трудовой книжки
Шаг 1: Сделайте копию необходимых страниц
Скопируйте только те страницы, которые требуются для конкретной цели. Обычно это:
- ьный лист (с ФИО, датой рождения, номером и серией);
- Страницы с записями о приёме на работу;
- Страницы с записями об увольнении (если актуально);
- Страницы с записями о переводах и наградах (если требуются).
Не копируйте пустые страницы! Копия должна быть чёткой, без размытых текстов и повреждений.
Шаг 2: Соберите документы
При обращении к работодателю или нотариусу подготовьте:
- Оригинал трудовой книжки;
- Копии нужных страниц (лучше на одном листе А4, если их несколько);
- Паспорт заявителя;
- Письменное заявление (если требует организация).
Шаг 3: Заверение копии
На каждой странице копии (или на одном листе с несколькими страницами) должен быть проставлен следующий текст:
Образец заверения копии трудовой книжки
Копия верна.
Руководитель отдела кадров
_________________ /И.О. Фамилия/
(подпись)
«___» __________ 20__ г.
[Печать организации]
(штамп с наименованием организации, ИНН, ОГРН)
Важные требования к оформлению:
- Фраза «Копия верна», обязательна. Её можно напечатать или написать от руки разборчиво;
- Подпись должна быть человеческой — не печатной, не штампом;
- ФИО подписавшегося, полностью, с инициалами;
- Дата — полная (число, месяц, год);
- Печать — обязательна, если организация имеет печать. У ИП — печать не обязательна, но подпись, обязательно;
- Если копия состоит из нескольких листов — скрепляется ниткой и ставится надпись «Пронумеровано, прошито, скреплено печатью» с подписью и датой.
Шаг 4: Проверка заверения
Перед подачей документа убедитесь, что:
- Подпись и печать не перекрывают текст копии;
- Нет исправлений, зачёркиваний, помарок;
- Дата заверения не старше 30 дней (в некоторых организациях — 14 дней);
- На копии нет посторонних надписей, скретчей, пятен.
Что делать, если трудовая книжка у работодателя?
Если вы уволились, и трудовая книжка находится у бывшего работодателя, вы можете:
- Написать заявление на выдачу копии (по закону работодатель обязан выдать в течение 3 дней);
- Обратиться в архив (если организация ликвидирована);
- Заверить копию у нотариуса — он может заверить копию на основании оригинала, который вы предоставите;
Заверение у нотариуса: особенности
Если вы не можете обратиться к работодателю (например, организация закрыта), нотариус заверит копию на основании оригинала. Стоимость — от 300 до 1000 рублей в зависимости от региона. Нотариус сам оформит все реквизиты, включая:
- Формулировку «Копия верна»;
- Свою подпись и печать;
- Номер удостоверения и дату;
- Реквизиты нотариальной конторы.
Такая копия имеет полную юридическую силу и принимается везде.
Частые ошибки при заверении
- Отсутствие фразы «Копия верна» — документ отклоняется;
- Подпись без расшифровки — не принимается;
- Печать не соответствует названию организации — недействительна;
- Копия сделана на цветном принтере — лучше использовать чёрно-белый;
- Заверение копии самим сотрудником без полномочий, незаконно;
- Сканирование с телефона — не рекомендуется, возможна низкая чёткость.
Чтобы заверить копию трудовой книжки правильно, запомните три главных правила:
- Копия должна быть чёткой и полной, только нужные страницы;
- Обязательно «Копия верна» + подпись + печать + дата — без этого документ не имеет силы;
- Заверять может только уполномоченное лицо — работодатель или нотариус.
Соблюдая эти правила, вы избежите отказов, сэкономите время и нервы. Если сомневаетесь, лучше обратитесь к нотариусу: его заверение действует в любой точке России и за её пределами.
Совет: Всегда делайте две копии, одну для подачи, вторую — на случай потери или отказа. Лучше перестраховаться, чем тратить дни на повторные запросы.