В 2025 году many HR‑специалистов и руководителей всё ещё задаются вопросом, как правильно оформить копию трудовой книжки, чтобы она была заверена печатью и полностью соответствовала требованиям законодательства. Ниже — подробный разбор процедуры, правовых оснований и типовых образцов.

Правовая база

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 (далее — Правила), при увольнении работника все записи, внесённые в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, должны быть заверены:

• подписью работодателя (или уполномоченного лица);
• печатью организации;
• подписью самого работника.

Эти требования действуют и в 2025 году, несмотря на изменения в форме оформления.

Что считается «заверенной» записью?

Заверенной считается запись, на которой:

1. ставятся подпись и расшифровка подписи уполномоченного лица;
2. ставится печать организации;
3. указывается дата заверения;
4. оттиск печати частично перекрывает пломбу (если она есть).

Как правильно оформить копию трудовой книжки

Копию можно оформить в нескольких вариантах, однако главное — соблюдение последовательности действий.

Общий алгоритм

1. Подготовьте сшитую и пронумерованную копию (обычно из 2‑3 листов).
2. На последнем листе сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов».
3. Подпишите её расшифровкой подписи уполномоченного лица.
4. Поставьте печать организации так, чтобы её оттиск перекрывал часть пломбы (если пломба присутствует).
5. Укажите дату заверения.

Образец оформления

Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью 3 листов.
____________________
(подпись, расшифровка)
[ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ]

Какие печати допускаются?

Согласно разъяснениям Роструда (2023 год), в трудовую книжку можно ставить любую печать, содержащую:

• наименование организации;
• ИНН/КПП (при наличии);
• адрес юридического адреса.

Если печать не содержит полного названия, её использование считается недопустимым.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный оттиск — оттиск слишком слабый или размытый. Решение: использовать чистый штамп с свежим крашением.
• Отсутствие подписи — без подписи запись не считается заверенной. Решение: подпись должна быть расшифрована.
• Отсутствие даты, дата заверения обязательна. Решение: указывайте дату в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Пломба не перекрывается, оттиск должен частично покрывать пломбу. Решение: размещайте печать так, чтобы её край «заходил» на пломбу.

Часто задаваемые вопросы

Действительна ли трудовая книжка, если одна запись не заверена печатью?

В таком случае работнику рекомендуется обратиться к предыдущему работодателю и попросить добавить недостающую печать. Внутренние аудиторы также могут признать такой документ недействительным для официальных целей.

Можно ли заверять записи в книжке после увольнения?

Да, но только в случае, когда работник всё ещё числится в организации (например, на период отпуска). После окончательного увольнения любые изменения в книжке считаются недействительными.

Как оформить копию, если оригинал находится в другом отделе?

В копии указывается место хранения оригинала, номер и год дела. Также указывается, что копия сделана на основании оригинального документа.

Заверенная печатью трудовая книжка действительно работает по‑настоящему, если соблюдены все формальности: правильная нумерация, подпись, расшифровка, дата и корректный оттиск печати. Ошибки в оформлении могут привести к требованиям повторного заверения или к отказу в признании документа.

Для удобства работы с образцами рекомендуется использовать готовые шаблоны, которые регулярно обновляются в рамках издания «Кадровик‑практик» и в системе «КонсультантПлюс».

Автор: HR‑отдел, 2025 год