Дата публикации: .

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Иногда сотруднику требуется её копия (например, для подачи в банк, консульство, суд или при трудоустройстве). Чтобы такая копия имела юридическую силу, её необходимо правильно заверить. В статье рассмотрены порядок действий, требования законодательства и образцы оформления заверения как для бумажных, так и для электронных трудовых книжек.

Когда требуется заверенная копия трудовой книжки

• Предоставление в финансовые учреждения (банк, ипотека).
• Оформление визы или загранпаспорта.
• Судительные или судебные разбирательства.
• Переход на новую работу (при запросе нового работодателя).
• Получение социальных выплат, пособий, пенсии.

Общие требования к заверению копии

Согласно действующим нормативным актам (ГОСТ Р 7.0.97‑2016, внутренние приказы организации) заверение копии трудовой книжки должно содержать следующие реквизиты:

1. Надпись «Верно» или «Копия верна».
2. Дата заверения (день, месяц, год).
3. Наименование организации, где хранится подлинник трудовой книжки.
4. Должность, Ф.И.О. лица, заверяющего документ, и его подпись с расшифровкой.

Заверение может быть выполнено как на каждой странице копии, так и только на последнем листе (при условии, что копия прошита и надпись размещена ниже всех записей).

Пошаговая инструкция по заверению бумажной трудовой книжки

1. Получить заявление сотрудника. Заявление может быть оформлено в свободной форме или по утверждённому образцу организации. В нём указывается цель выдачи копии и предпочтительный формат (бумажный/электронный).
2. Составить служебную записку. Ответственный специалист (кадровик, секретарь, руководитель отдела кадров) готовит служебную записку, на основании которой получает доступ к подлиннику трудовой книжки;
3. Сделать копию. Копируют каждый лист трудовой книжки, включая ьный лист и все развороты, постранично. При копировании важно сохранить чёткость текста и печатей.
4. Прошить копию (при необходимости). Если копия состоит из нескольких листов, её прошивают ниткой или скрепкой, чтобы предотвратить подмену страниц.
5. Нанести заверяющую надпись. На последнем листе (или на каждой странице) пишут:

Верно
Наименование организации: ООО «Пример»
Дата заверения: 
Должность: ведущий специалист отдела кадров
Ф.И.О.: Иванова Анна Petrovna
Подпись: _____________

Примечание: вместо handwritten подписи можно использовать электронную подпись, если копия оформлена в электронном виде (см; раздел ниже).

Заверение электронной трудовой книжки

С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в ПФР. Выдача заверенной копии ЭТК осуществляется следующим образом:

1. Сотрудник подаёт заявление в кадровый отдел (или напрямую в ПФР через личный кабинет на госуслугах).
2. Кадровик формирует выписку из ЭТК в виде PDF‑файла и заверяет её электронной подписью уполномоченного лица организации.
3. При необходимости выписка распечатывается на бумажном носителе и заверяется согласно правилам для бумажных копий (надпись «Верно», дата, реквизиты организации и т.д.).
4. Выдача заверенной копии сотруднику производится под расписку.

Важно: электронная подпись должна соответствовать требованиям Федерального закона № 63‑ФЗ «Об электронной подписи».

Образец заверенной копии трудовой книжки (бумажный вариант)

Ниже представлен типовой шаблон, который можно разместить внизу последней страницы копии:

Верно

ООО «СтройГрад»
Дата заверения: 
Должность: начальник отдела кадров
Ф.И.О.: Смирнов Дмитрий Иванович
Подпись: _____________

Частые ошибки при заверении и как их избежать

• Отсутствие даты заверения. Без даты копия не считается действительной.
• Неуказание должности и Ф.И.О. Это приводит к невозможности идентифицировать ответственное лицо.
• Заверение только на первой странице. Если копия многостраничная, необходимо либо заверить каждый лист, либо прошить копию и поставить отметку на последнем листе.
• Использование неразборчивой подписи. Подпись должна быть чёткой, а расшифровка – полной (фамилия, имя, отчество).
• Несоответствие формата заявления. Заявление должно содержать цель выдачи копии и желаемый формат (бумажный/электронный).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить копию трудовой книжки без заявления сотрудника?

Нет. Заявление является основанием для выдачи копии и защищает организацию от неправомерного распространения персональных данных.

Сколько времени занимает оформление заверенной копии?

В среднем от 1 до 3 рабочих дней, в зависимости от загрузки кадрового отдела и необходимости прошивки копии.

Нужно ли ставить печать организации при заверении?

Печать не является обязательным требованием, но её наличие повышает доверие к документу. Если в организации принято использовать печать, её ставят рядом с подписью.

Можно ли заверять копию трудовой книжки электронной подписью?

Да, если копия выдаётся в электронном виде (PDF) и подписана квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица. При распечатке такой копии необходимо дополнительно поставить ручную заверяющую надпись.

Заверение трудовой книжки – процедура, требующая внимательности и знания нормативных требований. Следуя представленной пошаговой инструкции, используя правильный образец надписи и избегая типичных ошибок, вы сможете оформить legally значимую копию трудовой книжки как для внутреннего, так и для внешнего использования. Помните, что основная цель заверения – подтвердить подлинность документа и защитить права как сотрудника, так и работодателя.