Копия трудовой книжки часто требуется при оформлении новых мест работы, получении государственных льгот, оформлении банковских кредитов и в ряде иных ситуаций. Чтобы копия имела юридическую силу, её необходимо заверить в соответствии с действующим законодательством.

Что такое заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия – это точная копия оригинала трудовой книжки, на которой указано, что документ соответствует оригиналу и находится в определённом месте. На копии делается отметка о её подлинности, в которой указываются:

• слово «Верно»;
• должность лица, заверяющего копию;
• его подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• дата заверения;
• при необходимости – указание места хранения оригинала.

Когда нужна заверенная копия трудовой книжки?

Копию трудовой книжки могут запросить:

1. новый работодатель (для проверки стажа);
2. пенсионный фонд (для расчёта пенсии);
3. банки и микрофинансовые организации (при выдаче кредитов);
4. госорганы при оформлении социальных выплат;
5. учреждения, выдающие лицензии и сертификаты.

Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?

Существует два основных пути заверения:

• Работодатель – если копию делает текущий (или бывший) работодатель, он может заверить её в пределах своей компетенции.
• Нотариус – если копию делает лицо, не имеющее отношения к работодателю (например, соискатель без текущего места работы), заверение производится у нотариуса.

Порядок заверения копии трудовой книжки (шаг за шагом)

1. Подготовка копий.
   • Снимите копию всех страниц, включая оборотные листы.
   • Убедитесь, что копия полностью соответствует оригиналу (все подписи, печати, штампы).
2. Обращение к заверяющему лицу.
   • Если вы просите работодателя – подайте письменное заявление (пример: «Прошу заверить копию моей трудовой книжки»).
   • Если к нотариусу – подготовьте оригинал и копию, а также удостоверяющий документ (паспорт).
3. Проверка оригинала.
   • Работодатель (или нотариус) сравнивает оригинал и копию, убеждаясь в их идентичности.
4. Нанесение отметки о заверении.
   • На последней странице копии (или на каждой странице, если так требует организация) ставится отметка:

Образец надписи (работодатель)

Верно
Должность: Главный бухгалтер
Подпись: ______________________
(И. И. Иванов)

Образец надписи (нотариус)

Верно
Нотариус: Старший нотариус
Подпись: ______________________
(А. П. Петров)
Место хранения оригинала: ООО «Перспектива», дело 29 за 2024 год

5. Подтверждение количества листов.
   На копии указывается: «Всего прошито, пронумеровано и заверено __ листов».
6. Получение заверенной копии.
   После подписи и даты вы получаете готовый документ, который можно использовать в официальных целях.

Особенности заверения у работодателя

Согласно КонсультантПлюс, отметка о заверении может быть проставлена:

• на каждой странице копии (это часто делается в государственных учреждениях);
• или только на последней странице после последней записи («Работает по настоящее время»).

Важно, чтобы в надписи присутствовало слово «Верно» и указание должности лица, которое заверяет документ.

Заверение у нотариуса

Если копию трудовой книжки заверяет нотариус, требуется:

• предъявить оригинал и копию;
• предоставить документ, удостоверяющий личность (паспорт);
• оплатить нотариальный гонорар (обычно от 300 до 800 рублей, в зависимости от региона).

Нотариус вносит в копию надпись «Верно», ставит свою подпись, печать и дату.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и её копия

С 2022 года в России действует электронная трудовая книжка, доступная через портал Госуслуги. При необходимости предоставить «копию» ЭТК:

1. Войдите в личный кабинет на Госуслуги;
2. Выберите раздел «Трудовая книжка» и скачайте выписку в формате PDF;
3. Для придания документу юридической силы скачанный файл можно заверить у нотариуса (нотиарий ставит печать и подпись на распечатанном документе) либо получить электронную подпись (ЭЦП) через сервисы ФНС.

Электронная копия, подписанная ЭЦП, имеет полную юридическую силу и не требует отдельного бумажного заверения.

Частые ошибки при заверении копии трудовой книжки

• Отсутствие слова «Верно» – без этой надписи копия считается непроверенной.
• Неполный набор страниц – пропуск оборотных листов делает копию недействительной.
• Неправильная дата – дата должна соответствовать дню фактического заверения.
• Отсутствие расшифровки подписи – инициалы и фамилия обязательны.
• Отсутствие указания места хранения оригинала (особенно при заверении у нотариуса).

Заверенная копия трудовой книжки – важный документ, который подтверждает ваш трудовой стаж и может потребоваться в самых разных ситуациях. Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо строго соблюдать порядок заверения, правильно оформить надпись и убедиться, что копия полностью соответствует оригиналу.

Помните: слово «Верно», должность заверяющего, подпись, расшифровка подписи и дата – обязательные элементы любой заверенной копии. При отсутствии возможности заверить копию у работодателя обращайтесь к нотариусу или используйте электронную подпись для ЭТК.

Дата публикации: