Важное предупреждение: Данная статья основана на общих правилах оформления документов и информации, актуальной для 2024-2026 годов. Однако законодательство Республики Беларусь (РБ) в части ведения трудовых книжек может иметь свои особенности. Перед применением образцов обязательно уточните актуальные требования в местных нормативных актах (Трудовой кодекс РБ, постановления Минтруда РБ) или проконсультируйтесь с юристом.

Что такое заверенная копия трудовой книжки и зачем она нужна?

Заверенная копия трудовой книжки — это точная копия документа, содержащего все записи о работе сотрудника, которая подтверждена подписью уполномоченного лица и печатью организации-работодателя. Она имеет одинаковую с подлинником юридическую силу в большинстве случаев (например, при оформлении пенсии, получении кредита, поступлении в учебное заведение).

По общему правилу (и в РФ, и в РБ) работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать ему заверенную копию трудовой книжки безвозмездно.

Правовая основа (общая)

Требования к заверению копий документов, включая трудовые книжки, обычно регламентируются:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 62), как основным ориентиром.
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (в части заверения).
• Внутренними правилами и инструкциями организации.

Для РБ необходимо искать аналогичные нормы в Трудовом кодексе Республики Беларусь и соответствующих постановлениях.

Пошаговая инструкция по заверению копии

Шаг 1: Подготовка копии

• Сделайте точные, четкие, читаемые копии всех страниц трудовой книжки (разворотов).
• Копируйте на бумаге стандартного формата (обычно А4).
• Если страниц много, можно склеить их в аккуратную тетрадь или прошить. Прошивка не является обязательной, но желательна для больших объемов.

Шаг 2: Оформление отметки о заверении

Отметка ставится на последнем листе прошитой копии или на каждом листе (если копия не прошита). Надпись должна содержать:

1. Слово «Верно» или «Копия верна».
2. Должность лица, заверившего копию (обычно это руководитель отдела кадров, начальник отдела или уполномоченное лицо).
3. Личную подпись этого лица.
4. Расшифровку подписи (Фамилия И.О.).
5. Дату заверения (число, месяц, год).
6. Печать организации (обычно круглая с наименованием организации и регистрационным номером). Печать должна частично перекрывать подпись.

Шаг 3: Дополнительная надпись (рекомендуется)

Часто добавляют строку: «Подлинник трудовой книжки находится в [Название организации, структурное подразделение] в деле № [номер] за [год]».

 _________________________ _________________________
 (должность) (подпись)
 _________________________
 (Фамилия И.О.)
 «___» _______________ 20__ г.
 М.П. (печать организации)
 

 Верно
 Начальник отдела кадров _______________________
 (подпись)
 Иванова А.П.
 «15» ноября 2024 г.
 Подлинник трудовой книжки хранится в ООО "Пример" в деле №45 за 2024 г.
 М.П.
 

Особые случаи

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если сотрудник выбрал ЭТК, то бумажный подлинник не ведется. По запросу работодатель обязан выдать:

• Справку по форме СТД-Р (для РФ) или аналогичный документ, предусмотренный в РБ. Эта справка является заверенным документом, подтверждающим сведения об трудовой деятельности.
• Или распечатанные сведения из ЭТК, которые заверяются по общим правилам.

В Республике Беларусь уточняйте, какая форма документа выдается вместо копии бумажной трудовой книжки при электронном ведении.

Копия для банка/судебных органов

Некоторые учреждения (особенно банки) могут требовать нотариального заверения. Уточняйте это заранее. Обычной заверенной копии (по образцу выше) может быть недостаточно.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Для получения копии необходимо написать письменное заявление. Вот универсальный образец:

 Директору ООО "Пример"
 от сотрудника [Ваша должность]
 [Ваше ФИО полностью]
 [Ваш адрес, телефон]

 ЗАЯВЛЕНИЕ

 Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки (серия ___ № ______) для предъявления в [укажите цель: банк, пенсионный фонд, вуз и т.д.].

 Подпись: ___________________ / [Фамилия И.О.] /
 

Частые ошибки при заверении

• Отсутствие печати или печать без перекрытия подписи.
• Неполная надпись (нет даты, должности, расшифровки подписи).
• Нечитаемые копии (плохое качество сканирования/копирования).
• Заверение только на первом листе (если копия не прошита, лучше заверять каждый лист или прошить и заверять последний).
• Использование штампов с проставленной датой «на все времена». Дата должна быть конкретной.

Срок действия заверенной копии

Законодательство не устанавливает строгого срока действия заверенной копии трудовой книжки. Однако многие организации (особенно банки, визовые центры) могут требовать, чтобы копия была сделана не ранее 3-6 месяцев до момента подачи. Лучше уточнять это в принимающей организации.

Что делать, если трудовую книжку утеряли?

Если подлинник утерян, его сначала необходимо восстановить через органы труда (в РБ, через местные исполнительные комитеты или Минтруд); После восстановления выдается новый подлинник, а с него уже можно делать заверенные копии. Просто скопировать старые записи из памяти или других документов недостаточно.

Правильное заверение копии трудовой книжки — это несложная, но ответственная процедура. Ключевые моменты: четкая копия, полная надпись «Верно» с должностью, подписью, расшифровкой, датой и печатью, перекрывающей подпись.

Настоятельно рекомендуется для Республики Беларусь:

1. Найти и изучить актуальный Трудовой кодекс Республики Беларусь и инструкции по его применению.
2. Уточнить в отделе кадров своей организации или в местном управлении Минтруда РБ, есть ли у них утвержденные внутренние образцы заверения.
3. При сомнениях, обратиться за консультацией к юристу, специализирующемуся на трудовом праве РБ.

Соблюдение этих правил избавит вас от проблем при предъявлении документа в любые инстанции.