В 2025‑2026 годах процедура заверения копий и оригиналов трудовой книжки остаётся важным этапом оформления трудовых отношений. Правильное использование печатью (штампа) гарантирует подлинность документа и упрощает его последующее использование в банках, вездеходах и других организациях.
Что такое «заверить печатью» и зачем это нужно?
Заверить печатью – значит проставить штамп организации (или ИП) на копии документа, а также указать:
- ФИО и должность ответственного лица;
- Дата заверения;
- Личную подпись (расшифровку подписи);
- Отметку о том, что копия «Верна» или «Копия верна».
Эти сведения делают документ юридически значимым и позволяют использовать его в официальных целях.
Где обычно ставится печать?
Печать размещается в следующих местах:
- На титульном листе (нижняя графа) – подпись и печать ответственного кадровика;
- На каждой странице копии, где производится запись или подтверждение данных;
- На отдельном листе‑приложении, если копия оформлена в виде отдельного документа.
Когда печать может отсутствовать?
Согласно практике, ИП‑работодатель вправе работать без печати и не ставить её на документы. Однако в большинстве компаний наличие фирменного штампа обязательно.
Пошаговая инструкция: как правильно заверить копию трудовой книжки
Подготовка документа
Убедитесь, что у вас есть оригинал трудовой книжки. Без него копию заверить нельзя.
- Сделайте копию (обычно на копировальном аппарате или в электронном виде).
- Проверьте, что на копии нет ошибок, вычёркиваний и «пробелов». При необходимости исправьте их согласно правилам исправления ошибок.
Заполнение полей ответственного лица
На титульном листе и/или на каждой странице копии необходимо указать:
- Должность лица, который заверяет документ (например, «Кадровик», «Руководитель отдела кадров»);
- ФИО и подпись ответственного лица;
- Дата заверения (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
- Отметку «Верно» или «Копия верна»;
- Печать организации (или ИП).
Установление порядка ставимости печати
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, печать ставится в следующих случаях:
- При оформлении дубликата или новой трудовой книжки;
- При заверении копий, которые будут переданы в банк, в паспортно‑визовый центр и т.п.;
- При передаче документа в сторонние организации (например, в соц. фонд, страховую компанию).
Пример оформления
Трудовая книжка. Копия № 1 Заверено: Кадровик: Иванов И.И. Должность: Кадровик отдела кадров Подпись: ______________________ Верно [ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ]
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи – без подписи документ не считается заверенным.
- Неправильный порядок оттиска – оттиск должен «заходить» на пломбу, иначе его считают недействительным.
- Неуказание даты – дата заверения обязательна.
- Использование старой формы штампа – в 2025‑2026 годах рекомендуется использовать актуальный фирменный штамп, соответствующий требованиям ГОСТ.
Для исправления ошибок следует руководствоваться пунктом 30 Постановления Правительства РФ от № 225 и пунктом 1.2 Постановления Минтруда от № 69.
Электронные трудовые книжки: особенности заверения
С 2024 года в РФ активно внедряется Электронная трудовая книжка (ЭТК). Заверять её печатью можно только в следующих случаях:
- При выдаче печати организации в электронном виде (например, в PDF‑файле с отметкой «Печать организации»);
- При передаче ЭТК в банк или другую организацию, требующую оригинальный документ.
Важно помнить, что исправления в ЭТК не требуют повторного «верification» подписью и печатью – достаточно внести корректировку в электронный документ.
Как оформить копию для банка или паспортно‑визового центра
Для финансовых и визовых органов часто требуется специально оформленная копия:
- Копию заверяют печатью организации и подписью ответственного лица.
- Внизу листа указывают «Копия верна» и дату.
- Если копия будет использоваться за границей, иногда требуется апостиль или легализация.
Пример оформления для банка:
Копия № 2 Заверено: Кадровик: Петрова А.В. Должность: Руководитель отдела кадров Подпись: ______________________ Верно [ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ]
Краткое резюме
Заверение копии трудовой книжки печатью – это простая, но важная процедура, требующая соблюдения ряда формальностей:
- Наличие оригинала документа;
- Полное заполнение полей ответственного лица;
- Указание даты и отметки «Верно» или «Копия верна»;
- Стикер (штамп) организации, который «заходит» на пломбу;
- Соблюдение требований законодательства (Постановления Правительства, Минтруда).
Следуя этим рекомендациям, вы сможете без проблем использовать копию трудовой книжки в банках, при оформлении виз и в других официальных случаях.
Автор статьи: HR‑консультант, 2025 год.