Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Для её использования в официальных целях (подача в ПФР‚ банк‚ суд‚ трудоустройство) часто требуется заверенная копия․ Ниже представлена подробная инструкция по оформлению и заверению всех листов трудовой книжки в соответствии с ТК РФ и ГОСТ Р 7․0․97‑2016․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 65‚ 66) – право работника на получение копии трудовой книжки․
• ГОСТ Р 7․0․97‑2016 «Документооборот․ Требования к оформлению и заверению копий документов»․
• Приказ Минтруда России № 123н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»․

Согласно этим нормам‚ заверенная копия должна содержать:

1. Полный текст каждой заполненной страницы трудовой книжки․
2. Отметку о заверении (подпись уполномоченного лица‚ печать организации‚ дата заверения)․
3. Указание‚ что копия верна подлиннику․

Подготовка к заверению

Сбор исходных данных

Перед тем как приступить к копированию‚ убедитесь‚ что:

• Все записи в трудовой книжке актуальны и не содержат исправлений‚ противоречащих законодательству․
• Отсутствуют незаполненные строки‚ которые могут быть истолкованы как пробелы в стаже․

Изготовление копий

Сделайте качественные копии каждой заполненной страницы:

• Используйте сканер с разрешением не менее 300 dpi или копировальный аппарат в режиме «черно‑белый» с высокой контрастностью․
• Сохраните копии в формате PDF или распечатайте на плотной бумаге (плотность ≥ 80 г/м²)․
• Проверьте‚ чтобы на копии были видны все печати‚ подписи и номера страниц оригинала․

Оформление сопроводительного письма (заявления)

Работник подаёт письменное заявление работодателю․ Образец заявления:

[ФИО работника]
[Должность‚ подразделение]
[Дата]

Заявление
о выдаче заверенной копии трудовой книжки

Прошу выдать мне заверенную копию всех страниц моей трудовой книжки
(серия № __________‚ номер __________) для подачи в [указать цель:
например‚ ПФР‚ банк‚ суд]․

Подпись _______________ /[ФИО]/

В заявлении не обязательно указывать цель получения копии‚ но это может ускорить обработку․

Процедура заверения копии трудовой книжки

Вариант 1: Постраничное заверение

Каждый лист копии заверяется отдельно․ Подходит‚ если требуется предъявлять копию по отдельным страницам (например‚ только стаж за определённый период)․

1. На каждой копии страницы в правом нижнем углу разместите блок заверения:

М․П․
_________________________
(подпись уполномоченного лица)
_________________________
(ФИО‚ должность)
«___» __________ 20__ г․

Где:

• М․П․ – место для печати организации (круглой или треугольной)․
• Подпись ставит уполномоченное лицо (кадровик‚ руководитель отдела кадров‚ директор)․
• Под подписью указываются ФИО‚ должность и дата заверения․

Вариант 2: Комплексное заверение всех листов вместе

Если копия представляется как единый документ (например‚ в виде брошюры или скреплённого пакета)‚ достаточно одной заверенной листа‑титула․

1. Сложите все копии страниц в правильном порядке (согласно нумерации оригинала)․
2. Скрепите их скрепкой‚ степлером или поместите в папку с файлами․
3. На первом листе (титуле) разместите блок заверения:

М․П․
_________________________
(подпись уполномоченного лица)
_________________________(ФИО‚ должность)
«___» __________ 20__ г․

Внизу блока заверения добавьте фразу:

«Настоящим подтверждаю‚ что данная копия является полной и точной reproduкцией всех заполненных страниц трудовой книжки № __________‚ выданной работнику _______________________»․

Печать и подпись

Печать организации должна быть чёткой‚ без размытий․ Если у организации нет печати‚ допустимо заверение подписью уполномоченного лица с указанием её должности и расшифровки․

Образец заверенной копии трудовой книжки (страница)

 Принят на работу в ООО «Ромашка» 
 на должность менеджера по продажам․
 Трудовой договор № 45 от ․
 

Примечание: в реальном документе вместо предварительного текста подставляютсяные записи из трудовой книжки․

Что проверять перед подачей заверенной копии

• Все страницы‚ содержащие записи‚ присутствуют в копии․
• Заверение выполнено согласно одному из двух вариантов (постранично или комплексно)․
• На каждой странице видна печать и подпись (или на титульном листе – при комплексном заверении)․
• Отсутствуют помарки‚ исправления или незаполненные поля‚ которые могут вызвать сомнения в подлинности․
• Дата заверения не превышает текущую дату более чем на 6 месяцев (рекомендация многих госорганов)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить копию трудовой книжки у нотариуса?

Да‚ нотариальное заверение также имеет юридическую силу․ Однако для большинства государственных органов достаточно заверения работодателем․

Нужно ли переводить копию на иностранный язык?

Если копия подаётся в зарубежное учреждение (например‚ визовый отдел)‚ потребуется нотариально заверенный перевод․

Что делать‚ если работодатель отказывает в выдаче заверенной копии?

Работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием обеспечить право на получение копии (ст․ 62 ТК РФ)․

Заверение трудовой книжки – процедура‚ требующая внимательности и соблюдения формальных требований․ Следуя представленной инструкции‚ вы получите полностью соответствующую законодательству заверенную копию всех листов трудовой книжки‚ которая будет принята в любых государственных и коммерческих организациях․

Удачного оформления!