В 2026 году копия трудовой книжки остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж сотрудника. При необходимости предоставить копию работодателю, отделу кадров или внешним организациям, важно, чтобы она была заверена надлежащим образом. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно заверить каждый лист копии трудовой книжки, соблюдая требования законодательства и ГОСТ.

Что такое заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия – это точная копия оригинала, в которой каждый лист подтверждён подписью уполномоченного лица и печатью работодателя. Такая копия признаётся действительным документом в любых официальных и юридических отношениях.

Кому нужна заверенная копия?

• Внутренние отделы компании (HR, бухгалтерия, юридический отдел).
• Внешние организации: банки, страховые компании, госструктуры.
• При оформлении трудового договора с новым сотрудником.
• При проверке стажа сотрудника в рамках госзакупок.

Правовые основы

Заверение копии трудовой книжки регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 62 ТК).
• Постановлением Правительства РФ № 1460 «Об утверждении правил оформления и заверения копий трудовых книжек».
• ГОСТ 12.1.003‑2015 «Копии документов».
• Постановлением Минтруда РФ «Об утверждении образцов и форм заверения копий трудовых книжек».

Согласно статье 62 ТК, копия трудовой книжки должна быть заверена уполномоченным сотрудником работодателя, подписью которого расшифровывается, и печатью организации.

Подготовка к заверению

Сбор оригинала

Перед копированием убедитесь, что у вас есть доступ к полной трудовой книжке сотрудника. Важно, чтобы в оригинале были все заполненные страницы, включая титульный лист и оборотные страницы.

Копирование страниц

1. Отсканируйте или распечатайте каждый лист, начиная с титульного и заканчивая последним заполненным.
2. Если копия делается в электронном виде, сохраните файл в формате PDF/PNG с высоким разрешением.
3. Если копия делается на бумаге, распечатайте все страницы в порядке их следования.

Нумерация и маркировка

Если копия состоит из нескольких листов, необходимо:

• Номеровть каждый лист (№ 1, № 2, …).
• На каждом листе разместить надпись «Верно / Копия верна» в правом нижнем углу.
• При необходимости, сшить листы в один блок.

Заверение копии

Кто может заверять?

Заверять копию трудовой книжки может:

• Сотрудник отдела кадров, имеющий должность руководителя или ответственного за кадровые вопросы.
• Юридический представитель работодателя.
• Сотрудник, уполномоченный на подпись и печать в соответствии с внутренними регламентами.

Шаги заверения

1. Подпись уполномоченного лица: На каждом листе копии (или на обложке, если копия сшита) ставится подпись сотрудника, расшифровываемая внизу. Пример:
   «Иванов И.И. – руководитель отдела кадров».
2. Печать работодателя: На каждом листе ставится печать организации. Если копия сшита, печать ставится на обложке.
3. Заверительная надпись: Внизу каждой страницы пишется:
   «Заверено: копия верна».
4. Дата и место заверения: Указывается дата и место (город) заверения.
5. Проверка последовательности: Убедитесь, что все страницы находятся в правильном порядке, без пропусков.

Особенности для электронных копий

• В электронном файле (PDF) добавьте цифровую подпись уполномоченного лица.
• Вставьте логотип и печать работодателя в формате PNG.
• Укажите в заголовке документа: «Заверенная копия трудовой книжки» и добавьте дату, место и имя уполномоченного.

Частые ошибки при заверении

• Не заверять последнюю страницу, где находятся последние записи.
• Забыть поставить надпись «Верно / Копия верна».
• Складывать листы в неправильном порядке.
• Использовать неподходящую печать (например, печать другого подразделения).
• Не расшифровывать подпись уполномоченного лица.

Пример образца заверенной копии

Ниже приведён шаблон, который можно использовать в качестве основы:

Заверенная копия трудовой книжки

Титульный лист
 Подпись: _______________________
 Печать: _______________________
 Заверено: копия верна
 Место: __________

Лист 1
 Подпись: _______________________
 Печать: _______________________
 Заверено: копия верна
 Место: __________

...

N. Последний лист
 Подпись: _______________________
 Печать: _______________________
 Заверено: копия верна
 Место: __________

Как хранить заверенную копию?

• В бумажном виде – в защищённом архиве кадрового отдела.
• В электронном виде – в системе электронного документооборота (ЭДО) с резервным копированием.
• При передаче копии другому отделу – оформить служебную записку, подтверждающую передачу.

Заверение копии трудовой книжки – это не просто формальность. Это гарантия того, что информация о трудовом стаже сотрудника будет признана действительной в любых официальных и юридических делах. Следуя описанным шагам, вы избежите ошибок, которые могут привести к недействительности документа. Помните: каждый лист, от титульного до последнего, должен быть скопирован, пронумерован, подписан, помечен печатью и заверен надписью «Верно / Копия верна».

Соблюдение всех требований законодательства и ГОСТа обеспечит надёжность и юридическую силу вашей копии трудовой книжки.