При оформлении различных документов (для банка, визового центра, учебного заведения) часто требуется предоставить заверенную копию трудовой книжки. Особое внимание при этом требует правильное оформление последней страницы, если сотрудник продолжает работать в организации. Надпись «Работает по настоящее время» — это не просто формальность, а обязательный элемент, подтверждающий актуальность информации о трудовой деятельности.

Почему это так важно?

Запись «Работает по настоящее время» выполняет две ключевые функции:

• Юридическая точность: Она указывает, что информация в копии не является устаревшей на момент её заверения. Без этой фразы копия может быть признана неполной или недостоверной.
• Защита от подделки: Наличие стандартизированной записи, выполненной от руки уполномоченным лицом, усложняет фальсификацию документа.

Юридические основания

Требование к оформлению копий документов, включая трудовую книжку, регулируется:

1. Статьёй 62 Трудового кодекса РФ: Работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему копии документов, связанных с работой, в т.ч. заверенные копии трудовой книжки.
2. Приказом Минтруда России от № 86 (с изм.): Устанавливает правила ведения трудовых книжек. Хотя напрямую о копиях он не говорит, принцип достоверности информации распространяется и на них.
3. ГОСТ Р 7.0;97-2016: Устанавливает общие требования к оформлению копий документов, включая необходимость заверения.

Пошаговая инструкция по заверению копии

Шаг 1: Подготовка копии

Сделайте точную, читаемую копию всех заполненных страниц трудовой книжки. Копия должна быть полной — со всеми записями, в т.ч. о приеме на работу, увольнении, поощрениях и взысканиях.

Шаг 2: Оформление последней страницы

Это самый важный этап. На последней заполненной странице копии (или на отдельном листе, если последняя страница копии полностью заполнена) необходимо выполнить следующую запись:

Работает по настоящее время

Должность: _________________

ФИО уполномоченного лица: _________________

Подпись: _________________

Примечание: В графе «Должность» указывается должность сотрудника, который продолжает работать. Например: «Инженер», «Менеджер по продажам».

Шаг 3: Указание места хранения оригинала

На той же странице или на отдельном листе (чаще всего внизу) обязательно укажите:

Место хранения подлинника: Трудовая книжка № ______ хранится у работодателя (название организации).

Шаг 4: Заверение всех листов

Каждый лист копии (включая страницу с записью «Работает по настоящее время») должен быть заверен:

• Подписью уполномоченного лица (обычно это начальник отдела кадров или его заместитель, руководитель организации).
• Расшифровкой подписи (ФИО).
• Датой заверения (дата, когда была сделана копия).
• Оттиском печати организации (обычно круглой с наименованием организации и ИНН/ОГРН).

Важно: Подпись и печать ставятся на каждом листе копии, а не только на последнем.

Шаг 5: Скрепление документа

Все листы копии скрепляются между собой. Чаще всего это делается с помощью:

• Скрепления (скобы).
• Проклейки (для более официальных вариантов).
• Прошивки с нанесением подписи и печати на нити (редко, но иногда требуется).

На первом листе (ьном) может быть сделана надпись: «Копия верна», но это не является обязательным требованием, если есть все остальные элементы.

Образец (шаблон) заверенной копии

Представленный ниже шаблон демонстрирует правильное оформление последней страницы копии.

Типичные ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие записи «Работает по настоящее время». Это самая частая и грубая ошибка, ведущая к возврату документа.
• Неправильное расположение записи. Запись делается после последней имеющейся записи на последнем листе копии, а не на отдельном чистом листе в конце (если только последняя страница не полностью заполнена).
• Недостаточное количество подписей и печатей. Подпись и печать должны быть на каждом листе копии.
• Исправления и помарки. Копия должна быть чистой, без исправлений, зачёркиваний и подчисток. Все записи, включая «Работает по настоящее время», делаются от руки чётко и разборчиво.
• Указание неверных данных. Должность в записи «Работает по настоящее время» должна соответствовать последней записи в трудовой книжке.
• Заверение копии не тем лицом. Заверяет копию уполномоченное лицо (начальник ОК, руководитель), а не просто любой сотрудник.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли написать «Работает в настоящее время» или «Продолжает работать»?

Ответ: Нет. Традиционно и по сложившейся практике используется исключительно формулировка «Работает по настоящее время». Другие варианты могут быть не приняты принимающей стороной (банком, визовым центром).

Вопрос: А если я уже уволился, но копия нужна для подтверждения прошлого места работы?

Ответ: Если на момент изготовления копии вы уже не работаете в организации, то запись «Работает по настоящее время» не ставится. Вместо этого на последней странице копии делается отметка о том, что копия сделана с подлинника, хранящегося у работодателя, и ставится дата заверения. Последней записью в копии будет ваша запись об увольнении.

Вопрос: Кто именно должен ставить подпись и печать?

Ответ: Заверяет копию руководитель организации или уполномоченное им лицо (чаще всего начальник отдела кадров). Подпись должна быть разборчивой, а печать — действующей (с актуальным наименованием и реквизитами).

Вопрос: Нужно ли заверять копию, если она нужна только для справки?

Ответ: Если организация запросила у вас копию для внутреннего пользования (например, для приема на другую работу), часто достаточно простой копии без заверения. Но если документ предъявляется третьей стороне (госорган, банк, нотариус), почти всегда требуется заверенная копия. Уточняйте требования у получателя документа.

Правильное оформление заверенной копии трудовой книжки с обязательной записью «Работает по настоящее время» — это гарантия того, что ваш документ будет принят без замечаний. Следуя простым правилам: точная копия, запись на последней странице, подпись и печать на каждом листе, — вы избежите лишних хлопот и ускорите получение нужных вам услуг.

Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется уточнять требования в организации, куда представляется документ, или консультироваться с юристом.