Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и сведения о местах работы сотрудника. При необходимости предоставить копию (например, при трудоустройстве, получении кредита, оформлении пенсии) копию трудовой книжки обязано заверять полномоченное лицо; В 2026 году действуют чёткие правила, согласно которым заверение ставится на каждой заполненной странице. В статье подробно рассмотрим, какие документы нужны, кто имеет право заверять, какие отметки ставятся и как избежать типичных ошибок.

Содержание

1. Правовая основа и нормативные документы
2. Кто может заверять копию трудовой книжки
3. Необходимые материалы и оборудование
4. Пошаговый порядок заверения
5. Образец заверения (2026 год)
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая основа и нормативные документы

Заверение копий трудовой книжки регулируется следующими актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 70‑71) – обязанность работодателя предоставить копию по требованию работника.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документы. Копии. Требования к оформлению» – определяет порядок проставления отметки «Верно» (или «Копия верна»).
• Приказ Минтруда России от  № 123н – уточняет форму заверения в электронных и бумажных трудовых книжках.

Согласно этим документам отметка о заверении ставится на каждой странице копии, где есть запись о трудовой деятельности.

Кто может заверять копию трудовой книжки

Заверять копию вправе:

• Работодатель (руководитель организации) – подпись и печать организации.
• Уполномоченный сотрудник отдела кадров (при наличии доверенности).
• Нотариус – в случае, если копия требуется для органов, требующих нотариального заверения.

Если заверение производится внутри организации, обычно используется подпись руководителя и печать предприятия. При нотариальном заверении ставится нотариальная печать и подпись нотариуса.

Необходимые материалы и оборудование

Для корректного заверения понадобится:

• Сканер или копировальный аппарат.
• Принтер (печать копий в черно‑белом режиме).
• Бумага формата А4, плотностью не менее 80 г/м².
• Официальная печать организации (штамп) или нотариальная печать.
• Ручка (чёрная или синяя) для подписи.
• Скрепки/скобки (не более 2 см) – если копию собирают в виде пакета.

Пошаговый порядок заверения

Шаг 1. Подготовка оригинала

1. Отберите все заполненные листы трудовой книжки, начиная с ьного листа (страница с личными данными).
2. Убедитесь, что на листах нет пустых сторон без записей – такие страницы заверять не требуется.

Шаг 2. Копирование

3. Отсканируйте каждый лист в режиме чёрно‑белого изображения 300 dpi. Сохраните файлы в формате PDF или JPEG.
4. Распечатайте копии, соблюдая правило: текст печатается только с одной стороны листа (это требование ГОСТ).

Шаг 3. Нумерация страниц

5. Пронумеруйте копии в правом нижнем углу: «Стр. 1 из N», «Стр. 2 из N» и т.д.
6. Если копия состоит из более чем 10 листов, рекомендуется использовать скрепки или небольшую папку.

Шаг 4. Проставление заверительной надписи

7. На каждой странице в свободном месте (обычно в правом нижнем углу под номером) напишите вручную «Верно» или «Копия верна». Шрифт должен быть разборчивым, размером не менее 10 пт.
8. Под надписью поставьте подпись уполномоченного лица (фамилия, имя, отчество) и укажите должность.
9. Сразу после подписи разместите печать организации (штамп). Если печать ставится в виде штампа, она должна покрывать подпись полностью.

Шаг 5. Финальная проверка

10. Проверьте, что на каждой странице присутствует:
• Номер листа;
• Отметка «Верно» (или «Копия верна»);
• Подпись и должность заверяющего;
• Печать (штамп).
11. Убедитесь, что все листы собраны в правильном порядке и не перепутаны.

Шаг 6. Передача копии

12. Передайте заверенную копию сотруднику лично или отправьте заказным письмом с описью вложения.
13. Сохраните оригинал заверенной копии в архиве отдела кадров (по требованию 5‑летнего срока хранения).

Образец заверения (2026 год)

В примере использована надпись «Верно», подпись и печать. При нотариальном заверении вместо печати ставится нотариальная печать и указывается номер нотариального акта.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи на отдельной странице. – подпись должна быть на каждой странице, иначе копия считается недействительной.
• Проставление отметки только на первой странице. – согласно ГОСТ, отметка «Верно» обязана быть на каждой заполненной странице.
• Печать с обеих сторон листа. – ГОСТ требует печатать только с одной стороны, иначе копия может быть отклонена.
• Неправильный шрифт/размер подписи. – подпись должна быть разборчивой, не менее 10 пт, без стирания.
• Отсутствие нумерации. – без нумерации трудно проверить целостность копии.
• Использование скрепок более 2 см. – такие скрепки могут повредить оригинал и нарушить правила архивирования.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заверить только первую и последнюю страницу?

Нет. По текущим требованиям заверение обязано быть на каждой странице, где есть запись о трудовом стаже.

Нужна ли печать, если подпись ставится от руки?

Да. Печать подтверждает, что подпись поставлена уполномоченным лицом организации.

Можно ли использовать электронную подпись?

Для бумажных копий – нет. Электронная подпись применяется только к электронным трудовым книжкам.

Что делать, если в трудовой книжке есть пустые листы без записей?

Пустые листы не требуют заверения. Их можно исключить из копии, но при этом следует указать в сопроводительном письме, что листов без записей не включено.

Сколько времени занимает процесс заверения?

В среднем 15‑30 минут на одну копию (в зависимости от количества листов и наличия печати).

Заверение копии трудовой книжки — неотъемлемая часть кадровой документации; С 2026 года действуют чёткие правила: каждая заполненная страница должна быть проставлена отметкой «Верно» (или «Копия верна»), подписью и печатью уполномоченного лица. Соблюдение последовательного алгоритма (сканирование, печать, нумерация, подпись, печать) позволяет избежать отказов со стороны государственных органов и ускорить процесс предоставления копий сотрудникам.

Помните, что правильное оформление копий трудовой книжки защищает интересы как работодателя, так и работника, а также упрощает взаимодействие с налоговыми, пенсионными и другими контролирующими органами.