Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы, квалификацию и право на социальные выплаты. В ряде ситуаций требуется не оригинал, а заверенная копия (или выписка) из трудовой книжки. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления и типичные случаи, когда копию трудовой книжки необходимо заверять.
Правовые основы заверения копий трудовой книжки
- Статья 62 Трудового кодекса РФ (ч. 1) – работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника в течение трёх рабочих дней выдать заверенную копию или выписку из трудовой книжки.
- Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от № 14‑6/ООГ‑4996, разъясняющее порядок выдачи копий.
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – требования к оформлению заверенных копий официальных документов.
Кто имеет право заверять копию трудовой книжки
- Руководитель организации (директор, главный бухгалтер) – в большинстве случаев именно он ставит подпись и печать.
- Уполномоченное лицо отдела кадров, если в организации есть соответствующее доверенное распоряжение.
- Нотариус – требуется, когда копию запрашивает третье лицо (банк, суд) и требуется нотариальное заверение.
- Для электронных трудовых книжек заверение производится в виде электронного сертификата, выдаваемого через портал Госуслуг.
Порядок заверения копии трудовой книжки
Шаг 1. Подача письменного заявления
Сотрудник направляет работодателю заявление (обычно в свободной форме) с указанием:
- ФИО, должность, подразделение;
- Цель получения копии (банк, суд, пенсионный фонд и т.п.);
- Требуемый объём (все записи или только последние);
- Контактные данные для получения документа.
Шаг 2; Подготовка копии
Копию делают на бумаге формата А4, используя ксерокопию или скан. На последней странице после последней записи пишут «Работает по настоящее время» (если сотрудник продолжает работать).
Шаг 3. Оформление отметки о заверении
Отметка размещается под реквизитом «Подпись» и включает:
- Слово «Верно»;
- Наименование должности лица, заверившего копию;
- Собственноручную подпись;
- Расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
- Дата заверения;
- Печать организации, охватывающую подпись.
Шаг 4. Выдача копии
Работодатель обязан выдать заверенную копию в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления. При необходимости копию можно передать лично или отправить заказным письмом.
Типичные случаи, когда требуется заверенная копия трудовой книжки
Оформление кредита или ипотеки
Банки требуют подтверждения стажа и доходов. Оригинал книжки обычно не выдается, поэтому предоставляют заверенную копию.
Подача документов в Пенсионный фонд
Для расчёта страховых лет и назначения пенсии иногда требуется копия записей о трудовом стаже.
Судебные разбирательства
При спорах о трудовых правах (неуплата заработной платы, незаконное увольнение) суд требует официально заверенную копию книжки.
Оформление государственных субсидий и социальных выплат
Многие программы (например, субсидии на жильё) требуют подтверждения стажа работы.
Поручительство за третье лицо
Если сотрудник выступает поручителем по кредиту третьего лица, кредитор может потребовать заверенную копию трудовой книжки.
Перевод в другую организацию при отсутствии оригинала
Если оригинальная книжка находится в архиве прежнего работодателя, новый работодатель может запросить у прежнего работодателя заверенную копию.
Требования государственных органов (службы занятости, миграционные службы)
Для получения разрешения на работу за границей иногда требуется подтверждение трудового стажа в виде заверенной копии.
Частые ошибки при заверении копий
- Отсутствие печати или её расположение не охватывает подпись.
- Неправильная дата (указывается дата выдачи, а не дата заверения).
- Не указано слово «Верно», что является обязательным элементом отметки.
- Копия делается не полностью – пропускаются страницы с важными записями.
- Заверение производится без письменного заявления сотрудника – в этом случае работодатель нарушает ТК РФ.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать заверенную копию
- Сначала уточните причину отказа и потребуйте письменный ответ.
- Согласно ст. 62 ТК РФ, отказ без законных оснований влечёт административную ответственность – штраф для работодателя от 10 000 до 30 000 рублей.
- При отсутствии реакции обратитесь в Госинспекцию труда или в Трудовую инспекцию с копией заявления и отказа.
- В крайнем случае – подайте иск в суд о принудительном исполнении обязательства.
Заверение электронных трудовых книжек
С 2025 г. в России постепенно вводится электронный формат трудовой книжки (ЭТК). При необходимости предоставить копию:
- Работодатель формирует выписку в электронном виде через портал Госуслуги;
- Выписка подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя;
- Для внешних получателей (банк, суд) может потребоваться нотариальное заверение электронной копии.
Образец заверенной копии трудовой книжки
----------------------------------------------------------------- Трудовая книжка № 12345678 ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: ... Запись 1. – – ООО «Ромашка», должность – инженер. Запись 2. – по настоящее время – ЗАО «Лютик», должность – старший инженер. ----------------------------------------------------------------- Верно Директор организации ______________________ (Петров П. П.) подпись Печать -----------------------------------------------------------------
Заверенная копия трудовой книжки – документ, который часто требуется в банковской, судебной и государственной практике. По закону работодатель обязан предоставить её в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления. Оформление копии должно соответствовать требованиям ТК РФ, ГОСТ и внутренним регламентам организации. При соблюдении всех правил процесс заверения проходит быстро и без лишних осложнений.
Автор статьи: Ваш помощник. Дата публикации: 22 мая 2026 г.