Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ При оформлении совместительства (одновременной работы у нескольких работодателей) часто возникает необходимость заверить копии трудовой книжки для подачи в банк, налоговую инспекцию, пенсионный фонд или другие учреждения․ Ниже подробно описан порядок действий, правовые основания и практические рекомендации․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек․
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ст․ 9) – допускает заверение копий документов уполномоченным лицом организации․
• Приказ Минтруда России № 697н от «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению» – определяет порядок оформления записей о работе․
• Постановление Правительства РФ № 225 от «О порядке ведения трудовых книжек» – уточняет требования к заверению копий․

Кто может заверить копию трудовой книжки?

Согласно законодательству, заверение копии трудовой книжки может выполнить:

1. Работодатель (его уполномоченное лицо) – обычно кадровый специалист, руководитель отдела кадров или директор организации․
2. Нотариус – в случае, если требуется нотариальное заверение (например, для подачи документов за границу)․
3. Уполномоченное лицо организации, где работник работает по совместительству (второй работодатель)․

При совместительстве чаще всего достаточно заверения у основного места работы, но некоторые учреждения (банки, ПФР) могут потребовать заверения от каждого работодателя․

Пошаговая инструкция по заверению трудовой книжки при совместительстве

Шаг 1․ Подготовка документов

• Оригинал трудовой книжки․
• Копия трудовой книжки (желательно на листе формата А4, каждая страница копии должна быть чёткой и читаемой)․
• Заявление о заверении копии (можно оформить в свободной форме, но лучше использовать шаблон организации)․
• Паспорт работника (для сверки данных)․

Шаг 2․ Сверка данных

Уполномоченное лицо проверяет:

• Соответствие данных в копии оригиналу (ФИО, дата рождения, серия и номер книжки, записи о работе)․
• Наличие всех необходимых страниц (включая ьный лист и страницу с последними записями)․
• Отсутствие подчисток, исправлений или незаверенных записей в оригинале (если такие есть – их необходимо предварительно заверить у работодателя, сделав запись в трудовой книжке)․

Шаг 3․ Оформление заверения

На каждой копированной странице трудовой книжки ставится отметка:

«Копия верна»
Подпись уполномоченного лица
Расшифровка подписи (ФИО)
Дата заверения
Печать организации (если есть)

Если заверение производится нотариусом, он ставит свою подпись, печать и указывает реквизиты нотариальной конторы․

Шаг 4․ Сшивание копии (по требованию)

Некоторые организации требуют, чтобы копия трудовой книжки была прошита ниткой и заверена печатью на месте сшивания․ Для этого:

1. Сложите все страницы копии в правильном порядке․
2. Проделайте два отверстия вдоль левого края (верхнее и нижнее)․
3. Прошейте ниткой, завяжите узел и закрепите его каплей клея или воском․
4. На месте сшивания поставьте печать организации и подпись уполномоченного лица с надписью «Прошито и заверено»․

Шаг 5․ Передача документа

После заверения копия трудовой книжки готова к подаче:

• В банк – для открытия счёта, получения кредита․
• В Пенсионный фонд – при оформлении пенсии или подтверждения стажа․
• В налоговую инспекцию – при подтверждении доходов для налогового вычета;
• В другие государственные и коммерческие организации – по их требованию․

Особенности заверения при совместительстве

Два места работы

Если работник имеет основное место работы и работу по совместительству, то:

• Копия трудовой книжки, содержащая записи о обеих работах, может быть заверена у основного работодателя․
• Некоторые организации (например, банки) могут потребовать отдельное заверение от каждого работодателя, подтверждающее факт занятия должности по совместительству․

Записи о совместительстве в трудовой книжке

Согласно ст․ 66 ТК РФ, запись о работе по совместительству оформляется так же, как и запись о основной работе:

Дата приема – указана дата начала работы по совместительству․
Наименование организации – полное название второго работодателя․
Должность – указана должность, которую работник занимает по совместительству․
Основание – приказ о приеме на работу по совместительству (номер и дата)․

При заверении копии важно, чтобы эта запись была чётко видна и не была обрезана․

Срок действия заверенной копии

Законодательно срок действия заверенной копии не установлен․ На практике организации принимают копию, заверенную не ранее чем за 6 месяцев до подачи документов․ Если прошло больше времени, рекомендуется обновить заверение․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить трудовую книжку у себя (самозанятый)?

Нет․ Самозанятые не имеют права заверять трудовые книжки, так как не являются работодателями в смысле ТК РФ․ Для заверения необходимо обратиться к основному месту работы или к нотариусу․

Нужно ли заверять каждую страницу или достаточно первой и последней?

Для большинства учреждений требуется заверение каждой страницы копии трудовой книжки, чтобы исключить подмену листов․ Однако некоторые организации принимают заверение только первого и последнего листа с указанием общего числа страниц (например, «Всего страниц – 12»)․ Лучше уточнить требования конкретного получателя․

Что делать, если в трудовой книжке есть исправления?

Любые исправления в оригинале должны быть предварительно заверены у работодателя, сделав запись об исправлении (ссылка на приказ, подпись, печать)․ После этого копия с такими исправлениями может быть заверена без проблем․

Можно ли использовать электронную трудовую книжку для заверения?

Электронная трудовая книжка (в системе ПФР) не требует заверения в бумажном виде для большинства государственных услуг․ Однако если организация настаивает на бумажном документе, необходимо распечатать выписку из ЭТК и заверить её у работодателя (или уполномоченного лица, имеющего доступ к системе)․

Пример оформления заверения на копии трудовой книжки

Ниже представлен типовой шаблон, который можно разместить на каждой странице копии:

Заверение трудовой книжки при совместительстве – процедура, регламентированная трудовым и гражданским законодательством․ Главное – обеспечить полную соответствие копии оригиналу, правильно оформить заверение (подпись, дата, печать) и, при необходимости, прошить документ․ Следуя представленной инструкции, вы сможете подготовить документ, который будет принят любыми государственными и коммерческими учреждениями без замечаний․

Если у вас остались вопросы или требуется консультация по конкретной ситуации (например, заверение для подачи заявки на ипотеку или получение социальных выплат), рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашего основного места работы․