В современной деловой практике часто возникает необходимость предоставить заверенную копию трудовой книжки, подтверждающую, что сотрудник продолжает работать в организации. Такой документ требуется при оформлении кредита, визы, участии в тендерах, при устройстве на новую работу, в органах социальной защиты, а также в других государственных и коммерческих структурах. Однако многие сотрудники и даже кадровые работники не знают, как правильно оформить такую копию. В этой статье мы подробно разберём, как заверить копию трудовой книжки с отметкой «Работает по настоящее время», с учётом законодательных требований, типовых ошибок и образцов.
Зачем нужна запись «Работает по настоящее время»?
Трудовая книжка — это официальный документ, фиксирующий историю трудовой деятельности гражданина. Когда сотрудник увольняется, в ней делается запись об увольнении, и книжка считается закрытой. Но если человек продолжает работать, в последней записи указывается только дата приёма или перевода на работу. Для третьих лиц (банков, консульств, налоговых органов и т.д.) это не всегда очевидно: они не знают, уволен сотрудник или нет.
Поэтому запись «Работает по настоящее время» на последнем листе копии трудовой книжки служит официальным подтверждением, что:
- сотрудник продолжает трудовую деятельность в организации;
- трудовой договор не расторгнут;
- документ является актуальным на дату заверения.
Эта запись не является обязательной по Трудовому кодексу РФ, но требуется большинством учреждений и организаций как стандартный элемент заверения копии.
Правила заверения копии трудовой книжки
Заверение копии трудовой книжки — это юридически значимая процедура, которая должна соответствовать установленным нормам. Ниже приведён пошаговый алгоритм.
Шаг 1: Подготовка копии
Копия трудовой книжки должна содержать:
- ьный лист (с ФИО, датой рождения, номером и серией книжки);
- все страницы с записями о приёме, переводах и увольнениях;
- последнюю запись о текущем месте работы (даже если она не содержит даты увольнения).
Важно! Копия должна быть полной — не допускается вырезать или пропускать страницы. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, копия должна точно воспроизводить содержание подлинника.
Шаг 2: Добавление записи «Работает по настоящее время»
На последнем листе копии, непосредственно после последней записи о приёме или переводе на работу, необходимо вручную (или на компьютере, если копия сканируется и распечатывается) внести следующую запись:
Работает по настоящее время.
Важно: Не используйте варианты вроде «работает до настоящего времени», «продолжает работать», «находится в штате» — эти формулировки могут быть отклонены. Лучше всего использовать именно стандартную фразу: «Работает по настоящее время».
Шаг 3: Указание данных ответственного лица
Непосредственно под записью «Работает по настоящее время» необходимо указать:
- ФИО уполномоченного лица (обычно это кадровик, главный бухгалтер или директор);
- должность этого лица (например, «ведущий специалист отдела кадров»);
- подпись — обязательно рукописная, не печатная;
- дату заверения — текущая дата, когда документ оформляется (например, 22 мая 2026 г.);
- оттиск печати организации, круглая печать с наименованием организации (если она есть).
Пример правильного оформления:
Работает по настоящее время. Иванов Иван Иванович Ведущий специалист отдела кадров _________________ /И.И. Иванов/ 22 мая 2026 г. [печать организации]
Шаг 4: Заверение всех листов копии
Некоторые организации требуют, чтобы каждый лист копии был заверен отдельно. Это не обязательно по закону, но может потребоваться, например, при подаче документов в консульство или банк.
В таком случае на каждом листе копии (кроме ьного) в правом или левом нижнем углу ставится надпись:
Копия верна.
Под ней, подпись, ФИО, должность и печать. Однако чаще всего достаточно заверить только последний лист с записью о текущем месте работы.
Частые ошибки при заверении
Ниже перечислены наиболее распространённые ошибки, из-за которых копию трудовой книжки могут отклонить:
- Отсутствие записи «Работает по настоящее время» — самая частая причина отказа.
- Запись сделана на ьном листе — она должна быть только на последнем листе с записями.
- Использование печатной подписи — подпись должна быть рукописной.
- Нет печати — если организация имеет печать, её отсутствие может вызвать сомнения в подлинности документа.
- Неверная дата — дата заверения должна быть текущей, а не дата приёма на работу.
- Копия не полная — пропущены страницы с записями.
- Заверение нотариусом вместо работодателя — если сотрудник работает, копию заверяет работодатель. Нотариус заверяет только если книжка на руках у безработного.
Кто может заверить копию трудовой книжки?
Заверить копию трудовой книжки может только уполномоченное лицо организации, где работает сотрудник. Обычно это:
- руководитель организации (директор, генеральный директор);
- начальник отдела кадров;
- ведущий специалист по кадрам;
- бухгалтер (если в штате нет кадровика и это предусмотрено внутренними документами).
Важно! Заверение копии трудовой книжки — это обязанность работодателя, а не право. Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить копии трудовых документов в течение трёх рабочих дней после письменного запроса сотрудника.
Что делать, если у сотрудника нет печати у работодателя?
Если организация не имеет круглой печати (например, ИП или малое предприятие), то заверение возможно без неё. В этом случае достаточно:
- записи «Работает по настоящее время»;
- подписи уполномоченного лица;
- указания ФИО и должности;
- даты заверения.
В таких случаях рекомендуется добавить внизу запись: «Печать не применяется» — это предотвратит вопросы со стороны принимающей стороны.
Образец заверения копии трудовой книжки
Ниже приведён типовой образец оформления последнего листа копии трудовой книжки:
[Последняя запись о приёме на работу, например:] — Принят на должность менеджера по продажам. Работает по настоящее время. Иванов Иван Иванович Ведущий специалист отдела кадров _________________ /И.И. Иванов/ 22 мая 2026 г. [круглая печать организации]
Чем отличается заверение работодателем от нотариального?
| Критерий | Заверение работодателем | Заверение у нотариуса |
|---|---|---|
| Кто может заверить | Уполномоченное лицо организации | Нотариус |
| Когда применяется | Сотрудник продолжает работать в организации | Сотрудник уволен, книжка на руках |
| Требуется ли запись «Работает по настоящее время» | Обязательно | Не требуется, нотариус заверяет подлинник |
| Стоимость | Бесплатно | От 500 до 1500 руб. (в зависимости от региона) |
| Срок действия | До изменения статуса работы | Бессрочно (но некоторые организации требуют не старше 30 дней) |
Заверение копии трудовой книжки с отметкой «Работает по настоящее время» — это простая, но крайне важная процедура, которая позволяет подтвердить статус трудоустройства сотрудника. Правильно оформленный документ избавит от задержек при получении кредита, визы или других услуг.
Ключевые правила:
- Запись «Работает по настоящее время» — только на последнем листе копии;
- Обязательно указать ФИО, должность, подпись и дату;
- Печать, обязательна, если организация её использует;
- Заверять должен работодатель, а не нотариус (если сотрудник работает);
- Копия должна быть полной и без пропусков.
Соблюдение этих требований гарантирует, что ваша копия трудовой книжки будет принята в любой организации, от банка до зарубежного консульства.
Если вы — сотрудник, запросите заверенную копию у кадровика. Если вы — кадровик — следуйте этому руководству, чтобы избежать ошибок и жалоб.
Помните: точность и внимательность при заверении документов — залог доверия и эффективности в деловых отношениях.