Заверение копии трудовой книжки, это стандартная процедура кадрового делопроизводства, которая требуется сотруднику для предоставления в государственные органы, банки или при трудоустройстве. Чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть оформлена надлежащим образом. В данной статье мы разберем все допустимые способы заверения документа в соответствии с актуальными требованиями.
Какие страницы необходимо копировать?
Прежде чем приступать к заверению, важно правильно подготовить копии документа:
- ьный лист: Обязательно копируется первая страница с данными владельца.
- Заполненные страницы: Копируются все листы, на которых есть записи о трудовой деятельности.
- Пустой разворот: Если последний разворот с записями заполнен до конца, рекомендуется откопировать следующий пустой лист. Это подтверждает, что в документе больше нет записей.
Способы заверения копии трудовой книжки
Существует два основных способа оформления копии: постраничное заверение и заверение через прошивку.
Способ 1. Постраничное заверение (без прошивки)
Этот метод используется, если документ не сшивается нитками. В этом случае на каждой странице копии должна быть проставлена заверительная надпись.
Что должно быть указано на каждом листе:
- Надпись «Верно» или «Копия верна»;
- Наименование организации, в которой хранится оригинал трудовой книжки;
- Дата заверения;
- Должность лица, заверяющего копию;
- Расшифровка подписи (Ф.И.О.) и личная подпись.
Способ 2; Заверение прошитой копии
Это наиболее надежный способ, который исключает возможность подмены или изъятия отдельных листов из копии.
Порядок действий:
- Нумерация: Все откопированные листы нумеруются (например, «Стр. 1 из 10», «Стр. 2 из 10» и т.д.).
- Прошивка: Листы сшиваются нитками в один блок.
- Заклейка: Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа и заклеиваются бумажным прямоугольником (бланком/наклейкой).
- Заверительная надпись: На этом бланке (поверх наклейки) проставляется штамп или пишется от руки:
«Пронумеровано и прошнуровано [количество] листов. Копия верна. [Должность] [Подпись] [Ф.И.О.] [Дата]».
Сравнительная таблица методов заверения
| Критерий | Постранично | Прошивкой |
|---|---|---|
| Сложность оформления | Низкая (нужно много подписей) | Средняя (нужно сшивать и клеить) |
| Надежность | Средняя | Высокая (защита от подмены листов) |
| Где ставится печать/подпись | На каждом листе | На последнем листе (на прошивке) |
Важные нюансы и частые ошибки
Чтобы документ не был отклонен принимающей стороной, обратите внимание на следующие моменты:
- Читаемость: Копия должна быть четкой. Если текст на оригинале бледный, убедитесь, что на копии все записи разборчивы.
- Полномочия: Копию должен заверять либо руководитель организации, либо уполномоченный сотрудник кадровой службы.
- Нотариальное заверение: Если сотруднику требуется нотариально заверенная копия, он должен взять оригинал трудовой книжки у работодателя под расписку и обратиться к нотариусу.
Выбор способа заверения (постранично или прошивкой) обычно остается на усмотрение работодателя или зависит от требований организации, куда предоставляется документ. Главное — обеспечить полную идентичность копии оригиналу и наличие всех необходимых реквизитов: должности, подписи, даты и наименования компании.