Заверение копии трудовой книжки – одна из самых частых процедур в работе с персоналом. Правильно оформленная копия позволяет сотруднику использовать её в официальных целях (подача в другую организацию, оформление документов и т.п.). В статье подробно рассматриваем, какие требования предъявляются к заверению, какие формы используются и какие ошибки часто совершаются.

Нормативная база

Основным источником правовых требований является статья 62 Трудового кодекса РФ. Она гласит, что работник имеет право потребовать у работодателя заверенную копию своей трудовой книжки. Заверение может производиться только работодателем или лицом, уполномоченным им на это.

Кроме ТК РФ, в практике часто используют:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Копии документов. Общие технические требования»;
• Положения внутренних нормативных актов организации;
• Требования Федеральной службы по труду и занятости (Роструд).

1.1 Что именно подпадает под «заверение»?

Заверение – это установление подлинности и достоверности копии. В документе должны быть указаны:

1. Слово «Верно» (или «Копия верна»);
2. Наименование должности лица, который ставит отметку;
3. Самонаявная подпись (или подпись с расшифровкой);
4. Дата заверения;
5. Наименование организации, где хранится оригинал.

Где и как производится заверение?

Существует несколько вариантов заверения, каждый из которых имеет свои особенности.

2.1 Заверение на отдельном листе (шапка)

Чаще всего заверение делается на отдельном листе, который прикрепляется к копии. На этом листе указываются все реквизиты, перечисленные в пункте 1.

Пример оформления
_______________________________
Верно
Начальник отдела кадров
Иванов Иван Иванович
(И.И.) – подпись
ООО «Пример» – место хранения оригинала

2.2 Заверение на каждой странице

Если копия прошита, то заверение может быть поставлено на прошивку (на последней странице) либо на каждую страницу непрошитого документа.

2.3 Заверение по ГОСТу

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, можно использовать два способа:

• Постраничное заверение – надпись «Верно» ставится под каждым;
• Комплектное заверение – одна отметка на последней странице, но с указанием, что копия составлена из всех страниц.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Получить письменное заявление сотрудника. В заявлении указывается, зачем нужна копия и какие данные требуются.
2. Сформировать копию. Копию можно сделать на копировальном аппарате, сканере или в электронном виде (при наличии электронной трудовой книжки).
3. Определить способ заверения. Выберите один из вариантов: на отдельном листе, на каждой странице или на прошивке.
4. Оформить отметку. Вставьте в документ реквизиты: слово «Верно», должность, Ф.И.О., подпись, дату и название организации.
5. Проверьте соответствие требованиям. Убедитесь, что подпись расшифрована, дата указана, а все страницы пронумерованы.
6. Передайте копию сотруднику. При передаче подпишите в журнале о выдаче (по желанию).

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи или её расшифровки. Без подписи документ не считается заверенным.
• Неуказание даты. Дата заверения должна быть указана в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Неправильное наименование должности. Должность должна соответствовать реальному статусу лица, ставящего отметку.
• Отсутствие реквизита «Организация». Указывайте полное название организации, где хранится оригинал.
• Неправильный порядок страниц. При прошивке нумеруйте страницы и ставьте отметку на последней.

Примеры оформления

5.1 Оформление на отдельном листе

Верно
Начальник отдела кадров
Иванов И.И.
(Иван Иванович)
ООО «Пример» – место хранения оригинала

5.2 Оформление на каждой странице

На каждой странице внизу размещается надпись:

Верно
(подпись)
Иванов И.И.
ООО «Пример»

5.3 Оформление на прошивке

На последней (последней прошитой) странице указывается:

Верно
ООО «Пример»
Начальник отдела кадров
Иванов И.И.

Как заверить электронную копию трудовой книжки?

С 2024 года в России действует электронный трудовый договор, позволяющий вести трудовую книжку в электронном виде. Чтобы заверить электронную копию:

1. Сохраните файл в формате PDF.
2. Вставьте в документ отметку «Верно» с указанием подписи (можно использовать электронную подпись).
3. Отправьте сотрудникам через корпоративную почту или в личный кабинет на портале.

Важно: электронная подпись должна соответствовать требованиям ФЗ‑152 «О электронной подписи».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли заверить копию, если оригинал уже утерян?
  Ответ: Да. В этом случае заверение производится тем же способом, но в отметке указывается, что оригинал утерян или не находится в архиве.
• Вопрос: Сколько времени нужно на оформление копии?
  Ответ: Обычно процесс занимает от 1 до 3 рабочих дней, в зависимости от загруженности отдела кадров.
• Вопрос: Можно ли заверить копию без личного присутствия сотрудника?
  Ответ: Да. Достаточно письменного заявления и копии, после чего отдел кадров может оформить отметку.
• Вопрос: Нужно ли ставить печать организации?
  Ответ: Печать не обязательна, но часто используется в качестве дополнительного подтверждения подлинности.

Заверение копии трудовой книжки – процедура, требующая внимательного подхода к деталям. Соблюдая требования ТК РФ, ГОСТ и внутренние регламенты организации, вы обеспечите:

• Полноту и достоверность оформления;
• Соблюдение прав сотрудника;
• Отсутствие рисков при использовании копии в официальных целях.

Помните, что правильно оформленная отметка – залог юридической значимости копии и защита интересов как работодателя, так и работника.