Трудовая книжка – важный документ, фиксирующий историю трудовой деятельности человека. В 2026 году, как и ранее, заверение копии трудовой книжки может потребоваться для различных целей, например, для перерасчета стажа, получения кредита или подтверждения опыта работы. В этой статье мы подробно разберем, кто может заверять трудовую книжку, особенно в ситуации, когда речь идет о начальнике отдела кадров.

Общие положения о заверянии копий трудовой книжки

Прежде чем перейти к конкретным лицам, ответственным за заверение, важно понимать общие правила.

• Заверение необходимо для: Копий трудовой книжки, предоставляемых работодателем сотруднику или третьим лицам.
• Основание: Статья 62 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя предоставлять работнику копию трудовой книжки, а также заверять ее.
• Порядок: Копию трудовой книжки необходимо заверить подписью работодателя (или уполномоченного им лица), печатью организации и датой заверения.
• Заверение каждой страницы: Важно заверять каждую страницу копии трудовой книжки.

Кто может заверять трудовую книжку?

В зависимости от организации и ее структуры, заверение трудовой книжки может осуществлять несколько лиц.

Начальник отдела кадров

Начальник отдела кадров – наиболее вероятный кандидат на роль лица, заверяющего трудовую книжку, особенно в крупных организациях. Он, как правило, несет ответственность за ведение кадрового учета и имеет соответствующие полномочия.

Важно: Начальник отдела кадров должен быть уполномочен на выполнение этой функции локальным нормативным актом организации (например, положением об отделе кадров) или доверенностью от руководителя.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек

В организациях, где нет отдельного отдела кадров, ответственным за ведение трудовых книжек может быть бухгалтер, секретарь или другое должностное лицо, назначенное приказом руководителя. Это лицо также может заверять трудовую книжку.

Важно: Назначение ответственного за ведение трудовых книжек оформляется приказом руководителя организации в свободной форме.

Руководитель организации

В некоторых случаях, особенно в небольших организациях, руководитель организации может сам заверять трудовую книжку. Однако, это менее распространенная практика.

Нотариус

Если у вас есть трудовая книжка на руках (например, вы безработный), которую ведет бывший работодатель, вы можете обратиться к нотариусу для заверения копии. Для этого необходимо предоставить нотариусу паспорт и трудовую книжку.

Что должно быть указано при заверянии?

При заверянии копии трудовой книжки необходимо указать следующую информацию:

• Подпись лица, заверяющего документ: Это может быть подпись начальника отдела кадров, ответственного за ведение трудовых книжек или руководителя организации.
• Печать организации: Печать должна содержать название организации и, желательно, фразу «Отдел кадров» или аналогичную.
• Дата заверения: Дата, когда была заверена копия трудовой книжки.
• ФИО работника: Фамилия, имя и отчество работника, для которого предназначена копия.
• Номер трудовой книжки: Указывается номер трудовой книжки работника.

Ошибки при заверянии трудовой книжки

Неправильное заверяние трудовой книжки может привести к ее признанию недействительной. Вот некоторые распространенные ошибки:

• Отсутствие подписи лица, заверяющего документ.
• Отсутствие печати организации.
• Неправильная дата заверения.
• Неполная информация (например, отсутствие ФИО работника или номера трудовой книжки).
• Заверение копии трудовой книжки не уполномоченным лицом.

Дополнительные рекомендации

• Заявление на копию: Для получения копии трудовой книжки необходимо написать заявление на имя руководителя компании (или начальника отдела кадров).
• Сроки: Работодатель обязан предоставить работнику копию трудовой книжки в течение 10 календарных дней со дня получения заявления.
• Проверка: Внимательно проверьте заверенную копию трудовой книжки на наличие ошибок и неточностей. В случае обнаружения ошибок, обратитесь к работодателю для их исправления.

Заверение трудовой книжки – важная процедура, требующая соблюдения определенных правил. Понимание того, кто может заверять трудовую книжку и что должно быть указано при заверянии, поможет избежать ошибок и проблем в будущем. В случае возникновения вопросов, обратитесь к юристу или в отдел кадров вашей организации.