Заверение копии трудовой книжки — это стандартная кадровая процедура, которая требуется сотрудникам для получения кредитов, виз, субсидий или при устройстве на вторую работу. Несмотря на цифровизацию, бумажный документооборот все еще актуален, и малейшая ошибка в оформлении может привести к отказу в принятии документа государственными органами или банками. Особое внимание всегда уделяется последнему листу копии, так как именно здесь фиксируется актуальный статус работника.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить заверительную надпись на последней странице, что делать, если места для записей не хватает, и какие требования действуют в 2026 году.

Зачем нужна фраза «Работает по настоящее время»?

Самое главное правило при копировании трудовой книжки работающего сотрудника — подтверждение его текущего статуса. Копия документа сама по себе лишь воспроизводит информацию, которая была актуальна на момент снятия копии. Чтобы документ имел юридическую силу в момент его предоставления (например, в банк), необходимо зафиксировать, что сотрудник не уволен.

На последнем листе копии, сразу после последней записи из оригинала, вносится рукописная надпись: «Работает по настоящее время». Рядом обязательно указывается текущая дата внесения этой записи.

Где именно размещать надпись?

Согласно сложившейся практике и требованиям делопроизводства:

• Надпись делается на последнем листе копии трудовой книжки.
• Она располагается под последней записью о приеме на работу или переводе.
• Если на последнем листе оригинала уже есть какие-то записи (например, о награждениях), надпись делается под ними.

Важно: Если на последнем листе оригинала трудовой книжки вообще нет свободного места для записей (все поля заполнены), то заверительную надпись и фразу о работе по настоящее время допускается сделать на оборотной стороне последнего листа копии или на отдельном листе-вкладыше, который затем прошивается вместе с копией.

Порядок оформления заверительной надписи в 2026 году

Процесс заверения многостраничного документа, такого как трудовая книжка, требует соблюдения строгого алгоритма. Вот пошаговая инструкция для кадрового специалиста:

1. Снятие копий. Копируются все заполненные страницы трудовой книжки. Пустые страницы копировать не нужно.
2. Нумерация. Все листы копии должны быть пронумерованы (обычно в верхнем правом углу).
3. Прошивка (опционально, но рекомендуется). Документ можно прошить нитью, пропустив ее через отверстия в левом поле, либо скрепить степлером (если принимающая организация допускает такой вариант, однако прошивка надежнее). Концы нити выводятся на оборот последнего листа и заклеиваются бумажной пломбой.
4. Внесение статуса. На последнем листе под последней записью пишется: «Работает по настоящее время» и ставится дата.
5. Заверительная надпись. Ниже (или на пломбе, если документ прошит) ставится штамп «Верно» или пишется от руки слово «Верно».
6. Подпись и печать. Указывается должность, подпись, расшифровка подписи (ФИО) уполномоченного лица и дата заверения. Ставится печать организации (при ее наличии).
7. Указание места хранения оригинала. Если копия выдается на руки сотруднику для передачи в другую организацию, добавляется фраза: «Оригинал трудовой книжки хранится в [Наименование организации]».

Образец оформления на последнем листе

Ниже приведен пример того, как должен выглядеть низ последнего листа копии:

Частые вопросы и нюансы

Что делать, если на последнем листе нет места?

Часто возникает ситуация, когда последняя страница трудовой заполнена записями до краев. В этом случае надпись «Работает по настоящее время» и заверительную подпись нельзя ставить поверх существующих записей или на полях, где они могут быть утеряны при обрезке.
Решение: Надпись переносится на оборотную сторону последнего листа копии. В этом случае при прошивке документа надпись окажется внутри переплета, но доступной для чтения. Альтернативный вариант — сделать заверение на отдельном листе, который прикладывается к копии и скрепляется с ней общей прошивкой и печатью.

Нужно ли заверять каждую страницу?

Существует два допустимых варианта:

• Вариант А (Прошитый документ): Все страницы нумеруются, документ прошивается. Заверительная надпись («Верно», должность, подпись, дата, печать) ставится только на последнем листе (или на пломбе прошивки). Фраза «Работает по настоящее время» также пишется на последнем листе.
• Вариант Б (Непрошитый документ): Заверительная надпись ставится на каждой странице копии. На последнем листе дополнительно пишется «Работает по настоящее время».

Наиболее распространенным и удобным является первый вариант с прошивкой, так как он предотвращает потерю страниц и упрощает процедуру заверения.

Можно ли писать «Работает по настоящее время» в оригинале?

Категорически нет. Вносить какие-либо записи, не предусмотренные инструкцией по заполнению трудовых книжек (в т.ч. фразы «работает по настоящее время», «копию получил» и т.д.), в оригинал трудовой книжки запрещено. Такие действия делают документ недействительным. Все надписи о статусе работы делаются только на копии.

Типичные ошибки при заверении

Чтобы ваша копия была принята с первого раза, избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие даты. Без даты надпись «Работает по настоящее время» теряет смысл, так как неизвестно, на какой момент это актуально.
• Неполная информация о заверителе. Обязательно должны быть: должность, собственноручная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы).
• Отсутствие печати. Если у организации есть печать, она должна стоять на заверительной надписи. Отсутствие печати может стать причиной отказа в приеме документа.
• Использование факсимиле. Подпись уполномоченного лица должна быть только собственноручной. Факсимиле не допускается.
• Заверение пустых страниц. Копировать и заверять пустые страницы трудовой книжки не требуется.

Правильное оформление последнего листа копии трудовой книжки — это гарантия того, что документ будет иметь юридическую силу. Ключевые моменты, которые нужно запомнить: фраза «Работает по настоящее время» пишется только на копии, под последней записью, с указанием текущей даты. Документ должен быть прошит, пронумерован и скреплен подписью ответственного лица и печатью организации. Соблюдение этих простых правил в 2026 году позволит избежать бюрократических проволочек.