Копия трудовой книжки часто требуется при оформлении кредита, получении визы, подаче заявления на социальные выплаты или при трудоустройстве в другую организацию. Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо завершить у работодателя. В этой статье подробно рассмотрены:

• нормативная база, регулирующая заверение копий трудовой книжки в РБ;
• требования госорганов и банков к оформлению;
• пошаговая инструкция для сотрудника отдела кадров и для работника;
• образец заявления на выдачу копии и образец заверенной копии;
• частые ошибки и как их избежать.

Нормативная база

В Республике Беларусь процесс заверения копий трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Республики Беларусь (ст. 62) – право работника получить выписку или копию трудовой книжки по письменному запросу.
2. Постановление Совета Министров РБ № 123 от «Об утверждении Правил оформления и заверения копий трудовых книжек» – устанавливает порядок заверения, необходимые реквизиты и образцы печатей.
3. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (применяется в РБ по согласованию) – правила оформления документов, включая расположение отметки о заверении и печати на каждой странице копии.
4. Инструкция по делопроизводству в организациях РБ (раздел 4.3) – рекомендации по хранению оригиналов и выдаче копий.

Важно: заверение копии трудовой книжки запрещено для документов, содержащих сведения о государственной тайне, а также для справок, выдаваемых по запросу следственных органов (ст. 12 Закона РБ «О государственной тайне»).

Требования госорганов и банков к заверенной копии

Разные учреждения могут предъявлять дополнительные требования, однако общие критерии выглядят так:

Некоторые банки могут additionally требовать:

• указание номера трудовой книжки;
• ссылку на приказ о приёме на работу (если копия нужна для подтверждения стажа);
• заверение копии не позднее 30 календарных дней с даты выдачи оригинала.

Пошаговая инструкция для отдела кадров

Получение заявления от работника

Сотрудник подаёт письменное заявление на выдачу копии трудовой книжки. Образец заявления представлен ниже.

Подготовка копии

1. Извлечь трудовую книжку из личного дела сотрудника.
2. С помощью сканера или ксерокса сделать полноцветную копию всех листов, содержащих записи.
3. Проверить, чтобы на копии были чётко видны все печати, подписи и даты.

Заверение копии

1. На каждой странице копии в левом нижнем углу разместить отметку:
• «Копия верна»;
• Дата заверения (дд.мм.гггг);
• ФИО и должность лица, заверявшего документ;
• Подпись и расшифровка подписи.
2. Поставить круглую печать организации рядом с отметкой (если печать отсутствует – использовать утверждённый штамп).
3. Прошить копию (если количество страниц > 1) простой ниткой и запечатать узел печатью организации, чтобы предотвратить подмену листов.

Выдача документа работнику

Подписать журнал выдачи копий трудовой книжки (форма № К-2) и передать копию сотруднику под расписку.

Хранение оригинала

Оригинал трудовой книжки возвращается в личное дело сотрудника и хранится в соответствии с внутренними нормами организации (не менее 50 лет после увольнения).

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности инженера‑конструктора в отделе механического производства,
прошу выдать мне копию трудовой книжки (все листы, содержащие записи) для подачи в банк при оформлении ипотечного кредита.

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Заявление подаётся в двух экземплярах: один остаётся в отделе кадров, второй – у работника.

Образец заверенной копии трудовой книжки (страница)

Ниже показан фрагмент того, как должна выглядеть заверенная страница копии. Все элементы выделены жирным для наглядности.

Аналогичным образом оформляются все остальные страницы копии.

Частые ошибки и как их избежать

• Неполная копия – иногда копируют только первые несколько листов. Решение: перед копированием пролистайте всю трудовую книжку и отметьте, какие листы содержат записи.
• Отсутствие печати на некоторых страницах – печать ставится только на первой странице. Решение: используйте шаблон отметки, который включает место для печати на каждой странице.
• Нечитаемый текст – низкое качество сканера приводит к размытию. Решение: сканируйте с разрешением не менее 300 dpi и проверяйте читаемость перед заверением.
• Исправления на копии – попытка исправить ошибку корректором. Решение: при обнаружении ошибки сделайте новую копию.
• Нарушение срока выдачи – задержка более 30 дней. Решение: ведите журнал заявлений и контролируйте выполнение в течение установленного срока.

Заверение копии трудовой книжки в Республике Беларусь – процедура, регламентированная трудовым законодательством и внутренними нормативными актами organisations. Соблюдение всех требований (полнота копии, наличие отметки о заверении и печати на каждой странице, бесплатность выдачи) гарантирует, что документ будет принят госорганами, банками и другими учреждениями без замечаний.

Следуя представленной пошаговой инструкции и используя приведённые образцы заявления и заверенной копии, отдел кадров сможет оформить документ быстро и без ошибок, а работник получит legally значимую копию трудовой книжки для любых официальных целей.

Помните: актуальная информация может изменяться в связи с обновлением нормативных актов. Перед оформлением рекомендуется сверяться с последними версиями Трудового кодекса РБ и Постановления Совета Министров РБ о заверении копий трудовых книжек.

Статья подготовлена г. на основе открытых источников и действующего законодательства Республики Беларусь на дату написания.