С 1 июля 2023 г. в России вступили в силу новые требования к оформлению копий трудовых книжек. Теперь каждый работник имеет право на получение заверенной копии своей трудовой книжки, а работодатели обязаны выдавать её в течение 5 рабочих дней после обращения. В этой статье мы подробно разберём, как правильно заверить копию трудовой книжки, какие документы нужны, где можно получить копию и какие нюансы стоит учитывать.

Правовая база

• Федеральный закон от 29 января 2023 г. № 12-ФЗ «О трудовой книжке» (с изменениями и дополнениями от 1 июля 2023 г.)
• Приказ Минтруда РФ от 15 июня 2023 г. № 42 «Об утверждении порядка выдачи и заверения копий трудовых книжек»
• Постановление Правительства РФ от 20 июля 2023 г. № 88 «Об утверждении правил работы с копиями трудовых книжек»

В соответствии с этими нормативными актами:

• Работодатель обязан предоставить заверенную копию трудовой книжки в течение 5 рабочих дней после письменного запроса сотрудника.
• Копия должна быть заверена подписью и печатью уполномоченного представителя работодателя либо нотариально.
• Стоимость выдачи копии не может превышать 200 ₽ (с 1 июля 2024 г. — 300 ₽).

Кто может заверять копию трудовой книжки?

Существует два способа заверения копии трудовой книжки:

1. Внутреннее заверение работодателя – подпись и печать уполномоченного представителя компании (директора, главного бухгалтера, юриста).
2. Нотариальное заверение – копия передаётся нотариусу, который подтверждает её подлинность.

Оба способа признаны законными. Однако в некоторых случаях, например, при оформлении документов за границей, предпочтительнее нотариальное заверение;

Как получить копию трудовой книжки?

Для получения копии трудовой книжки сотруднику необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подать письменный запрос – в отдел кадров или в руководителя. Запрос должен содержать:
   • ФИО сотрудника
   • Дата рождения
   • Должность и отдел
   • Причина запроса (например, оформление нового трудового договора, получение пенсии)
   • Подпись сотрудника
2. Оплатить государственную пошлину – 200 ₽ (или 300 ₽, если копия заверяется нотариально).
3. Получить копию – в течение 5 рабочих дней после подачи запроса.
4. Проверить копию – убедиться, что все страницы, подписи и печати присутствуют.

Если копия выдаётся в электронном виде, то она должна быть подписана и печатана в электронном виде, а также сопровождаться электронным сертификатом.

Процедура заверения копии трудовой книжки

Внутреннее заверение работодателя

1. Сотрудник получает копию трудовой книжки от отдела кадров.
2. Уполномоченный представитель работодателя (обычно директор или главный бухгалтер) ставит подпись и печать на копию.
3. Копия заверяется в штампах: «Заверено копией трудовой книжки».
4. Сотрудник получает заверенную копию.

Нотариальное заверение

1. Сотрудник передаёт копию работодателя нотариусу.
2. Нотариус проверяет оригинал трудовой книжки (если он доступен) и сверяет с копией.
3. Нотариус ставит подпись и печать, подтверждая подлинность копии.
4. Сотрудник получает нотариально заверенную копию.

Нотариальное заверение обычно требуется при оформлении документов в иностранных учреждениях, при участии в конкурсах, а также при получении пенсионных выплат за рубежом.

Стоимость и сроки

• Внутреннее заверение – 200 ₽ (с 1 июля 2024 г. – 300 ₽).
• Нотариальное заверение – 500 ₽ (с 1 июля 2024 г. – 700 ₽).
• Срок выдачи копии – 5 рабочих дней.
• Срок нотариального заверения – 1–2 рабочих дня.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли получить копию трудовой книжки без работодателя? – Нет, копию можно получить только через работодателя, так как он является владельцем оригинала.
• Что делать, если копия не заверена? – Обратитесь в отдел кадров с просьбой о заверении. Если работодатель отказывается, можно обратиться в Трудовую инспекцию.
• Можно ли получить копию в электронном виде? – Да, но она должна быть подписана и печатана в электронном виде, а также сопровождаться электронным сертификатом.
• Как долго хранить копию? – Копия должна храниться вместе с оригиналом до окончания трудовых отношений. После увольнения её можно передать в пенсионный фонд.

С 1 июля 2023 г. процедура получения и заверения копий трудовых книжек стала более прозрачной и удобной для работников. Теперь каждый сотрудник имеет право на быстрое и законное получение заверенной копии, а работодатели обязаны соблюдать сроки и требования к оформлению. Следуя описанным шагам, вы сможете без проблем получить нужную копию и использовать её в любых официальных целях.

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашей компании или в ближайший нотариальный офис. Удачи!