Дата подготовки материала: 19:52:12 ().

Почему требуется заверение копии трудовой книжки?

Заверение копии трудовой книжки необходимо в следующих случаях:

• При приёме на работу в другую организацию;
• Для оформления кредита, ипотеки или других банковских услуг;
• При подаче заявления на получение социальных выплат, пенсии или пособий;
• Для подтверждения стажа при оформлении льгот и налоговых вычетов;
• В судебных и административных процессах, где требуется доказательство трудовой деятельности.

Согласно Трудовому кодексу РФ и Приказу Минтруда РФ от № 320н, заверенная копия должна точно соответствовать оригиналу и содержать все requisites, подтверждающие её подлинность.

Основные требования к оформлению заверенной копии

1. Полнота информации – копия должна включать все страницы трудовой книжки, содержащие записи о приёме, переводах, увольнениях и других событиях.
2. Отметка о заверении – на последней странице копии ставится надпись «Верно» (или «Копия верна»), указывается должность лица, заверяющего документ, его подпись с расшифровкой и дата заверения.
3. Указание места хранения оригинала – если копия предназначена для внешнего использования, необходимо указать адрес организации, где хранится оригинал трудовой книжки (например, «Оригинал трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Пример», г. Москва, ул. Примерная, д. 10»).
4. Дата выдачи копии – обязательно прописывается дата, когда копия была выдана сотруднику или третьему лицу.
5. Отсутствие исправлений – любые правки должны быть сделаны согласно установленному порядку (зачёркнутый текст, подпись уполномоченного лица и дата исправления).

Эти требования подтверждаются нормативными актами, такими как:

• Приказ Минтруда РФ от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления» (для оформления ссылок на источники);
• Рекомендации КонсультантПлюс и других правовых систем по оформлению документов кадровой службы.

---

Образец заверенной копии трудовой книжки (внутреннее использование)

ООО «Пример»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
г. Москва, ул. Примерная, д. 10
КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Серия и номер трудовой книжки: ТК 1234567890

Страница 1
Запись о приёме на работу: г., должность – инженер‑программист, отдел разработки.
Страница 2
Запись о переводе: г., должность – старший инженер‑программист, отдел разработки.
Страница 3
Запись об увольнении: г., по собственному желанию.
Страница 4 (последняя)
Работает по настоящее время: Да (если сотрудник всё ещё работает) – не заполняется.
Верно
Должность: Начальник отдела кадров
Подпись: ______________________ / Петрова С.В.
Дата заверения: г.

Примечание: Для внутреннего использования достаточно указать только должность, подпись и дату заверения. Указание места хранения оригинала не обязательно, если копия остаётся внутри организации.

---

Образец заверенной копии трудовой книжки (внешнее использование)

ООО «Пример»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
г. Москва, ул. Примерная, д. 10
КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Сотрудник: Сидорова Мария Petrovна
Дата рождения: 
Серия и номер трудовой книжки: ТК 9876543210

Страница 1
Запись о приёме на работу: г., должность – бухгалтер, отдел финансов.
Страница 2
Запись о переводе: г., должность – ведущий бухгалтер, отдел финансов.
Страница 3
Запись об увольнении: г., по соглашению сторон.
Страница 4 (последняя)
Работает по настоящее время: Нет (уволен ).
Верно
Должность: Директор по персоналу
Подпись: ______________________ / Иванов А.С.

Дата заверения: г.
Оригинал трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Пример», г. Москва, ул. Примерная, д. 10, сейф № 5.
Дата выдачи копии: г.

Обратите внимание на обязательные элементы:

• Наименование и реквизиты организации;
• ФИО сотрудника и его данные;
• Полный перечень страниц трудовой книжки (или указание, что копия полная);
• Отметка «Верно» с подписью, должностью и датой;
• Указание места хранения оригинала (для внешнего использования);
• Дата выдачи копии.

---

Как правильно оформить надпись «Работает по настоящее время»

Согласно рекомендациям nalog-nalog.ru и образцам от администраций муниципальных округов, надпись оформляется следующим образом:

1. Если сотрудник работает на момент выдачи копии, в последней строке пишется:
• «Работает по настоящее время»;
• Под ней указываеться дата выдачи копии (например, «Дата выдачи: г.»).
2. Если сотрудник уволен, вместо фразы пишется:
• «Уволен» (или «Работает по настоящее время – нет»);
• Указывается дата увольнения, например, «Дата увольнения: г.»;
• Затем – дата выдачи копии.

Пример оформления для работающего сотрудника:

Работает по настоящее время

Дата выдачи копии: г.

Пример для уволенного сотрудника:
Уволен

Дата увольнения: г.

Дата выдачи копии: г.


Практические рекомендации для кадровой службы

Разработайте внутренний шаблон заверенной копии, соответствующий требованиям Приказа Минтруда РФ № 320н и утвердите его приказом руководителя.
Обучите сотрудников отдела кадров правилам оформления надписи «Верно» и указания места хранения оригинала.
Используйте печатные формы или электронные шаблоны с полями, которые автоматически заполняются данными из кадровой системы (например, 1С:ЗУП). Это снижает риск ошибок.
Перед выдачей копии внешней организации проверьте, все ли страницы трудовой книжки скопированы и нет ли пропущенных записей.
Храните журнал выдачи заверенных копий (номер, дата, ФИО сотрудника, цель выдачи, подпись получателя). Это упрощает контроль и аудит.
При необходимости заверения копии для судебных органов приложите к копии сопроводительное письмо с реквизитами дела и ссылкой на соответствующий нормативный акт.


Заверенная копия трудовой книжки – важный документ, подтверждающий трудовую стаж и занятость сотрудника. Правильное её оформление защищает интересы как работника, так и работодателя, обеспечивая соответствие законодательным требованиям и минимизируя риски отказа в приёме документов государственными органами, банками и другими организациями.
Используя представленные выше образцы и следуя рекомендациям, кадровая служба сможет оперативно и корректно готовить заверенные копии трудовой книжки в 2024‑2026 годах, учитывая изменения в нормативной базе и лучшие практики документооборота.

Материал подготовлен на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс, nalog-nalog.ru, официальные приказы Минтруда РФ и рекомендаций правовых систем) и актуален на .