Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника. При оформлении копий трудовой книжки (например‚ для подачи в государственные органы‚ банки или при трудоустройстве) часто требуется сделать запись о заверении копии. Такая запись подтверждает‚ что копия является точной и полной reproduкцией оригинала и имеет юридическую силу;

Когда необходима запись о заверении копии

• При подаче документов в налоговую инспекцию‚ Пенсионный фонд или другие государственные органы.
• При оформлении кредита‚ ипотеки или других финансовых операций.
• При трудоустройстве в новую организацию‚ если работодатель требует заверенную копию трудовой книжки.
• При восстановлении утерянного оригинала трудовой книжки (в этом случае копия служит основанием для выдачи дубликата).

Порядок оформления записи о заверении копии

1. Подготовка копии – делается четкая‚ разборчивая фотокопия или скан всех страниц трудовой книжки‚ включая ьный лист и записи о работе.
2. Сравнение с оригиналом – ответственное лицо (кадровик‚ юрист‚ нотариус или уполномоченное должностное лицо организации) сверяет копию с оригиналом‚ подтверждая полное соответствие.
3. Формулировка записи – на копии делается пометка о заверении. Запись размещается обычно на последней странице копии (или на отдельном листе‚ приложенном к копии) и содержит следующие реквизиты:
1. Название организации‚ выдавшей заверение (или ФИО нотариуса).
2. Дата заверения.
3. Подпись ответственного лица.
4. Расшифровка подписи (ФИО‚ должность).
5. Печать организации (если имееться) или штамп нотариуса.
4. Пример текста записи:

«Настоящим подтверждаю‚ что данная копия трудовой книжки № 1234567890‚ выданной Иванову Ивану Ивановичу‚ полностью соответствует оригиналу. Заверено 22 мая 2026 г. Подпись: _____________________ / Петров П.П.‚ ведущий специалист отдела кадров. (печать)»

Особенности оформления в разных случаях

• Заверение у нотариуса – если копия заверяется нотариусом‚ вместо подписи и печати организации ставится подпись нотариуса‚ его печать и реквизиты нотариальной конторы.
• Электронная копия – при заверении электронного варианта трудовой книжки (например‚ в формате PDF) запись делается в виде электронной подписи или квалифицированной электронной печати‚ а также указывается дата и время заверения.
• Заверение в организации‚ где ведётся электронный кадровый учет – в этом случае достаточно поставить отметку в информационной системе и распечатать подтверждающий лист с реквизитами заверения.

Что делать‚ если запись сделана с ошибкой

1. Незамедлительно сообщить ответственному лицу (кадровику‚ юристу‚ нотариусу) о неточности.
2. Составить акт о исправлении ошибки‚ в котором указать:
• наименование документа (трудовая книжка);
• суть ошибки (например‚ неверная дата‚ отсутствие печати);
• правильные сведения;
• подписи лиц‚ участвовавших в исправлении;
• дата составления акта.
3. При необходимости изготовить новую копию и выполнить заверение заново‚ приложив к ней акт об исправлении.

Запись о заверении копии трудовой книжки – важный элемент‚ придающий копии юридическую силу и позволяющий использовать её в официальных целях. Соблюдение установленного порядка оформления (сравнение с оригиналом‚ корректная формулировка‚ подпись и печать) гарантирует‚ что документ будет принят без замечаний со стороны государственных органов‚ банков и работодателей. При возникновении сомнений всегда лучше уточнить требования конкретной организации или обратиться к юристу/нотариусу для избежания возможных ошибок.