Вопрос о необходимости заверения копии трудовой книжки часто возникает у сотрудников и работодателей. Ответ зависит от целей использования документа, требований законодательства и практики организации. Ниже подробно рассматриваем, когда и как следует заверять копию, какие нормы регламентируют этот процесс и какие есть особенности.

Нормативная база

В России процесс заверения копий документов, в т.ч. трудовой книжки, регулируется рядом нормативных актов:

• Приказ Минтруда РФ от № 320н «В порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Копии документов. Общие технические требования»;
• Требования банков и других организаций, которым может потребоваться заверенная копия.

Согласно абзацу 7 пункта 29 Приказа № 320н, речь идет о копиях документов, подтверждающих стаж работы. При этом конкретно о копии трудовой книжки в этом пункте нет прямого упоминания, однако практика и разъяснения экспертов считают её частью перечисленных копий.

Что говорит ГОСТ?

ГОСТ Р 7.0.97-2016 допускает два способа заверения:

1. Ручно, чернилами от руки;
2. С помощью готового штампа.

При этом заверять необходимо каждую страницу, начиная с ьного листа. Это требование часто трактуется как обязательное для любой копии, которая будет представлена в официальных организациях.

Когда заверение обязательно?

Заверять копию трудовой книжки не всегда необходимо. Ниже перечислены ситуации, когда её наличие и подпись/печать имеют значение.

• Предоставление в банк или кредитную организацию – большинство банков требуют заверенную копию для оформления ипотеки, кредита или открытия депозита.
• Оформление в another организации (например, в соцзащите, в пенсионном фонде) – иногда требуется подтверждение стажа именно через заверенную копию.
• Требование работодателя – если в трудовом договоре или локальных нормативных актах указано, что копия должна быть заверена, то без подписи/печати документ будет недействительным.
• Личное пользование – ксерокопию, предназначенную только для личного контроля, заверять не требуется.

Исключения

По мнению некоторых специалистов, копию, предназначенную исключительно для личного пользования, заверять не нужно. Однако если копия будет передана третьим лицам (банку, в another компанию и т.п.), то без заверения её могут отклонить.

Как правильно заверять копию?

Ниже пошаговая инструкция, основанная на практике и рекомендациях экспертов.

1. Сделать копию всех страниц, на которых есть записи (в т.ч. ьный лист).
2. Заполнить заявление работника о необходимости получения заверенной копии. Заявление должно быть подписано самим сотрудником.
3. Выбрать лицо, которое будет заверять копию. Обычно это:
   • Секретарь;
   • Бухгалтер;
   • Кадровик;
   • Другое уполномоченное лицо с письменным доверенным указанием.
4. Заверение каждой страницы:
   • Подпись ответственного лица;
   • Штамп организации (если есть);
   • Запись «Заверено» и дата.
5. Проверка соответствия – убедиться, что на каждой странице присутствует подпись, дата и (при необходимости) штамп;

Пример оформления

Типичный образец заверения выглядит так:

_____________________________
(Подпись, ФИО, должность)
Заверено: 

Если используется штамп, он размещается рядом с подписью, а под ним указывается дата.

Частые ошибки при заверении

• Отсутствие подписи работника – без личной подписи сотрудника копия может быть признана недействительной.
• Незаверенные страницы – все страницы, где есть записи, должны быть подписаны.
• Использование неподходящего шрифта – если копия оформлена на компьютере, подпись должна быть отсканирована и вставлена в оригинальное место.
• Отсутствие даты – дата заверения важна для установления актуальности документа.

Что делать, если копию нужно срочно?

Если требуется быстро получить заверенную копию, можно выполнить следующие действия:

1. Подать письменный запрос в отдел кадров или к офис‑менеджеру.
2. Указать цель использования (банк, кредит и т.п.).
3. Получить готовую копию в течение 1‑2 рабочих дней, если в компании предусмотрена своя процедура.

Итак, обязательно ли завервать копию трудовой книжки? Ответ:

• Да, если копия будет использоваться в официальных целях (банк, кредит, государственная служба).
• Нет, если документ нужен только для личного контроля и не будет передан третьим лицам.

Ключевой момент – записать в копии подпись ответственного лица и дату, а также убедиться, что все страницы с записями оформлены одинаково. При соблюдении этих требований копия будет признана действительной и примет её любой орган, требующий такой документ.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению копии трудовой книжки, рекомендуем обратиться к специалисту по персоналу или юридическому отделу вашей организации.