С 2026 года в России действуют обновлённые правила оформления и заверения копий трудовых книжек. Правильное заверение необходимо как для защиты интересов работодателя‚ так и для соблюдения требований законодательства (ст. 62 ТК РФ‚ письмо Роструда от № ПГ/9518‑6‑1‚ Указ Президиума Верховного суда СССР от № 9779‑X). Нарушения могут привести к штрафам‚ а в случае судебных разбирательств – к признанию документов недействительными.
Кому разрешено заверять копию трудовой книжки?
- Руководитель организации (директор‚ генеральный директор‚ председатель правления).
- Ответственный сотрудник – кадровик‚ главный бухгалтер или иной работник‚ уполномоченный в письменной форме.
- Для ИП – любой уполномоченный представитель (например‚ главный бухгалтер)‚ если в ИП нет отдельного кадрового отдела.
- При отсутствии указанных лиц заверять может заместитель руководителя или другой сотрудник‚ на которого возложены соответствующие полномочия (письменно подтверждённые).
Какие копии подлежат заверению?
- Копии всех заполненных страниц трудовой книжки‚ включая первую (сведения о работодателе) и последнюю (запись «Работает по настоящее время»).
- Если в книжке есть вкладыши (например‚ листы о стажировке)‚ их также необходимо копировать и заверять.
- Для электронных копий (PDF) требуется электронная подпись‚ соответствующая требованиям ФЗ «Об электронной подписи»;
Порядок действий при заверении копии
Подготовка копий
- Сделать чистую копию каждой заполненной страницы (черно‑белая или цветная‚ но без искажений).
- Убедиться‚ что все подписи и печати оригинала видны.
- При необходимости добавить страницу‑приложение «Список копий»‚ где указаны номера страниц оригинала.
Оформление заверительной надписи
Заверительная надпись (по ГОСТ Р 7.0.97‑2025) должна располагаться внизу каждой копии (или на последней странице‚ если копий немного) и содержать следующие элементы:
«Копия верна. Заверено «____» ___________ 2026 г. _____________________/ Ф.И.О.‚ должность _____________________/ подпись _____________________/ печать (при наличии)»
Если копия предоставляется в несколько организаций‚ рекомендуется добавить строку «Для использования в …».
Проставление печати
- Для юридических лиц – печать организации (по образцу‚ используемому в бухгалтерском учете).
- Для ИП – печать не обязательна‚ но допускается‚ если ИП имеет её в штате.
- Если копия передаётся в банк‚ ПФР или иное учреждение‚ уточняйте их требования к печати (часто требуется «печать банка»);
Сроки предоставления
Работодатель обязан предоставить заверенную копию в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления сотрудника (ст. 62 ТК РФ).
Образец заверенной копии трудовой книжки (2026 год)
Ниже – типовой шаблон‚ который можно распечатать и заполнить вручную.
-------------------------------------------------------------- КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ № ______ -------------------------------------------------------------- ФИО работника: ___________________________________________ Дата рождения: __________________________________________ СНИЛС: _________________________________________________ Дата начала работы: ______________________________________ Дата окончания работы (если применимо): _________________ Должность‚ на которой работал(а): _________________________ Наименование работодателя: ______________________________ ОКПО/ОКТМО: ____________________________________________ -------------------------------------------------------------- ЗАВЕРЕНИЕ КОПИИ -------------------------------------------------------------- Копия верна. Заверено «____» ___________ 2026 г. _______________________/ Ф.И.О.‚ должность _______________________/ подпись _______________________/ печать (при наличии) --------------------------------------------------------------
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли заверять копию с исправлениями?
Нет. По новому ГОСТ и рекомендациям Роструда копию нельзя заверять‚ если в оригинале есть исправления (зачёрки‚ штампы «исправлено»); В таком случае требуется предоставить оригинал или оформить новую запись.
Нужно ли делать отдельную запись о хранении подлинника?
Да. При передаче копии в стороннюю организацию (банк‚ ПФР) рекомендуется добавить строку: «Подлинник хранится в отделе кадров‚ помещение № …»‚ чтобы избежать вопросов о подлинности.
Как оформить электронную копию?
Для PDF‑версии необходимо:
- Подписать документ квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Вставить в документ текст заверения‚ аналогичный бумажному образцу.
- Сохранить файл в формате PDF/A‑2b (для долгосрочного хранения).
Какие штрафы предусмотрены за отсутствие заверенной копии?
| Субъект | Вид нарушения | Штраф (руб.) |
|---|---|---|
| ООО | Не предоставление заверенной копии в срок | 30 000 – 150 000 |
| ИП | Отказ в выдаче копии без уважительной причины | 10 000 – 50 000 |
| Руководитель | Заверение копии с ошибками/исправлениями | 15 000 – 75 000 |
Практические рекомендации
- Проверяйте полноту копий – отсутствие хотя бы одной заполненной страницы делает заверение недействительным.
- Храните журнал выдачи копий (дата‚ ФИО сотрудника‚ цель выдачи‚ подпись получателя).
- Для банковских операций уточняйте требования к печати и к формату (часто нужен оригинал подписи руководителя).
- Обновляйте копию каждый раз‚ когда в оригинале появляется новая запись.
- Если копия будет использоваться в суде‚ рекомендуется заверить её у нотариуса (это повышает доказательственную силу).
С 2026 года правила заверения копий трудовых книжек стали более строгими‚ но при соблюдении простой последовательности действий (полные копии‚ правильная заверительная надпись‚ подпись и печать) процесс проходит без осложнений. Следуя рекомендациям‚ изложенным в этой статье‚ вы сможете избежать штрафов‚ обеспечить юридическую чистоту документов и сохранить доверие сотрудников.
Дата актуализации: 22 мая 2026 г.