Заверение копий трудовой книжки – процедура, которая кажется простой, но требует соблюдения ряда формальных требований. Правильное оформление позволяет избежать недоразумений с работодателем, банком, ПФР и другими инстанциями, которым может потребоваться подтверждение стажа.

Что требует закон?

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, сотрудник имеет право запросить у работодателя выписку из трудовой книжки или её копию. Однако для получения такого документа необходимо обратиться в письменной форме к работодателю. После получения запроса работодатель обязан подготовить копию и, при необходимости, её заверить.

Какие страницы нужно копировать?

• Все страницы, на которых сделаны записи о трудовом стаже, месте работы, должности и др.
• Копии должны быть чёткими, без пятен и обрывов.

Как правильно заверить копию?

Заверение производится в определённом порядке:

1. Указать дату выдачи.
2. Сделать отметку о месте хранения оригинала (например, «Подлинник находится в ООО «Х» в деле № 123 за 2023 год»).
3. Поставить подпись и расшифровку лица, которое заверяет документ.
4. Указать должность этого лица.
5. Поставить печать организации (если она есть) в месте, обозначенном как Место печати (МП).

Если копия предназначена для представления в банк, ПФР или другую организацию, в тексте заверения необходимо добавить надпись о месте хранения оригинала.

Нюансы оформления

• Подпись не должна захватываться в месте, где ставится печать.
• Если копия содержит много листов, можно оформить её по‑другому: указать дату выдачи и отметку о хранении оригинала.
• Для копий, выдаваемых на личное пользование, заверять их необязательно.
• Если оригинальная трудовая книжка у работодателя отсутствует (например, была утеряна), оформляют копию иначе – указывают «Верно», подпись, дату и должность заверяющего.

Образец заверенной копии

Ниже приведён типовый пример оформления:

ООО «Пример» 
Место хранения оригинала: в деле № 456 за 2022 год 
Копия заверена: 
Подпись: ___________________ 
ФИО: Иванов И.И. 
Должность: Руководитель отдела кадров 
Печать: [печать организации] 

Когда заверять, а когда нет?

В следующих случаях заверение не требуется:

• Если копия предназначена только для личного пользования (например, для личного архива).
• Если копия будет использована в рамках внутренних служебных документов, где требуется лишь подтверждение факта выдачи.

В остальных случаях (кредит, трудоустройство, подача в ПФР и т.д.) заверение обязательно.

Как оформить в 2026 году? – актуальные нововведения

С 2023 года в практике появилось несколько изменений:

1. Для электронных копий (сканерные) можно использовать цифровую подпись вместо обычной, если это предусмотрено внутренними нормативными актами организации.
2. Требуется указывать номер и дату выдачи копии, а также реквизиты оригинального документа (номер дела, год).
3. Если копия содержит более 30 страниц, рекомендуется оформить её в виде выписки с указанием всех страниц, где есть записи.

Пример оформления для банка

Банковский образец заверенной копии:

Копия заверена: «Верно» 
Дата выдачи: 
Место хранения оригинала: в деле № 789 за 2021 год, ООО «Пример» 
Подпись: ___________________ 
ФИО: Петрова П.П. 
Должность: Главный бухгалтер 
Печать: [печать организации] 

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли обойтись без печати? – Да, если в организации нет печати или она не используется для заверения копий.
• Нужна ли подпись с расшифровкой? – Обязательно. Без расшифровки подпись считается недействительной.
• Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян? – Оформляют копию, указывая, что оригинал находится в деле (если есть запись) или указывают, что оригинал утрачен, но копия составлена на основании имеющихся записей.

Заверять копии трудовой книжки нужно в следующих случаях:

1. Копия будет предоставлена в сторонние организации (банк, ПФР, потенциальный работодатель).
2. Требуется подтверждение подлинности документа.
3. Организация требует наличие печати и подписи с расшифровкой.

Если копия предназначена только для личного пользования, заверять её необязательно. Правильное оформление гарантирует, что документ будет принят без вопросов и поможет избежать задержек в оформлении кредитов, трудоустройства или расчётов со стажем.

Для более подробного ознакомления с образцами и актуальными рекомендациями посетите тематический канал @ponomarela, где публикуются курсы по кадровому учёту и обновлениям законодательства.