В 2026 году процедура заверения копий трудовой книжки остаётся важным этапом работы кадровой службы. Правильное оформление позволяет обеспечить юридическую значимость документа, избежать споров при трудоустройстве, переводе или увольнении сотрудника.

Нормативно‑правовая база

Для правильного заверения используются следующиe документы:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, п. 1);
• ГОСТ Р 7.0.8‑2013 «Копии документов. Общие технические требования»;
• Постановления Минтруда и методические рекомендации Федеральной службы по надзору в сфере труда и занятости.

С 1 июля 2018 года в заверении копий обязательна отметка о месте хранения оригинального бланка.

Кто имеет право заверять копию?

Заверять копию может только:

1. Сотрудник отдела кадров (или иной ответственный за ведение кадровых документов);
2. Лицо, уполномоченное руководителем организации на подпись и печать;
3. При наличии нескольких подразделений – уполномоченный представитель соответствующего подразделения.

Перед началом процедуры необходимо убедиться в полномочиях конкретного сотрудника.

Пошаговая инструкция по заверению

Ниже описан стандартный порядок, который применяется в большинстве организаций в 2026 году.

Подготовка документа

• Убедитесь, что копия полностью воспроизводит все страницы оригинала.
• На каждой странице должна быть надпись «Копия верна».
• Проверьте, что в копии указаны все реквизиты: ФИО, должность, подразделение, дата выдачи.

Указание места хранения оригинала

С 2018 года в заверении обязательно указывается, где находится оригинальный документ. Пример формулировки:

Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации).

Постановка подписи и печати

• Подпись ответственного лица.
• Расшифровка подписи.
• Дата заверения (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
• Печать организации, содержащая обязательные реквизиты и надпись «Отдел кадров» (или аналогичную).
• Оттиск печати должен частично заходить на пломбу, если она используется.

Указание количества листов

В конце документа указывается:

Всего прошито, пронумеровано и заверено __ листов.

Пример оформления заверенной копии

Ниже представлен типовый образец заполнения.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие надписи «Копия верна». – без неё документ не считается заверенным.
• Неуказание места хранения оригинала. – обязательный реквизит с .
• Подпись без расшифровки. – расшифровка обязательна для юридической значимости.
• Печать без надписи «Отдел кадров». – хотя закон не требует именно эту надпись, её наличие упрощает проверку.
• Несоответствие количества листов. – в конце документа необходимо указать фактическое количество прошитых листов.

Сроки выдачи заверенной копии

Согласно ч. 1 ст. 71 ТК РФ, работодатель обязан выдать заверенную копию не позднее трёх рабочих дней с момента получения письменного заявления сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли заверить копию в банке? – Да, если банк выступает как работодатель или имеет соответствующее право, но обычно это делает отдел кадров.
2. Нужна ли печать, если оригинал хранится в сейфе? – Печать обязательна, но её реквизиты могут быть указаны в тексте (например, «Отдел кадров ООО …»).
3. Как оформить копию, если оригинал уже утерян? – В таком случае в копии указывается «Оригинал утерян, хранится в архиве/сейфе», а подпись и печать остаются обязательными.
4. Можно ли использовать электронную подпись? – Да, при условии, что электронная подпись соответствует требованиям ФЗ‑63 и документ подписан уполномоченным лицом.

Заверение копии трудовой книжки – это формальная, но важная процедура, требующая соблюдения ряда нормативных требований. Правильное оформление, указание места хранения оригинала, подпись с расшифровкой и печать позволяют избежать юридических проблем и гарантируют признание документа любыми инстанциями.

При следовании описанному алгоритму и использованию приведённого образца, отдел кадров сможет эффективно и без ошибок выполнять свои обязанности по выдаче заверенных копий трудовой книжки.