Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. При необходимости предоставления копии этого документа важно знать, кто имеет право ее заверить и как правильно оформить заверение. В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты заверения копий трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством и требованиями 2026 года.

Кто имеет право заверять копии трудовой книжки

Согласно действующим нормативным актам и сложившейся практике, копии трудовой книжки могут заверять:

1. Руководитель организации — генеральный директор, директор или иное лицо, уполномоченное на подписание документов от имени работодателя.
2. Сотрудник, уполномоченный руководителем — как правило, это специалист отдела кадров или бухгалтерии, на которого возложены обязанности по работе с трудовыми книжками.
3. Другие уполномоченные лица — при наличии соответствующей доверенности или приказа о возложении обязанностей по заверению документов.

Требования к оформлению заверенной копии трудовой книжки в 2026 году

Согласно ГОСТу и нормативным требованиям, на копии трудовой книжки должны быть указаны следующие реквизиты:

• Слово «Верно» или «Копия верна», подтверждает, что представленная копия является точной копией оригинала;
• Наименование должности лица, заверившего копию;
• Фамилия, инициалы (расшифровка подписи);
• Подпись уполномоченного лица;
• Дата заверения (число, месяц, год);
• Печать организации (если она используется в документообороте).

Пример оформления заверенной копии:

Если копия трудовой книжки состоит из нескольких листов, то каждый лист должен быть заверен отдельно.

Особенности заверения копий для работающих сотрудников

Если сотрудник на момент запроса копии продолжает работать в организации, в заверенной копии трудовой книжки делается отметка:

Эта запись вносится на последнем листе копии трудовой книжки.

Что делать, если копия трудовой книжки состоит из нескольких листов

Если копия трудовой книжки включает несколько страниц, то:

• Все листы должны быть пронумерованы;
• Первый и последний листы должны быть прошиты;
• На корешке прошитого блока ставится печать организации;
• Первый и последний листы заверяются подписью уполномоченного лица с указанием должности, ФИО и даты.

Пример записи на последнем листе:

Частые ошибки при заверении копий трудовой книжки

Несмотря на кажущуюся простоту, при заверении копий трудовой книжки часто допускаются ошибки, которые могут привести к отказу в принятии документа:

1. Отсутствие подписи уполномоченного лица;
2. Неполная расшифровка подписи (например, только фамилия без инициалов);
3. Отсутствие даты заверения;
4. Неправильное указание должности;
5. Отсутствие печати (если она предусмотрена в документообороте);
6. Непропечатывание всех листов в многостраничных копиях;
7. Отсутствие отметки «Работает по настоящее время» для действующих сотрудников.

Кто может подписывать копии трудовой книжки при отсутствии директора

Если руководитель организации временно отсутствует (например, в отпуске или на больничном), то копии трудовой книжки могут заверить:

• Заместитель директора, при наличии соответствующих полномочий;
• Главный бухгалтер, если на него возложены обязанности по работе с трудовыми книжками;
• Сотрудник отдела кадров — при наличии приказа или доверенности;
• Иное уполномоченное лицо — при наличии доверенности, подписанной руководителем.

В этом случае на копии должна быть сделана отметка:

Ответственность за неправильное заверение копий

Неправильное заверение копий трудовой книжки может повлечь за собой:

• Отказ в приеме документа банком, ПФР или иной организацией;
• Юридические споры при проверке трудового стажа;
• Административную ответственность для работодателя;
• Проблемы при оформлении пенсии или других социальных выплат.

Заверение копий трудовой книжки, это ответственная процедура, требующая соблюдения определенных правил. Копии должны заверять только уполномоченные лица, а оформление должно соответствовать требованиям ГОСТа и действующему законодательству.

Помните, что:

• Каждый лист копии должен быть заверен;
• Должны быть указаны должность, ФИО, подпись и дата;
• Для работающих сотрудников делается отметка «Работает по настоящее время»;
• Многостраничные копии должны быть прошиты и пронумерованы;
• Неправильно оформленные копии могут быть отклонены.

Следуя этим правилам, вы сможете правильно оформить заверенную копию трудовой книжки и избежать проблем при ее предоставлении в различные организации.

Дата публикации: 22 мая 2026 года