Важно! В 2026 году правила заверения копий трудовых книжек остаются актуальными и регулируются действующим трудовым законодательством. В статье мы рассмотрим все аспекты: от юридических оснований до пошаговых инструкций с образцами.
Что говорит закон о заверении трудовой книжки
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан выдать работнику заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее по письменному заявлению сотрудника в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления.
Ключевые моменты:
- Заверение возможно только по письменному заявлению работника
- Срок выдачи — не позднее 3 рабочих дней
- Копия должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии)
- Электронные трудовые книжки заверяются путем выдачи формы СТД-Р
Как заверить бумажную трудовую книжку: пошаговая инструкция
Получение заявления от работника
Работник пишет заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки. В заявлении указываются:
- ФИО работника
- Должность
- Цель запроса копии
- Дата
Директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от Петрова Петра Петровича‚
менеджера по продажам
Заявление
Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки для предоставления в банк при оформлении ипотечного кредита.
_______________ /Петров П.П./
Подготовка копии
Сотрудник кадровой службы:
- Получает трудовую книжку по служебной записке (при необходимости)
- Копирует каждый лист (включая ьный лист) постранично
- На последней странице копии делает отметку: «Работает по настоящее время»
Формирование заверяющей надписи
На копии проставляются:
- Надпись о месте хранения оригинала: «Подлинник документа находится в ООО ‘Ромашка’ в деле №12 за 2026 год»
- Отметка о заверении: Всего прошито‚ пронумеровано и заверено 15 (пятнадцать) листов.
Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле №12 за 2026 год - Подпись ответственного лица с расшифровкой
- Дата заверения
- Печать организации (если есть) — должна частично захватывать подпись
Важно! Печать должна ставиться так‚ чтобы она частично захватывала подпись лица‚ заверившего копию. Это делает заверение юридически значимым.
Оформление прошивки (при необходимости)
Если копия состоит из нескольких листов‚ их необходимо:
- Прошить нитками
- Пронумеровать страницы
- Указать количество листов в заверяющей надписи
Всего прошито‚ пронумеровано и заверено 23 (двадцать три) листа.
Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле №12 за 2026 год
Заверил:
Специалист отдела кадров _______________ /Иванова А.С./
Как заверить электронную трудовую книжку в 2026 году
С 2020 года в России ведется электронная трудовая книжка. Для ее заверения:
- Работник подает заявление на получение сведений о трудовой деятельности
- Работодатель формирует и направляет форму СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности)
- Сведения можно получить:
- Через личный кабинет на портале Госуслуги
- На бумажном носителе в отделе кадров
Форма СТД-Р содержит:
- Сведения о работнике
- Информацию о трудовой деятельности
- Отметку о дате формирования
- QR-код для проверки подлинности
Образцы заверенных копий трудовой книжки 2026 года
Образец 1: Копия для банка (непрошитая)
ООО «Ромашка»
ьный лист:
[Копируется ьный лист с ФИО‚ датой рождения‚ образованием]
Страница 1:
[Копируется первая страница с записью о приеме на работу]
…
Последняя страница:
Работает по настоящее время
Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле №12 за 2026 год
Заверил:
Специалист отдела кадров _______________ /Иванова А.С./
Печать ООО «Ромашка» (частично на подписи)
Образец 2: Копия для внутреннего пользования (прошитая)
Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле №12 за 2026 год
[Копируются все страницы трудовой книжки]
Заверил:
Начальник отдела кадров _______________ /Петров С.В./
Печать ООО «Ромашка»
Частые ошибки при заверении копий трудовой книжки
- Отсутствие заявления работника — копия не выдается без письменного запроса
- Неполное копирование — пропуск ьного листа или последних записей
- Отсутствие отметки «Работает по настоящее время» на последней странице
- Неправильное оформление заверяющей надписи — отсутствие количества листов или места хранения оригинала
- Отсутствие печати или неправильное ее размещение
- Заверение копии до внесения записи в трудовую книжку — это считается нарушением
- Несоблюдение сроков — более 3 рабочих дней с момента подачи заявления
Внимание! Заверение копии трудовой книжки до момента внесения соответствующей записи и выдачи ее работнику на руки считается предоставлением ложных сведений.
Сколько действует заверенная копия трудовой книжки?
Срок действия заверенной копии трудовой книжки не ограничен законодательством. Однако:
- Для банковских целей обычно требуется копия‚ сделанная не более чем за 30 дней до подачи заявки
- В некоторых организациях могут устанавливать внутренние сроки (например‚ 1 год)
- Рекомендуется при предъявлении копии в сторонние организации уточнять‚ требуется ли ее обновление
Ответственность за неправильное заверение
За нарушение правил заверения трудовой книжки или отказ в выдаче копии предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 рублей
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей
Ответы на часто задаваемые вопросы
Нужно ли заверять каждый лист копии трудовой книжки?
Нет. Достаточно поставить заверяющую надпись на последней странице копии или на прошитых листах. Однако некоторые организации предпочитают заверять каждый лист для дополнительной надежности.
Можно ли заверить копию трудовой книжки через Госуслуги?
Нет. Электронные трудовые книжки заверяются путем выдачи формы СТД-Р через портал Госуслуги или лично в отделе кадров. Бумажные копии заверяются только работодателем.
Можно ли получить копию трудовой книжки без заявления?
Нет. Согласно закону‚ работодатель обязан выдать заверенную копию только по письменному заявлению работника.
Сколько стоит заверение копии трудовой книжки?
Заверение копии трудовой книжки — бесплатная услуга. Работодатель не имеет права взимать плату за выдачу заверенной копии.
Заверение трудовой книжки — это обязанность работодателя‚ которая регулируется трудовым законодательством. В 2026 году правила остаются прежними:
- Работник подает письменное заявление
- Копия должна быть полной и точной
- Заверяющая надпись должна содержать все необходимые реквизиты
- Срок выдачи — не более 3 рабочих дней
- Электронные трудовые книжки заверяются через форму СТД-Р
Соблюдение этих правил позволит избежать спорных ситуаций и обеспечит работнику получение юридически значимого документа.
Информация актуальна на май 2026 года. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обращаться к действующему трудовому законодательству или к квалифицированному юристу.