Трудовая книжка – один из важнейших документов‚ подтверждающих стаж и опыт работы. Иногда требуется предоставить её копию‚ заверенную нотариусом‚ например‚ при оформлении визы‚ получении кредита или подтверждении текущего места работы. В этой статье мы подробно разберём‚ зачем и как заверять первую страницу трудовой книжки‚ какие нормативные акты регулируют процесс и какие типичные ошибки следует избегать.

Содержание

1. Зачем заверять первую страницу трудовой книжки?
2. Нормативно‑правовая база
3. Кто может заверить документ?
4. Пошаговая инструкция
5. Какие документы нужны?
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Зачем заверять первую страницу трудовой книжки?

• Подтверждение текущего трудоустройства. На первой странице указывается «работает в настоящее время»‚ что свидетельствует о том‚ что сотрудник в данный момент находится в штате организации.
• Удостоверение подлинности. Нотариальное заверение подтверждает‚ что копия первой страницы – точная копия оригинала‚ а подпись и печать организации являются действительными.
• Требования государственных и частных органов. При получении виз‚ банковских кредитов‚ государственных субсидий часто требуется официально заверённый документ‚ подтверждающий стаж и статус занятости.

Важно помнить‚ что заверяется именно копия первой страницы‚ а не оригинал. Оригинал остаётся у работника.

Нормативно‑правовая база

Основные документы‚ регулирующие порядок оформления и заверения трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – определяет порядок выдачи‚ ведения и закрытия трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от № 15 «Об утверждении формы трудовой книжки» – описывает структуру первой страницы.
• Федеральный закон № 115‑ФЗ от «Об образовании» (в части подтверждения стажа).
• Гражданский кодекс РФ (ч. 4‚ ст. 180) – правила нотариального удостоверения документов.

Эти акты определяют‚ что копия первой страницы может быть заверена только после того‚ как в ней будет проставлена надпись «работает в настоящее время» и подпись сотрудника отдела кадров.

Кто может заверить первую страницу трудовой книжки?

Заверять копию первой страницы трудовой книжки могут:

• Нотариус – ставит печать‚ подпись и указывает дату заверения.
• Уполномоченный представитель организации (начальник отдела кадров) – в случае‚ когда требуется лишь внутреннее подтверждение (например‚ для внутреннего аудита). Однако в большинстве случаев‚ когда документ нужен внешним организациям‚ требуется нотариальное заверение.

Если документ требуется в официальных государственных структурах‚ предпочтительно использовать нотариальное заверение.

Пошаговая инструкция по заверению первой страницы трудовой книжки

Шаг 1. Подготовка запроса

1. Составьте письменное заявление к руководителю (или в отдел кадров) с просьбой подготовить копию первой страницы трудовой книжки и проставить надпись «работает в настоящее время». Пример заявления:

    Руководителю _______________________
    от _________________________________
    Прошу выдать копию первой страницы трудовой книжки с пометкой «работает в настоящее время» и заверить её у нотариуса.
    

2. Приложите копию паспорта (для удостоверения личности) и‚ при необходимости‚ справку о текущем месте работы.

Шаг 2. Оформление копии

1. Отдел кадров делает копию первой страницы оригинала.
2. Сотрудник отдела кадров вносит запись «работает в настоящее время»‚ ставит печать организации и подписывает документ.
3. Убедитесь‚ что на копии чётко видна подпись‚ печать и дата.

Шаг 3. Нотариальное заверение

1. Обратитесь в любую нотариальную контору. При себе возьмите:
   • Паспорт гражданина.
   • Оригинал трудовой книжки (для сравнения‚ но он не будет копироваться).
   • Копию первой страницы‚ подготовленную отделом кадров.
2. Нотариус проверит соответствие копии оригиналу‚ удостоверит подлинность подписи и печати‚ поставит свою печать‚ подпишет и укажет дату.
3. Получите заверенную копию. На ней будет указано: «Копия первой страницы трудовой книжки‚ удостоверена нотариусом»‚ подпись нотариуса‚ печать и дата.

Шаг 4. Получение готового документа

После заверения вы получаете документ‚ который можно использовать в любых официальных целях. Оригинальная трудовая книжка остаётся у вас.

Перечень необходимых документов

Типичные ошибки и как их избежать

• Не проставлена надпись «работает в настоящее время». Без этой фразы копия может быть отклонена при проверке.
• Отсутствие подписи и печати отдела кадров. Нотариус не может заверить документ без официального подтверждения организации.
• Заверение всех страниц‚ а не только первой. Часто требуется заверить только первую страницу и те листы‚ где указаны нужные сведения. Заверение лишних страниц увеличивает стоимость услуги.
• Подача оригинала вместо копии. Нотариус заверяет копию‚ а оригинал остаётся у работника.
• Неправильный формат копии (скан без подписи). Требуется бумажный вариант с оригинальной подписью и печатью.

Чтобы избежать этих ошибок‚ заранее согласуйте с отделом кадров перечень требуемых страниц и убедитесь‚ что все подписи и печати стоят правильно.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли заверить только часть первой страницы?

Нет. Нотариус заверяет всю первую страницу целиком‚ поскольку в ней находятся основные сведения о работнике (ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ сведения о текущем месте работы).

Вопрос 2: Сколько стоит нотариальное заверение первой страницы?

Стоимость зависит от региона и тарифов конкретного нотариуса‚ но в среднем составляет от 500 до 1500 рублей. При необходимости заверить несколько страниц цена может увеличиваться пропорционально.

Вопрос 3: Нужно ли заверять первую страницу‚ если требуется только выписка из трудовой книжки?

Если выписка делается в отделе кадров и заверяеться печатью организации‚ нотариальное заверение обычно не требуется. Нотариальное заверение необходимо лишь в случае‚ когда документ будет предъявляться в органы‚ требующие официального подтверждения подлинности.

Вопрос 4: Можно ли заверить электронную копию (PDF) первой страницы?

Да‚ но только после того‚ как оригинальная бумажная копия будет заверена нотариусом. Электронный документ может быть подписан электронной подписью нотариуса‚ однако в большинстве случаев запросы от государственных органов требуют бумажной версии.

Вопрос 5: Как быстро можно получить заверенную копию?

В большинстве нотариальных контор процесс занимает от 30 минут до 1 часа‚ если все документы подготовлены правильно.

Заверение первой страницы трудовой книжки – достаточно простой‚ но ответственный процесс. Следуя пошаговой инструкции‚ учитывая нормативные требования и подготавливая все необходимые документы‚ вы сможете получить официально заверенную копию без лишних задержек и ошибок.

Помните‚ что ключевыми моментами являются:

• Наличие надписи «работает в настоящее время»;
• Подпись и печать отдела кадров;
• Нотариальное заверение копии‚ а не оригинала.

Если у вас остались вопросы‚ обратитесь к специалисту отдела кадров или к нотариусу – они помогут уточнить детали и подготовить документ в соответствии с вашими потребностями.