Трудовая книжка — один из самых важных документов работника․ При необходимости предоставить копию трудовой книжки (например‚ в банк‚ в суд‚ в миграционную службу) требуется её официальное заверение․ Наиболее часто заверяется последний лист копии‚ где фиксируются все записи о трудовой деятельности․ В статье подробно рассмотрим‚ какие правила действуют в 2026 году‚ какие документы нужны и как правильно оформить заверение․

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Когда требуется заверять последний лист
3. Требования к оформлению копии трудовой книжки
4. Пошаговая инструкция по заверению последнего листа
5. Образец заверения
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Основные документы‚ регулирующие порядок заверения копий трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 84‑86) – определяет порядок ведения и хранения трудовой книжки․
• Приказ Минтруда России от  № 442н – уточняет правила оформления копий и их заверения․
• Постановление Правительства РФ от  № 123 – вводит обязательную нумерацию листов и опломбирование прошивки․
• Федеральный закон «Об архивном деле» – регламентирует хранение оригиналов и копий документов․

С 2018 года правила несколько изменились: теперь допускается заверять только последний лист копии‚ если это предусмотрено внутренними регламентами организации‚ однако в некоторых случаях (например‚ в государственных учреждениях) требуется заверять каждый лист․

Когда требуется заверять последний лист

Заверение последнего листа копии трудовой книжки необходимо в следующих ситуациях:

• Предоставление копии в банк (для получения кредита‚ ипотеки)․
• Судебные разбирательства‚ где требуется подтверждение трудового стажа․
• Оформление миграционных и визовых документов․
• Запросы государственных органов (пенсионный фонд‚ налоговая служба)․
• Внутренние проверки работодателя (например‚ при переводе сотрудника в другую структуру)․

Требования к оформлению копии трудовой книжки

Нумерация и прошивка

Если копия состоит из нескольких листов‚ необходимо:

1. Нумеровать каждый лист в правом нижнем углу (1‚ 2‚ 3 …)․
2. Сшить листы в одну пачку (обычная швейная нить)․
3. Окончание нити вывести на оборот последнего листа‚ опломбировать (пломба должна быть наклеена так‚ чтобы её часть закрывала оттиск подписи)․

Надписи «Верно» / «Копия верна»

На каждом листе (или хотя бы на последнем) должна стоять надпись:

Верно․ Копия верна․

Эта надпись подтверждает‚ что копия полностью соответствует оригиналу․

Запись «Работает по настоящее время»

После последней записи о трудовом стаже (обычно в разделе «Дата начала – Дата окончания») необходимо добавить фразу:

Работает по настоящее время․

Эта запись указывает‚ что сотрудник продолжает работать в организации на момент выдачи копии․

Подпись и печать уполномоченного лица

На обороте последнего листа (под надписью «Верно») указываются:

• ФИО уполномоченного лица (руководитель организации или сотрудник‚ имеющий право заверять копии)․
• Должность․
• Личная подпись․
• Расшифровка подписи․
• Дата заверения (полный день‚ месяц‚ год)․
• Печать организации (при наличии)․

Важно‚ чтобы часть оттиска подписи заходила на пломбу – это подтверждает целостность прошивки․

Пошаговая инструкция по заверению последнего листа

1. Подготовка копии
   • Сделайте фотокопию (или скан) всех листов трудовой книжки․
   • Проверьте‚ что копия полностью соответствует оригиналу (нет пропусков‚ искажения)․
2. Нумерация
   • Нумеруйте листы в правом нижнем углу‚ начиная с «1»․ Если копия уже имеет нумерацию‚ проверьте её корректность․
3. Сшивание и опломбирование
   • Сшейте листы обычной швейной нитью (2‑3 см отступа от края)․
   • Выведите концы нити на оборот последнего листа․
   • Наклейте пломбу так‚ чтобы она перекрывала часть оттиска подписи․
4. Запись «Верно․ Копия верна»
   • На каждый лист (или хотя бы на последний) подпишите черной ручкой: Верно․ Копия верна․
5. Запись «Работает по настоящее время»
   • Под последней записью о трудовом стаже (обычно в разделе «Дата начала – Дата окончания») напишите: Работает по настоящее время․
6. Подпись и печать
   • Под надписью «Верно» внизу последнего листа укажите:
     • ФИО уполномоченного лица;
     • Должность;
     • Подпись;
     • Расшифровку подписи;
     • Дата (например‚ «»);
     • Печать организации․
   • Убедитесь‚ что часть подписи перекрыта пломбой․
7. Выдача копии
   • Передайте заверенную копию сотруднику только после получения его письменного заявления (по форме‚ установленной в организации)․

Образец заверения последнего листа

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие нумерации листов․ Без нумерации невозможно доказать‚ что копия полная․ Нумеруйте сразу после печати․
• Неправильное расположение пломбы․ Пломба должна закрывать часть подписи‚ иначе заверение считается недействительным․
• Отсутствие надписи «Работает по настоящее время»․ Банки и пенсионный фонд часто требуют именно эту фразу․
• Заверение без письменного заявления работника․ По закону копию трудовой книжки можно выдать только по заявлению сотрудника․
• Использование исправлений в копии․ Любые исправления (корректировки‚ зачеркивания) делают документ недействительным․
• Отсутствие подписи и печати․ Без подписи уполномоченного лица и печати заверение считается недействительным․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заверить только один лист‚ если копия состоит из нескольких страниц?

Да‚ если в организации принято заверять только последний лист․ При этом все остальные листы должны быть пронумерованы‚ сшиты и опломбированы․ В некоторых государственных учреждениях требуется заверять каждый лист – уточняйте в конкретном случае․

Нужно ли ставить надпись «Копия верна» на каждом листе?

Не обязательно‚ но рекомендуется‚ чтобы при проверке не возникало сомнений․ Минимум – на последнем листе․

Что делать‚ если в трудовой книжке есть исправления?

Исправления в трудовой книжке допускаются только в случае официального исправления записи (через заявление работника и согласие работодателя)․ При копировании такие исправления необходимо отразить точно‚ но заверять копию с исправлениями нельзя – в таком случае следует оформить новую запись без ошибок․

Как оформить заверение электронных трудовых книжек?

Электронные трудовые книжки (ЭТК) заверяются в системе «Госуслуги» через электронную подпись уполномоченного лица․ При печати на бумаге рекомендуется добавить те же реквизиты (подпись‚ печать‚ дата) для подтверждения соответствия․

Сколько стоит заверение копии трудовой книжки?

Заверение копии трудовой книжки – бесплатная процедура для работника‚ если она производится в рамках трудовых отношений․ При обращении в нотариальную контору стоимость может составлять от 500 до 1500 рублей․

Заверение последнего листа копии трудовой книжки – процесс‚ который требует внимательности к деталям: правильной нумерации‚ надписей‚ подписи‚ печати и опломбирования․ Соблюдение требований законодательства и внутренних регламентов организации гарантирует‚ что копия будет признана действительной в любых государственных и частных инстанциях․

Помните‚ что без письменного заявления сотрудника копию трудовой книжки получить нельзя‚ а любые исправления в документе делают его недействительным․ При правильном оформлении вы избежите лишних вопросов со стороны проверяющих органов и ускорите процесс получения необходимых справок․

Дата публикации: