Заверение последней страницы копии трудовой книжки – важный формальный акт, который подтверждает подлинность и актуальность сведений о сотрудником․ Правильное оформление позволяет избежать споров с инспекцией труда, банками и другими контролирующими органами․
Что именно нужно заверять?
По нормам Трудового кодекса РФ и рекомендациям Министерства труда, в копию трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время․ Эта запись размещается на последнем листе (или на оборотной стороне последней страницы) и должна содержать:
- Номер записи (обычно «Заверено № …»);
- Текст «Работает по настоящее время»;
- Дата заверения (день, месяц, год);
- Подпись уполномоченного лица (руководителя, HR‑менеджера) и её расшифровку․
Если копия состоит из нескольких листов, все они должны быть пронумерованы, сшиты и опломбированы․ На последнем листе размещается заверяющая отметка․
Как правильно оформить последнюю страницу?
Требования к оформлению
- Шрифт и размер – обычно используют шрифт Times New Roman или Arial, размер 12–14 pt․
- Отступы – отступ от левого края не менее 2 см, от верхнего – 2 см․
- Нумерация страниц – каждая страница должна быть пронумерована внизу․
- Опломбирование – на обложке и на последнем листе ставятся опломбы (печать организации, дата)․
Пример текста заверения
Заверено № 15 Работает по настоящее время «__» __________ 2026 г․ _______________________ / _______________ (подпись) (расшифровка)
В примере:
- Заверено № 15 – номер записи;
- Работает по настоящее время – формулировка, подтверждающая текущую занятость;
- Дата указана в формате «дд месяц гггг»;
- Подпись и расшифровка – обязательные элементы․
Частые ошибки при заверении
- Отсутствие даты – без даты запись считается недействительной․
- Неправильный номер – номер должен соответствовать общей нумерации записей в книге․
- Подпись без расшифровки – в официальных документах требуется указание ФИО полностью․
- Размещение на не последней странице – заверяющая отметка должна находиться именно на последней странице (или на оборотной стороне последней листа)․
- Отсутствие опломбов – опломбы подтверждают целостность документа․
Пошаговая инструкция для HR‑специалистов
- Подготовка копии – скопировать оригинальную трудовую книжку полностью, включив все страницы и обороты․
- Проверка нумерации – убедиться, что все листы пронумерованы последовательно․
- Сшивание и опломбирование – собрать копию в единый документ, закрепить опломбами․
- Внесение записи – на последнем листе добавить номер записи, формулировку «Работает по настоящее время», дату и подпись․
- Контроль соответствия – сверяться с образцом заверения, убедиться, что все элементы присутствуют․
- Вручение сотруднику – передать готовую копию работнику под личную подпись, оформить акт приёма‑передачи․
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли заверять каждую страницу? – Нет, заверять необходимо только последнюю страницу (или последний лист)․ Однако некоторые организации практикуют заверение каждой страницы – это допускается, но не обязательно․
- Можно ли использовать электронную подпись? – Да, если в организации допускается электронная подпись, но в таком случае её образец должен соответствовать требованиям ФЗ‑152․
- Сколько времени действительна заверенная копия? – По практике, заверенная копия считается действительной в течение одного месяца с даты её выдачи, после чего её можно обновить․
- Что делать, если в книжке нет места для новой записи? – В таком случае на последнем листе добавляют новый лист, который пронумеровывается и оформляется так же, как остальные․
Правильно заверенная последняя страница трудовой книжки – это не просто формальность, а гарантия того, что сведения о работе сотрудника актуальны и подтверждены официально․ Соблюдая перечисленные требования, вы избавите свою организацию от возможных рисков и ускорите процесс оформления документа․
Помните, что каждый документ должен быть оформлен в соответствии с действующим законодательством и внутренними нормами компании․ При возникновении сомнений рекомендуется обратиться к юристу или специалисту по персоналу․
Автор статьи: HR‑консультант, 2026 год․