Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. Её оформление, ведение и заверение регулируются Трудовым кодексом РФ, нормативными актами Минтруда и внутренними положениями организации. В статье подробно рассмотрим, кто именно отвечает за заверение трудовых книжек, какие документы необходимы и как правильно оформить процедуру.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 65.1) – определяет обязательность ведения трудовых книжек и порядок их оформления.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности».
• Письма Минтруда России (например, письмо от № 14-2/В-123) – разъясняют вопросы электронного и бумажного учёта.
• Внутренние локальные акты организации (Положение о ведении трудовых книжек, Инструкция по кадрам).

Кто имеет право заверять трудовую книжку?

Согласно действующему законодательству, заверение (подтверждение подлинности) трудовой книжки осуществляется уполномоченным должностным лицом организации, которое:

1. Имеет право подписи кадровых документов (обычно это руководитель кадровой службы или его заместитель).
2. Наделён соответствующей должностной инструкцией или приказом руководителя организации.
3. Прошёл обучение по вопросам ведения трудовых книжек (при наличии такого требования в локальных актах).

На практике чаще всего заверение выполняют следующие специалисты:

• Руководитель отдела кадров (HR‑менеджер) – основное лицо, ответственное за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек.
• Заместитель руководителя по кадрам – в отсутствие главного HR‑специалиста.
• Главный бухгалтер – в некоторых организациях, где кадровые функции переплетаются с бухгалтерией, он может ставить подпись в графе «Подпись работодателя» при выдаче дубликата или при внесении изменений.
• Директор организации – в небольших фирмах, где нет отдельного кадрового отдела, директор лично заверяет трудовые книжки.

Важно: заверение не может быть выполнено посторонним лицом (например, внешним аудитором) без соответствующего доверенного поручения и приказа руководителя.

Какие действия считаются заверением?

Под заверением понимают:

• Ставку подписи уполномоченного лица в графе «Подпись работодателя» (или «Подпись уполномоченного лица») при:
• Первичном оформлении трудовой книжки при приёме на работу;
• Внесении записей о переводе, повышении, увольнении;
• Выдаче дубликата трудовой книжки;
• Внесении изменений в уже существующие записи (например, исправление ошибки).
• Проставление печати организации (если она предусмотрена внутренними нормативными актами). Печать ставится рядом с подписью и подтверждает официальность документа.
• Заполнение и подписание сопроводительных документов (заявление о приёме, приказ о приёме/увольнении, лист движения трудовых книжек).

Порядок заверения трудовой книжки

1. Подготовка документа – кадровик проверяет корректность всех реквизитов (ФИО, дата рождения, серия и номер книжки, данные о предыдущем месте работы).
2. Внесение записи – в соответствующий раздел трудовой книжки делается запись о событии (приём, перевод, увольнение и т.д.) с указанием даты, номера и названия документа‑основания (приказ, соглашение).
3. Подпись уполномоченного лица – ставится подпись и расшифровка (ФИО, должность).
4. Печать организации – при наличии требования ставится печать.
5. Регистрация в книге учёта движения трудовых книжек – запись о выдаче/приёме книжки вносится в специальный журнал (бумажный или электронный).
6. Хранение – трудовая книжка помещается в личную карточку сотрудника или в сейф отдела кадров согласно внутренним правилам.

Особенности электронных трудовых книжек

С 2021 года в России допускается ведение трудовых книжек в электронном виде через систему «Социальный фонд России» (ранее ПФР). В этом случае:

• Подпись уполномоченного лица заменяется электронной подписью (ЭП) руководителя кадровой службы или иного уполномоченного сотрудника.
• Печать организации не требуется, так как ЭП обеспечивает юридическую значимость документа.
• Все действия фиксируются в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» и в системе СФР.

Тем не менее, если работник предпочитает бумажный вариант, организация обязана предоставить ему дубликат на бумажном бланке, который заверяется по обычной процедуре (подпись + печать).

Ответственность за неправильное заверение

Нарушение порядка оформления и заверения трудовых книжек может повлечь:

• Административную ответственность организации (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ – от 30 000 до 50 000 руб. за каждое нарушение).
• Дисквалификацию должностных лиц, ответственных за кадровое делопроизводство.
• Трудовые споры с работниками (например, невозможность подтвердить стаж при назначении пенсии).
• Репутационные риски и сложности при прохождении государственных проверок.

Поэтому важно чётко прописать в локальных актах:

1. Кто именно имеет право подписи;
2. Какие документы являются основанием для внесения записи;
3. Как фиксируется заверение (подпись, печать, ЭП);
4. Порядок хранения и учёта трудовых книжек.

Итак, заверение трудовых книжек в организации осуществляется уполномоченным должностным лицом, обычно это руководитель отдела кадров или его заместитель, а в небольших компаниях – непосредственно директор; Процедура включает внесение записи, подпись (или электронную подпись), печать (при бумажном варианте) и регистрацию в книге учёта. Соблюдение установленного порядка гарантирует юридическую значимость документа и защищает как права работника, так и интересы работодателя.

Для минимизации рисков рекомендуется:

• Регулярно обновлять внутренние инструкции по работе с трудовыми книжками;
• Проводить обучение сотрудников кадровой службы;
• Вести журнал учёта движения трудовых книжек и контролировать его заполнение;
• При переходе на электронный формат обеспечить наличие квалифицированной электронной подписи у ответственных лиц.

---

Статья актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ.