Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Её правильное заверение критически важно для защиты трудовых прав, назначения пенсии и при трудоустройстве. В этой статье подробно разберем, как и кем заверивается трудовая книжка в настоящее время, приведем актуальный образец записи и ответим на частые вопросы.

—

Что такое заверение трудовой книжки?

Заверение трудовой книжки — это процесс официального подтверждения подлинности записей о трудовой деятельности, сделанных в ней работодателем. Оно осуществляется путем:

• Поставки подписи уполномоченного лица (директора, руководителя, главного бухгалтера).
• Поставки печати организации (или штампа).

Важно! С 2021 года (с изменениями в Трудовом кодексе РФ) печать не является обязательным требованием для заверения записей. Однако на практике многие организации и государственные органы (например, ПФР) до сих пор могут требовать её наличие. Поэтому чаще всего применяется комбинированный вариант: подпись + печать.

—

Кто имеет право заверять трудовую книжку?

Заверяет запись не любой сотрудник, а конкретное уполномоченное лицо. Это может быть:

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор).
2. Лицо, уполномоченное приказом (распоряжением) руководителя. Чаще всего это:
   • Главный бухгалтер.
   • Начальник отдела кадров (HR-менеджер).
   • Секретарь, если на него оформлено такое полномочие.

Ключевой момент: Уполномочие должно быть оформлено в письменном виде (приказом) и находиться в деле организации. Подпись такого лица считается юридически значимой.

—

Порядок действий: как заверить запись (пошаговая инструкция)

Шаг 1: Правильное оформление записи

Запись в трудовой книжке делается на основании изданного приказа о приеме на работу, переводе, увольнении и должна содержать:

• Дату записи.
• ФИО работника (полностью, как в паспорте).
• Суть события (принят на работу, уволен по соглашению сторон и т.д.).
• Номер и дату изданного приказа.
• Подпись уполномоченного лица.
• Печать организации (рекомендуется, но не всегда обязательна).

Шаг 2: Постановка подписи

Подпись ставится разборчиво, с расшифровкой (ФИО полностью). Желательно, чтобы подпись была собственноручной.

Шаг 3: Постановка печати (если требуется)

Печать ставится рядом с подписью. Она должна быть читаемой и содержать полное наименование организации (как в учредительных документах).

Шаг 4: Проверка

Работник должен лично проверить правильность и полноту записи, а также наличие подписи и печати. Ошибки необходимо исправлять по правилам (зачеркиванием одной чертой с сохранением прежней записи, с последующей подписью и печатью).

—

Актуальный образец записи о приеме на работу с заверением (2024)

Приведем пример корректной записи, соответствующей современным требованиям.

Пояснения к образцу:

• Запись пронумерована (обычно вручную в левом верхнем углу).
• Указана дата события и дата записи (они могут совпадать).
• Есть ссылка на приказ с его номером и датой.
• Указана конкретная должность.
• Подпись поставлена с расшифровкой (ФИО полностью).
• Приведена печать (если организация её использует для кадровых документов).
• Дата проставлена после подписи и печати.

—

Частые вопросы и ошибки

❓ Нужна ли печать при увольнении?

По закону — нет. Но если в записи о приеме была печать, для единообразия её обычно ставят и при увольнении. Лучше уточнить в отделе кадров своей организации.

❓ Может ли заверять запись главный бухгалтер?

Да, если на него оформлено соответствующее письменное уполномочие приказом руководителя. Без такого приказа его подпись может быть признана недействительной.

❓ Что делать, если в записи ошибка (например, в дате)?

Ошибку не зачеркивают и не пишут поверх. Делается новая, правильная запись с ссылкой на исправляемую (например: «Исправлять нечего. Запись № 1 считать недействительной. Запись № 2: Принят на работу…»). Обе записи заверяются подписью и печатью.

❓ Кто заверяет трудовую книжку у индивидуального предпринимателя (ИП)?

ИП заверяет запись собственноручной подписью. Печать для ИП не обязательна, но если она есть (с его ФИО и ОГРНИП), её можно поставить.

—

Главное правило заверения трудовой книжки на сегодняшний день — это четкая подпись уполномоченного лица, сделанная на основании приказа. Печать является желательным, но не абсолютно обязательным атрибутом. Всегда уточняйте внутренние правила своей организации, так как некоторые компании могут иметь собственные строгие регламенты по кадровому делопроизводству.

Помните: Ваша трудовая книжка, это ваш главный трудовой актив. Контролируйте правильность и полноту всех вносимых в неё записей и их своевременное заверение.

Статья подготовлена на основе действующего Трудового кодекса РФ и практики применения. Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуем обратиться в отдел кадров вашей организации или к юристу по трудовым вопросам;