Заверение трудовой книжки (или её копии) часто требуется бывшему сотруднику при устройстве на новую работу, получении пособий, оформлении кредита или в других официальных целях. Ниже подробно описан порядок действий, нормативная база, необходимые документы и образцы оформления.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (обязанность работодателя вести и хранить трудовую книжку), ст. 84.1 (выдача копии по заявлению работника).
• Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовой книжке» – регламентирует форму, ведение и выдачу книжек.
• Приказ Минтруда России № 123н от (с изменениями на 2026 г.) – утверждает образец заверенной копии трудовой книжки и порядок её оформления.
• Постановление Правительства РФ № 1155 от – определяет порядок выдачи справки СТД‑Р (выписка из электронной трудовой книжки).

Все указанные нормативные акты действуют на .

Когда требуется заверенная копия трудовой книжки бывшему работнику?

1. Устройство на новую работу (особенно в государственные органы, крупные компании, где требуется подтверждение стажа).
2. Получение государственных пособий и выплат (пенсия, пособие по безработице, материнский капитал и др.).
3. Оформление кредита, ипотеки или залога.
4. Подача документов в миграционную службу, посольство или консульство.
5. Судебные разбирательства (например, споры о выплате заработной платы).

Важно: заверять нужно только копию (бумажную или электронную). Оригинал трудовой книжки остаётся у работодателя до момента её выдачи при увольнении.

Какие документы нужны для заверения?

• Заявление бывшего сотрудника на выдачу заверенной копии трудовой книжки (в свободной форме, но с указанием ФИО, даты рождения, периода работы, цели выдачи и подписи).
• Оригинал трудовой книжки (или электронная трудовая книжка в системе ПФР/Госуслуг).
• Печать организации (если она имеется).
• Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров, директор или иное лицо, уполномоченное приказом руководителя).

Если у бывшего работника уже есть копия трудовой книжки, но она не заверена, работодатель может заверить её по представленному документу.

Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки

1. Получить заявление от бывшего сотрудника. Заявление должно быть написано от руки или напечатано, подписано и датировано.
2. Сделать копию трудовой книжки:
   • Для бумажной книжки – качественная ксерокопия или сканирование всех листов (включая ьный лист и страницы с записями о работе).
   • Для электронной трудовой книжки – выписка СТД‑Р, полученная через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно из системы ПФР.
3. Подготовить заверенную надпись на каждой странице копии (или на первом листе, если копия небольшая). Образец надписи:

Верно
Должность: ______________________
ФИО ответственного: ______________________
Подпись: ______________________
«___» __________ 2026 г.

Пример оформления:

Верно
Должность: ведущий специалист отдела кадров
ФИО ответственного: Иванова Анна Сергеевна
Подпись: ______________________
«15» мая 2026 г.

5. Поставить подпись и расшифровку уполномоченного лица. Подпись должна быть собственноручной, а расшифровка – ФИО полностью.
6. Поставить печать организации (если она используется). Печать ставится рядом с подписью или внизу страницы.
7. Прошить копию (если документ состоит из нескольких листов) и проставить номер страниц, чтобы избежать подмены листов.
8. Выдать документ бывшему сотруднику под расписку в журнале выдачи копий трудовой книжки (или в электронном журнале, если ведётся кадровый учёт в информационной системе).

Особенности заверения электронной трудовой книжки (СТД‑Р)

С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Выдача копии ЭТК бывшему работнику оформляется справкой forms СТД‑Р.

• Срок выдачи – не позднее трёх рабочих дней после получения письменного заявления сотрудника (ст. 84.1 ТК РФ).
• Содержание СТД‑Р – включает сведения о всех периодах работы, должностях, переводах, наградах и т.д., заверяется электронной подписью уполномоченного лица и печатью организации (если предусмотрено внутренними нормативными актами).
• Варианты получения:
  1. Через личный кабинет на портале «Госуслуги» (запрос выписки СТД‑Р).
  2. Запрос в кадровую службу бывшего работодателя (они формируют СТД‑Р и направляют её сотруднику).
• Заверение бумажной копии СТД‑Р – если требуется бумажный вариант, делается ксерокопия выписки СТД‑Р и заверяется по той же схеме, что и обычная трудовая книжка (надпись «Верно», должность, ФИО, подпись, дата, печать).

Образец заявления на выдачу заверенной копии трудовой книжки

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, родившийся года,
проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5,
работавший в ООО «Альфа» с по в должности
инженера-конструктора,

прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (или справку СТД‑Р)
для предоставления в Пенсионный фонд РФ при оформлении трудовой пенсии.

Подпись: ______________________

Заявление можно подать лично в кадровый отдел, направить почтой с уведомлением о вручении или отправить в электронном виде с электронной подписью (если работодатель принимает такие документы).

Частые ошибки при заверении и как их избежать

• Отсутствие заявления – без письменного запроса выдача копии незаконна; Всегда требуйте заявление.
• Незаверенная копия – если на копии нет надписи «Верно», подписи, даты и печати, документ не имеет юридической силы.
• Неполная копия – пропущены листы с записями о работе или ьный лист. Проверяйте, что все страницы скопированы.
• Неправильное указание должности – должность должна соответствовать той, что указана в приказе о назначении на должность, ответственной за кадровое делопроизводство.
• Отсутствие печати – если организация использует печать, её отсутствие может вызвать сомнения в подлинности документа.
• Просрочка выдачи – нарушение трёхдневного срока для СТД‑Р может привести к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Для минимизации рисков рекомендуется завести внутренний регламент по выдаче заверенных копий трудовой книжки и ознакомить с ним всех сотрудников кадровой службы.

Что делать, если у бывшего работника потеряна оригинальная трудовая книжка?

1. Сотрудник должен обратиться в последний место работы (где он был уволен) с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.
2. Работодатель, у которого хранится оригинал, выдаёт дубликат по форме, утверждённой Приказом Минтруда России № 123н.
3. Дубликат заверяется так же, как и обычная копия: надпись «Верно», должность, ФИО, подпись, дата, печать.
4. Если организация ликвидирована, дубликат можно получить в архиве организации или в территориальном органе Пенсионного фонда РФ, где хранятся копий трудовых книжек ликвидированных организаций.

После получения дубликата сотрудник может запросить его заверенную копию для подачи в нужные инстанции.

Заверение трудовой книжки бывшему работнику – процедура, регламентированная трудовым законодательством и требующая строгого соблюдения формальностей. Ключевые моменты:

• Получить письменное заявление от бывшего сотрудника.
• Сделать точную копию (бумажную или электронную СТД‑Р).
• Оформить заверенную надпись «Верно» с указанием должности, ФИО, подписи и даты.
• Поставить печать организации (если она используется).
• Выдать документ под расписку и соблюсти сроки выдачи (не более трёх рабочих дней для СТД‑Р).

Следуя данному алгоритму, вы обеспечите законность выдачи документа, избежите возможных споров и штрафов, а бывший сотрудник получит надёжно заверенный документ для любых официальных целей.

Статья актуальна на . При изменении нормативных актов рекомендуется сверяться с последними версиями ТК РФ, Приказа Минтруда России и других источников.