Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В зависимости от ситуации (приём на работу, увольнение, запрос копии, переход на электронный формат) заверение осуществляется в разных местах и разными способами. Ниже подробно рассмотрены все варианты, актуальные на 11:33:51.
Заверение оригинала трудовой книжки
Оригинал трудовой книжки заверяется непосредственно у работодателя в момент:
- Приёма на работу – кадровая служба заполняет первую запись, ставит подпись ответственного лица и печать организации.
- Увольнения – при выдаче трудовой книжки ставится подпись работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек), печать организации и подпись самого работника.
Эти требования закреплены в статье 62 ТК РФ и в разделах КонсультантПлюс (IV. Выдача трудовой книжки при увольнении, VII. Выдача трудовой книжки работнику).
Заверение копии трудовой книжки
Копия трудовой книжки может потребоваться для подачи в различные органы (ПФР/СФР, МФЦ, банки, суды и т.д.). Закон допускает два основных способа заверения:
Заверение у работодателя
Согласно п. 1 ст. 62 ТК РФ, сотрудник имеет право запросить у работодателя заверенную копию трудовой книжки. Обычно заверение производится:
- в отделе кадров или у специалиста, ответственного за ведение трудовых книжек;
- подписью этого лица и печатью организации (при наличии печати);
- в нижней части листа копии ставится оттиск печати, а рядом указывается «Копия верна» с датой и подписью.
Пример оформления (образец 2026 года):
Копия верна
Подпись ______________________
Печать организации
Дата __.__.2026
Нотариальное заверение
Если работодатель отказал в выдаче заверенной копии или требуется копия для использования вне рамок трудовых отношений (например, для подачи в суд), копию можно заверить нотариально. Нотариус проверяет подлинность оригинала и ставит свою печать и подпись.
Указание места хранения оригинала
На копии, заверенной работодателем, обязательно указывается, где хранится оригинал трудовой книжки (наименование организации, её адрес, номер отдела кадров). Это требование следует из пункта о «указании места, где хранится оригинал, с которого сделали копию».
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России действует электронный формат трудовой книжки. Заверение ЭТК осуществляется иначе:
- Оформление и получение – через личный кабинет на портале Госуслуг или в Социальном фонде России (СФР) (с 2023 года СФР заменил ПФР и ФСС).
- Просмотр сведений – доступны в личном кабинете Госуслуг и СФР.
- Заверение выписки – выписка из ЭТК заверяется усиленной электронной подписью (УЭП) работодателя или органа, выдавшего выписку (СФР, МФЦ).
Пример: сотрудник заходит в личный кабинет Госуслуг, выбирает раздел «Электронная трудовая книжка», формирует выписку за нужный период и получает документ с УЭП, которая имеет ту же юридическую силу, что и подпись с печатью на бумажном варианте.
Где хранится оригинал трудовой книжки?
Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя, обычно в отделе кадров или в архиве организации. При переходе сотрудника на другую работу оригинал передаётся новому работодателю вместе с сопроводительным письмом. Если организация ликвидируется, оригинал передаётся в архив организации‑правопреемника или в государственный архив по месту нахождения ликвидируемого предприятия.
На копии, заверенной работодателем, в обязательном порядке делается запись вида:
Оригинал хранится: ООО «Ромашка», отдел кадров, г. Москва, ул. Ленина, д. 10.
Практические рекомендации
- При приёме на работу проверяйте, что в трудовой книжке есть запись о приёме, подпись ответственного лица и печать работодателя.
- При увольнении требуйте выдачу трудовой книжки с подписью работодателя, печатью и вашей подписью.
- Если нужна копия – сначала обратитесь к своему работодателю (отдел кадров). Если отказ – обратитесь к нотариусу.
- Для электронного формата – зарегистрируйтесь на Госуслугах, привяжите СНИЛС, получайте выписки с УЭП в любое время.
- Храните оригинал в безопасном месте (например, в личном сейфе у работодателя) и не передавайте посторонним лицам без надлежащего оформления.
Заверение трудовой книжки зависит от её формы и цели использования:
- Оригинал – заверяется работодателем при приёме и увольнении (подпись + печать).
- Копия – может быть заверена у работодателя (подпись + печать + указание места хранения оригинала) либо нотариально.
- Электронная трудовая книжка – оформляется и подтверждается через Госуслуги или СФР, выписка заверяется усиленной электронной подписью.
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую значимость документа и защищает права работника при подтверждении трудового стажа и получении социальных выплат.