Трудовая книжка – это важный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Вопрос о том, кто именно имеет право заверять её записи и копии, часто вызывает недоразумения как у работодателей, так и у самих сотрудников. В этой статье мы разберём актуальные правила, кто может заверять трудовые книжки в 2026 году, как правильно оформить заверение, а также какие ошибки стоит избегать.
Что такое заверение трудовой книжки?
Заверение – это официальное подтверждение достоверности записей в трудовой книжке. Оно выполняется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и законодательством РФ. Заверение может быть:
- на оригинальной бумажной трудовой книжке;
- на копии (электронной или бумажной) трудовой книжки.
Кто имеет право заверять?
В 2026 году правила остаются прежними:
- Работодатель – основной орган, который хранит оригинал трудовой книжки и имеет право заверять её записи.
- Кадровый сотрудник (кадровик) – лицо, ответственно за ведение трудовых книжек. Если кадровик отсутствует, заверение может выполнить другой сотрудник, на которого возложены соответствующие обязанности.
- Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек – в случае, если в компании нет отдельного кадровика, это может быть руководитель подразделения или другой уполномоченный сотрудник.
Важно: заверить копию трудовой книжки может только работодатель или лицо, уполномоченное работодателем. Нотариальное заверение копии не требуется и не допускается.
Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году?
Ниже приведён пошаговый образец оформления заверения копии трудовой книжки, актуальный на 2026 год.
- Сделайте копию трудовой книжки (электронную или бумажную).
- На копии напишите надпись: «Верно» (или «Подтверждаю»).
- Укажите должность лица, заверяющего: «Менеджер по персоналу», «Кадровый специалист» и т.д.
- Подпишите копию и расшифруйте подпись (полностью, с ФИО).
- Укажите дату заверения в формате «день месяц год».
- При необходимости приложите печать работодателя.
Пример оформления:
Верно
Менеджер по персоналу
Иванов Иван Иванович
Печать работодателя
Особенности заверения копии электронной трудовой книжки (СТД‑Р)
Копия электронной трудовой книжки – это форма СТД‑Р. Работодатель выдает её в двух случаях:
- при предоставлении копии сотруднику для банковского кредита, ипотечного займа;
- при оформлении документов в государственных органах, где требуется подтверждение трудового стажа.
При выдаче копии СТД‑Р работодатель обязан:
- проверить актуальность данных в оригинальной трудовой книжке;
- заверить копию в соответствии с ГОСТом;
- указать дату и подпись уполномоченного лица.
Как оформить заявление сотрудника на получение заверенной копии?
Сотрудник должен подать письменное заявление, в котором указывает:
- полное имя и должность;
- цель получения копии (например, открытие банковского счета);
- требуемую дату выдачи.
После получения заявления работодатель оформляет копию и заверяет её, как описано выше.
Частые ошибки при заверении копии трудовой книжки
- Отсутствие письменного заявления сотрудника;
- Неправильная дата (используется дата выдачи, а не дата заверения);
- Отсутствие подписи уполномоченного лица;
- Неправильное указание должности заверяющего;
- Неиспользование печати работодателя, если это требуется в конкретной ситуации.
Пример образца заверения в 2025 году (для сравнения)
В 2025 году образец выглядел так:
Верно
Кадровый специалист
Петров Петр Петрович
Печать работодателя
Сравните с 2026 году: формат остался прежним, но теперь в требованиях к оформлению более строго соблюдается ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Ключевые моменты, которые стоит помнить:
- Только работодатель или его уполномоченное лицо может заверять трудовые книжки;
- Заверение должно быть выполнено в соответствии с ГОСТом и законодательством РФ;
- При оформлении копии обязательно указывайте должность, подпись, дату и при необходимости печать;
- Всегда храните оригинал трудовой книжки в безопасном месте работодателя;
- Избегайте ошибок, связанных с датой, подписью и отсутствием письменного заявления.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете без проблем оформить заверенные копии трудовых книжек и избежать конфликтов с государственными органами и финансовыми институтами.