Дата публикации: 22 мая 2026 года

Что изменилось в 2026 году?

С 1 января 2023 года вступили в силу новые бланки трудовых книжек и вкладышей, утверждённые приказом Минфина России от 11 апреля 2022 года № 55н.
Эти изменения сохраняют актуальность и в 2026 году, после того как Гознак выпустил обновлённые бланки.

Основные нововведения:

• Электронные трудовые книжки: Работодатели обязаны предоставлять заверенные копии как бумажных, так и электронных трудовых книжек;
• Отметка «Работает по настоящее время»: Обязательная отметка на последней странице копии;
• Электронная подпись: Копии, полученные через Госуслуги, заверяются электронной подписью.

Кто имеет право заверить трудовую книжку?

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ и письму Роструда от № ПГ/9518-6-1, заверять копии трудовых книжек могут:

1. Руководитель организации — генеральный директор, директор или иное лицо, уполномоченное на это приказом;
2. Ответственный сотрудник — специалист, назначенный приказом для ведения трудовых книжек;
3. Электронная подпись: В случае с электронными трудовыми книжками — уполномоченное лицо с квалифицированной электронной подписью.

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году?

Подготовка копии

Необходимо:

• Сделать копии всех заполненных страниц трудовой книжки;
• Если трудовая книжка содержит сшитые листы (например, вкладыши), скопировать каждый лист отдельно;
• Убедиться, что копии читаемы и не содержат посторонних пометок.

Оформление отметки о заверении

Отметка о заверении проставляется на каждой копии страницы или на последней странице (если копии сшиты). Формулировка должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2025:

Если копия сшита, отметка ставится на последней странице с указанием количества листов:

Отметка «Работает по настоящее время»

На последней странице копии трудовой книжки обязательно делается отметка:

Эта отметка подтверждает, что на момент выдачи копии работник продолжает трудиться в организации.

Особенности заверения электронных трудовых книжек

С 2023 года в России внедрены электронные трудовые книжки. Их заверение имеет свои особенности:

• Электронная подпись: Копия, полученная через портал Госуслуг или иной государственный ресурс, заверяется квалифицированной электронной подписью;
• Формат: Электронная копия должна быть в формате PDF с возможностью проверки подписи;
• Доступ: Работодатель обязан предоставить доступ к электронной трудовой книжке по запросу работника;
• Срок хранения: Электронные трудовые книжки хранятся в информационной системе не менее 75 лет.

Частые ошибки при заверении трудовых книжек

Несмотря на кажущуюся простоту, работодатели часто допускают ошибки:

• Отсутствие отметки «Работает по настоящее время»: Это может привести к отказу в признании копии;
• Неполное заверение: Забывают заверить все страницы или не указывают количество листов в сшитой копии;
• Неправильная подпись: Подпись неуполномоченного лица или отсутствие расшифровки;
• Нечитаемые копии: Плохое качество копирования, из-за чего записи невозможно прочитать;
• Отсутствие даты: Дата заверения обязательна;
• Неправильный ГОСТ: Использование устаревших форм заверения вместо ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Ответственность за неправильное заверение

Несоблюдение правил заверения трудовых книжек может повлечь за собой:

• Административную ответственность: Согласно КоАП РФ, штрафы для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей;
• Гражданскую ответственность: Возможность оспаривания заверенной копии в суде;
• Репутационные риски: Недоверие со стороны сотрудников и контролирующих органов.

Практические рекомендации для работодателей

Чтобы избежать ошибок, следуйте этим рекомендациям:

1. Назначьте ответственного сотрудника: Приказом утвердите лицо, ответственное за ведение и заверение трудовых книжек;
2. Используйте актуальные бланки: С 2023 года используйте новые бланки трудовых книжек, утверждённые Минфином;
3. Соблюдайте ГОСТ Р 7.0.97-2025: Все отметки должны соответствовать требованиям нового стандарта;
4. Проводите регулярные проверки: Проверяйте правильность оформления трудовых книжек не реже одного раза в год;
5. Обучайте сотрудников: Проведите инструктаж для ответственных лиц по новым правилам;
6. Используйте электронные системы: Для ведения электронных трудовых книжек используйте сертифицированные программы;
7. Соблюдайте сроки: Выдавайте заверенные копии в течение 3 рабочих дней с момента запроса.

Образцы документов

Образец приказа о назначении ответственного лица

Образец заявления работника о выдаче заверенной копии трудовой книжки

Заверение трудовых книжек в 2026 году, это ответственный процесс, требующий соблюдения множества нормативных актов и стандартов;
Работодатели должны:

• Использовать новые бланки трудовых книжек;
• Соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97-2025;
• Проставлять все необходимые отметки, включая «Работает по настоящее время»;
• Назначать ответственных лиц и обеспечивать их обучение;
• Своевременно выдавать заверенные копии по запросам работников.

Соблюдение этих правил позволит избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

*Материал подготовлен на основе нормативных актов, действующих по состоянию на 22 мая 2026 года.
Рекомендуем уточнять актуальность информации на официальных сайтах государственных органов.