Вопрос о необходимости заверения записей о поощрении (награждении) в трудовой книжке актуален для кадровых специалистов, бухгалтеров и самих работников. Ниже подробно рассмотрены нормативные требования, практика оформления и возможные варианты, когда печать ставится, а когда – нет.

Нормативная база

• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 69н от ) – в разделе «Сведения о награждении» указывается, что запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (если у организации есть печать).
• Письмо Минтруда России от № 14-1/10/2-1462 – подтверждает, что в случае отсутствия печати у организации достаточно подписи ответственного сотрудника (обычно специалиста отдела кадров).
• КонсультантПлюс (раздел «Сведения о награждении в трудовой книжке заверяются печатью») – прямо указывает, что запись о награждении должна быть заверена подписью и печатью организации (или печатью кадровой службы) при наличии печати.
• Кадровик-практик – подчеркивает, что без подписи и печати запись может быть расценена как самовольная внесение работником, что создает риски при последующей проверке.

Когда печать ставится обязательно

1. Организация имеет собственную печать (круглую, треугольную или иной формы) и использует её в документообороте.
2. Запись о награждении вносится в бумажную трудовую книжку (электронная трудовая книжка не требует печати).
3. Заверение производится уполномоченным лицом (директор, заместитель по кадрам, специалист отдела кадров) – его подпись ставится рядом с печатью.

Пример оформления (в соответствии с п. 4 Инструкции):

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: ООО «Ромашка» (сокр. – ООО «Ромашка»)
Графа 4: Награждён почётной грамотой за высокие показатели в выполнении производственного плана за 2025 г.
Графа 5: Основание – Приказ № 45 от «О награждении сотрудников ООО «Ромашка» почётной грамотой»

Под записью ставится:

Подпись: ______________________ /Иванов И.И./
Печать организации: [оттиск печати]

Когда печать не требуется

• У организации нет печати (например, индивидуальный предприниматель, малый бизнес, который не использует печать в документообороте). В этом случае достаточно подписи уполномоченного лица.
• Трудовая книжка ведётся в электронном виде (формат ЕТК). Здесь заверение осуществляется электронной подписью уполномоченного лица; печать не применяется.
• Если запись о награждении вносится позже факта награждения (например, восстановление утерянной записи), то дата внесения указывается в графе 2, а печать ставится по тем же правилам – наличие печати организации обязательно только если она есть.

Согласно письму Минтруда, отсутствие печати не делает запись недействительной, если она заверена подписью ответственного лица.

Практический алгоритм заверения записи о награждении

1. Получить основание для награждения (приказ, распоряжение, протокол и т.д.).
2. Внести данные в трудовую книжку согласно графам 1‑5 раздела «Сведения о награждении».
3. Проверить наличие печати у организации:
   • Если печать есть – поставить её оттиск рядом с подписью.
   • Если печати нет – оставить только подпись.
4. Подпись ставит уполномоченное лицо (директор, зам. по кадрам, специалист отдела кадров). Подпись должна быть разборчивой и сопровождаться расшифровкой (ФИО, должность).
5. При необходимости сделать копию записи для личного дела работника и архива организации.

Что происходит, если печать не поставлена, а она должна быть?

• Запись может быть признана незаверенной, что при последующей проверке (например, при назначении пенсии или при приёме на новую работу) вызовет вопросы о её достоверности.
• Согласно практике Кадровик-практик, отсутствие печати и подписи может привести к предположению, что запись внесён работником самостоятельно, что является основанием для отказа в признании стажа или награждения.
• В случае спора работник может потребовать восстановления записи с proper заверением (подпись + печать) в соответствии с пунктом 10 Порядка 320н.

Итак, ответ на вопрос «Ставится ли печать на записях о награждениях в трудовой книжке?» выглядит следующим образом:

• Да, печать ставится обязательно, если у организации есть печать и запись вносится в бумажную трудовую книжку.
• Нет, печать не ставится, если организация не использует печать (ИП, малый бизнес без печати) либо если ведётся электронная трудовая книжка.
• В любом случае запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица; печать является дополнительным элементом подтверждения подлинности.

Соблюдение этих требований гарантирует, что запись о награждении будет признана действительной при любых проверках (пенсионном фонде, новых работодателях, суде) и исключит риски её оспаривания.

Статья подготовлена на основе информации из КонсультантПлюс, Кадровик-практик, Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 69н от ) и актуальных разъяснений ведомств на дату .