Заверение записей в трудовых книжках – важный процедурный момент, который гарантирует юридическую силу сведений о трудовой деятельности сотрудника. Правильный ответ на вопрос «Кто может заверять записи в трудовых книжках»» определяется рядом факторов: законодательных норм, внутренних регламентов организации и формы оформления (бумажная или электронная). В статье подробно рассматриваются все категории лиц, имеющих право ставить подписи и печати, а также особенности заверения копий и записей в 2025‑2026 годах.
Кто имеет право заверять записи?
В соответствии с Трудовым кодексом РФ и ГОСТ Р 6.30‑2003, заверять записи в трудовых книжках может только лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Обычно это:
- Кадровик или специалист по персоналу организации;
- Руководитель (генеральный директор, директор по персоналу), если в организации нет отдельного кадрового подразделения;
- Уполномоченный представитель работодателя, например, главный бухгалтер, если он назначен на эту роль приказом;
Важно, чтобы лицо, которое ставит подпись и печать, было официально уполномочено внутренним нормативным актом (приказом, распоряжением). Без такой уполномоченности заверение считается недействительным.
Ответственный за ведение трудовых книжек
Ответственный кадровик (или иное уполномоченное лицо) обязан:
- Вести журнал/реестр трудовых книжек;
- Проверять полноту и правильность всех записей;
- Вносить подпись и печать при выдаче копий или при заверении записей;
- Вести учёт электронных копий, если они используются.
Как правильно заверять записи в бумажной и электронной форме
В 2025‑2026 годах вводятся новые требования к заверению записей, связанные с переходом на электронные формы. Ниже – пошаговый алгоритм.
Заверение копий в бумажной форме
Образец заверения копий (по новому ГОСТу) выглядит так:
Копия трудовой книжки Заверено: ________________________ (подпись ответственного) Печать организации: _______________
Все заполненные страницы копируются от ьного листа до последнего, где есть записи о работе. После копирования ответственный ставит подпись и печать.
Заверение электронных записей
При переходе на электронные трудовые книжки (например, через ЕИСОТ) заверение может производиться:
- Подписью ответственного лица в электронном документе;
- Цифровой подписью, если используется электронная подпись;
- Отметкой в системе о том, что запись проверена и соответствует требованиям.
Важно, чтобы в электронном виде была указана дата, подпись и печать (или их эквивалент).
Какие подписи и печати допускаются?
Согласно Печати в трудовых книжках, в документ могут быть добавлены:
- Подпись работодателя (генерального директора, руководителя отдела);
- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печать организации (если она присутствует в реестре);
- Подпись самого работника (необязательно, но часто ставится для подтверждения получения копии).
Эти элементы вместе образуют юридически значимый документ. При отсутствии любой из составляющих заверение может быть оспорено.
Специфика заверения записей об увольнении
При увольнении сотрудника в трудовые книжки вносятся записи о прекращении трудовых отношений. Заверять такие записи необходимо подписями:
- Работодателя (или его уполномоченного представителя);
- Ответственного за ведение трудовых книжек;
- Самого работника (для подтверждения получения уведомления).
Эти подписи фиксируют дату увольнения и основания (по соглашению сторон, по инициативе работника и т.д.).
Частые ошибки и как их избежать
По данным экспертов, типичные ошибки в трудовых книжках включают:
- Недостаток подписи или печати;
- Отсутствие даты заверения;
- Неправильное указание места хранения оригинала (при выдаче копии);
- Заверение копий без проверки полноты записей.
Чтобы избежать проблем, рекомендуется:
- Проводить внутренний аудит заверенных копий минимум раз в квартал;
- Вести журнал проверок, где фиксируются даты, подписи и результаты;
- Обновлять внутренние регламенты в соответствии с последними нормативными актами (ГОСТ, приказы Минтруда).
Краткое резюме
Итак, кто может заверять записи в трудовых книжках:
- Лицо, официально назначенное на эту роль (кадровик, руководитель, уполномоченный представитель);
- Оно должно иметь подпись, печать организации и, при необходимости, цифровую подпись;
- Заверение производится при выдаче копий, при внесении записей об увольнении и при переходе на электронные формы.
Правильное заверение гарантирует юридическую силу сведений, защищает интересы как работодателя, так и сотрудника, и помогает избежать проблем с пенсионным расчётом и другими государственными инстанциями.
Автор статьи: кадровый консультант, специалист по трудовому праву.