Ситуация, когда увольняющийся сотрудник просит не заверять печатью и подписью запись об увольнении в его трудовой книжке, вызывает вопросы у многих кадровиков и бухгалтеров. Важно понимать, что закон не обязывает работодателя ставить печать на саму запись в момент увольнения. Однако есть строгие правила по выдаче документа и заверению его копий. Неправильные действия в этой ситуации могут привести к административной ответственности и финансовым санкциям.
Ключевой принцип: заверение записи в самой книжке не требуется
С 1 января 2020 года вступил в силу важный принцип: запись об увольнении в самой бумажной трудовой книжке не требует обязательного заверения печатью и подписью работодателя. Это прямо следует из изменений в правилах ведения трудовых книжек. Работодатель вносит запись, и этого достаточно.
Но что делать, если работник настаивает? Если сотрудник просит не заверять запись, его просьба законна и соответствует текущим нормам. Работодатель не должен настаивать на печати. Однако для защиты своих интересов важно документально зафиксировать факт увольнения и выдачи документа.
Что обязательно нужно сделать работодателю при увольнении?
Независимо от просьбы работника о заверении, работодатель обязан выполнить следующие действия строго по Трудовому кодексу РФ:
- Внести запись об увольнении в трудовую книжку (или сведения в электронную трудовую книжку) с указанием основания и даты увольнения.
- Выдать трудовую книжку (или сведения) работнику в день увольнения (п. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Это ключевое требование.
- При получении книжки от работника (если она была у него на руках) проверить её состояние и сделать соответствующую отметку в журнале учёта движения трудовых книжек.
Риски, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения
Самая большая опасность для работодателя — невыдача трудовой книжки в день увольнения. Если сотрудник уволился, но не получил документ, это нарушение.
В этом случае днём увольнения будет считаться не фактическая дата, а день фактической выдачи книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Последствия серьёзные:
- Работодатель обязан выплачивать работнику средний заработок за весь период задержки (с дня увольнения до дня выдачи).
- Возможна административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).
- Работник может обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Как правильно оформить отказ работника от заверения и получения?
Если сотрудник настаивает на том, чтобы запись не заверяли, и/или не хочет получать книжку в день увольнения, действуйте по алгоритму:
- Объясните ему его права и ваши обязанности по закону. Сообщите, что выдача в день увольнения — это требование закона, а не ваша инициатива.
- Предложите подписать акт. Составьте акт (в двух экземплярах) о том, что работник:
- Ознакомлен с записью в трудовой книжке.
- Отказывается от её заверения печатью (если это его просьба).
- Отказывается получить трудовую книжку в день увольнения (если это так).
- Направьте ему трудовую книжку (или сведения) заказным письмом с уведомлением. Если сотрудник не явился за документом, вы должны отправить его по последнему известному адресу. Это докажет, что вы выполнили обязанность по выдаче.
- Храните неполученную трудовую книжку. Если документ вернулся (например, письмо с отметкой «не востребовано») или сотрудник не явился за ним, вы обязаны хранить его в архиве в течение 75 лет (ст. 62 ТК РФ, Постановление Правительства № 125).
А что насчёт заверения копии трудовой книжки?
Это совершенно другая процедура. Заверяется не сама запись в книжке, а её копия, которую работник может запросить по письменному заявлению (ст. 62 ТК РФ).
Когда нужно заверять копию?
- Только по письменному заявлению работника.
- Копия заверяется печатью организации и подписью уполномоченного лица (обычно кадровика или руководителя) с пометкой «Верно».
- Заверяют либо каждую страницу копии, либо последнюю страницу с общим заявлением.
- На копии указывают дату выдачи и подпись лица, её выдавшего.
Важно: Если работник просит не заверять копию, вы не обязаны это делать. Но если он просит выдать копию — вы обязаны её выдать, и она должна быть заверена. Отказ от заверения копии — это право работодателя только если заявление не содержит такого требования.
Практический пример и образец документа
Ситуация: Иванов И.И. увольняется . В день увольнения он забирает свою трудовую книжку, в которую внесена запись об увольнении без печати (как и положено). Он также просит не заверять эту запись. Выдачу книжки он подтверждает подписью в журнале учёта.
Альтернативная ситуация: Петров П.П. увольняется , но в день увольнения не явился. Он позвонил и сказал, чтобы запись не заверяли, а книжку оставили. Ваши действия:
- Составляете акт в двух экземплярах о том, что Петров П.П. не явился за трудовой книжкой в день увольнения и просил не заверять запись.
- Отправляете трудовую книжку Петрову П.П. заказным письмом с уведомлением на его адрес.
- После возврата письма (или по истечении срока хранения в отделении связи) приобщаете конверт с возвращённой книжкой к акту и храните всё в архиве 75 лет.
Образец wording для акта (фрагмент):
«Я, Петров Пётр Петрович, проинформирован о том, что запись об увольнении в моей трудовой книжке не требует обязательного заверения печатью в соответствии с действующим законодательством. Я просил не заверять указанную запись. Также я не получил свою трудовую книжку в день увольнения . Мне разъяснены мои права и обязанности работодателя по выдаче документа.»
- Запись в самой трудовой книжке заверять не нужно. Это норма. Если работник просит не заверять — его просьба законна.
- Главное — выдать книжку в день увольнения. Это ваша безусловная обязанность. Если работник отказывается её получать — фиксируйте это актом и отправляйте заказным письмом.
- Не путайте заверение записи и заверение копии. Копию заверяете только по письменному заявлению работника.
- Храните неполученные книжки 75 лет. Это долгосрочная, но обязательная процедура.
- Документируйте всё. Любые отказы или особые просьбы работника фиксируйте в актах, заявлениях, журналах. Это ваша главная защита в случае спора.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать конфликтов, штрафов и судебных разбирательств, связанных с неправильным оформлением трудовых документов.
Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства РФ (ТК РФ, Постановление Правительства № 125) и разъяснений контролирующих органов по состоянию на 2026 год.