С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ‚ хранящийся в системе
Социального фонда России (СФР). Несмотря на то‚ что сведения в ней находятся в электронном виде‚
в ряде ситуаций (при трудоустройстве‚ получении кредита‚ оформлении визы и т.п.) требуется
заверить запись в ЭТК подписью работодателя и печатью организации.
Правовая база
- Федеральный закон № Трудовой кодекс РФ (часть вторая) — статья 183 «Трудовая книжка».
- Приказ Минтруда России от № 14-2/В-260 «Об организации электронного документооборота в сфере
трудовых отношений» (п. 6‑9). - Постановление Правительства РФ от № 1655 «Об утверждении формы СТД‑Р (копия электронного
трудового книжного листа)».
Согласно этим нормативным актам‚ запись в ЭТК может быть заверена:
- Подписью работодателя (директора‚ главного бухгалтера) или лица‚ уполномоченного вести трудовые книжки;
- Печатью организации (или печатью кадровой службы) – если у работодателя она имеется;
- Подписью самого работника (подтверждающей согласие с записью).
Кто имеет право заверять запись
Заверять запись может только лицо‚ назначенное работодателем решением руководства и указанное в
документе о ведении трудовых книжек. Это может быть:
- Начальник отдела кадров;
- Главный бухгалтер;
- Директор (в небольших компаниях);
- Любой другой сотрудник‚ получивший официальное поручение.
Внутренний приказ (или служебная записка) с указанием ФИО‚ должности и полномочий такого лица
должен храниться в кадровом деле.
Подготовка к заверению
3.1 Необходимые документы
- Электронная трудовая книжка сотрудника (доступ через Госуслуги);
- Заявление работника о переходе на электронную форму (если запись делается впервые);
- Внутренний приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек;
- Копия (печать) формы СТД‑Р – официальный бланк копии электронного трудового книжного листа.
3.2 Техническая подготовка
Для получения печатной копии ЭТК необходимо:
- Войти в личный кабинет работодателя в СФР;
- Сформировать выписку (форма СТД‑Р) по сотруднику;
- Распечатать документ на фирменном бланке организации.
Пошаговая инструкция по заверению записи
Шаг 1. Оформление записи в свободной строке
В свободной строке под последней записью указывают:
- Должность лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек;
- Фамилию‚ имя и инициалы этого лица;
- Краткое описание действия (например‚ «перевод сотрудника в электронную трудовую книжку»).
Шаг 2. Подпись ответственного лица
Ответственный за ведение трудовых книжек ставит свою подпись и расшифровку подписи (ФИО‚ должность).
Шаг 3. Печать организации
Если у работодателя есть печать (офисная или штамп кадровой службы)‚ её ставят рядом с подписью.
В случае отсутствия печати допускается поставить только подпись – закон допускает такой вариант‚
но наличие печати повышает юридическую силу записи.
Шаг 4. Подтверждение сотрудником
Работник знакомится с записью‚ ставит свою подпись под заверительными реквизитами и указывает дату.
Шаг 5. Регистрация в СФР
- Ответственный лицо в системе СФР загружает отсканированную копию заверённого листа;
- В системе фиксируется дата и время загрузки – это считается официальным подтверждением записи.
Шаг 6. Выдача копии сотруднику
Сотруднику выдаётся копия заверённого листа (форма СТД‑Р) с подписью и печатью. Копию можно
использовать при обращении в банки‚ миграционные службы и др.
Как проверить‚ что у кандидата уже есть электронная трудовая книжка
- Попросите кандидата показать выписку из ЭТК через Госуслуги;
- Убедитесь‚ что в выписке указана отметка «Электронная трудовая книжка» и присутствуют все записи о предыдущих местах работы;
- Если выписка отсутствует‚ попросите предоставить бумажную трудовую книжку или оформить новую ЭТК
(по статье 5‑го пункта части пятой ТК РФ – заявление работника с указанием причины отсутствия).
Образец заверения записи (форма СТД‑Р)
--------------------------------------------------------------------| № листа | ФИО сотрудника | Дата рождения | Дата начала работы | | 1 | Иванов И.И. | | | -------------------------------------------------------------------- | Должность‚ ФИО ответственного лица: | | Специалист отдела кадров‚ Петров П.П. | | Подпись: ______________________ Дата: ______________ | | Печать организации (при наличии) | | | | Подтверждаю запись: | | Работник: ______________________ Дата: ______________ | --------------------------------------------------------------------
В реальном документе вместо пунктирных линий ставятся реальные подписи и печати.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
7.1 Нужно ли ставить печать‚ если у организации её нет?
Нет‚ печать не является обязательной. Достаточно подписи уполномоченного лица и расшифровки подписи.
Однако наличие печати повышает доказательную силу записи.
7.2 Можно ли заверить запись электронно (цифровой подписью)?
Да‚ если у работодателя имеется квалифицированный сертификат электронной подписи‚ запись может быть
заверена в системе СФР без печатного варианта. При этом в выписке будет указана ссылка на электронный
документ.
7.3 Сколько времени действует заверённая запись?
Запись в ЭТК действует до её изменения (перевода‚ увольнения‚ изменения должности). Само заверение
не имеет срока истечения‚ но при изменении условий труда запись должна быть обновлена.
7.4 Что делать‚ если в ЭТК отсутствует запись о предыдущем месте работы?
Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после получения заявления работника добавить недостающие
записи‚ заверив их подписью и печатью (или электронной подписью).
Заверение записи в электронной трудовой книжке – процесс‚ который сочетает в себе
традиционные кадровые действия (подпись‚ печать) и современные электронные сервисы (СФР‚ Госуслуги).
Соблюдение правовых требований‚ правильное оформление документов и чёткая последовательность
шагов позволяют избежать ошибок и обеспечить юридическую силу записей.
Помните‚ что правильное заверение – это гарантия того‚ что сведения о трудовой истории
сотрудника будут приняты любыми государственными и частными структурами без дополнительных
справок и разъяснений.