Важное примечание: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает‚ что с этой даты основной документом‚ подтверждающим трудовую деятельность и стаж‚ становится именно электронная трудовая книжка. Однако на практике бумажный носитель (заверенная копия) продолжает играть ключевую роль для многих жизненных ситуаций.

Что такое заверенная копия электронной трудовой книжки?

Согласно подпункту 25 пункта 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013‚ заверенная копия — это копия документа‚ на которую нанесены реквизиты‚ придающие ей юридическую силу. Эти реквизиты обычно включают:

• Подпись уполномоченного должностного лица (например‚ руководителя отдела кадров или начальника).
• Расшифровку подписи (ФИО).
• Оттиск печати организации (при наличии).
• Дату заверения.
• Указание на то‚ что копия соответствует оригиналу (например‚ «Копия верна»).

Для электронной трудовой книжки заверенная копия — это‚ как правило‚ распечатанный на бумаге документ‚ содержащий сведения из личного кабинета работника на портале «Трудовая книжка» (или иного аккредитованного ресурса)‚ который заверен в установленном порядке работодателем или уполномоченным органом.

Чем заверенная копия отличается от обычной распечатки?

Когда и зачем нужна заверенная копия ЭТК?

Несмотря на электронный формат основного документа‚ заверенная бумажная копия требуется в следующих ситуациях:

1. Назначение пенсии или пособий. Пенсионный фонд (ПФР) до сих пор часто требует предоставить бумажный документ с отметками работодателя.
2. Оформление кредита или ипотеки. Банки запрашивают подтверждение стажа и доходов.
3. Трудоустройство. Новый работодатель может запросить документ о предыдущем стаже‚ особенно если предыдущий работодатель не подключен к системе ЭТК или данные еще не перенесены.
4. Получение визы или оформление документов для выезда за рубеж. Консульства некоторых стран могут запросить подтверждение занятости.
5. Поступление в учебные заведения (для приоритетного зачисления‚ подтверждения статуса и т.д.).
6. Участие в государственных программах (например‚ получение социального жилья).
7. Судебные разбирательства или иные правовые споры‚ где нужно подтвердить трудовой стаж.

Как и где оформить заверенную копию электронной трудовой книжки?

Через последнего (или текущего) работодателя

Это самый распространенный и правильный способ. Работодатель‚ который вел вашу ЭТК‚ обязан по вашему заявлению предоставить заверенную копию.

• Шаг 1: Напишите заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную копию вашей электронной трудовой книжки.
• Шаг 2: При необходимости приложите копию паспорта.
• Шаг 3: Кадровый отденик распечатывает актуальные сведения из вашей ЭТК (за весь период работы в этой организации).
• Шаг 4: На копии ставятся подпись‚ расшифровка‚ печать организации и дата. Надпись «Копия верна» или «Заверенная копия».

Через МФЦ («Мои документы»)

С 2024 года услуга по выдаче заверенных копий сведений об трудовой деятельности (в т;ч. из ЭТК) доступна в МФЦ по поручению ПФР. Услуга платная.

• Необходимо иметь при себе паспорт.
• Можно заказать копию за весь период трудовой деятельности‚ даже если вы меняли работодателей.
• Это удобный вариант‚ если предыдущие работодатели недоступны или ликвидированы.

Через портал Госуслуг (в будущем)

Планируется‚ что функция заказа заверенной копии с электронного ресурса будет интегрирована в портал Госуслуг с возможностью доставки почтой или электронной подписью. На данный момент уточняйте актуальность услуги.

Что важно помнить при получении и использовании?

• Актуальность данных. Уточните‚ что на копии отражены все периоды работы‚ включая последнее место работы. Если вы уволились недавно‚ убедитесь‚ что запись об увольнии внесена в ЭТК.
• Проверка реквизитов. Обязательно проверьте‚ что на копии есть: подпись‚ расшифровка (ФИО)‚ печать (если она у организации есть)‚ дата заверения и фраза «Копия верна».
• Срок действия. Закон не устанавливает строгого срока действия заверенной копии трудовой книжки. Однако многие организации (особенно банки) могут запросить документ‚ выданный не ранее 3-6 месяцев назад. Лучше уточнять это в принимающей инстанции.
• Оригинал vs Копия. Заверенная копия имеет ту же юридическую силу‚ что и оригинал (выписка из ЭТК)‚ но только в рамках предоставленных сведений. Если потребуется оригинал (что маловероятно для ЭТК)‚ его можно получить только через личный кабинет на портале «Трудовая книжка» с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Безопасность. Не передавайте свою заверенную копию без необходимости. При сдаче в организацию требуйте‚ чтобы на вашем экземпляре ставили отметку о приеме с датой.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Что делать‚ если предыдущий работодатель отказался заверять копию?

О: Обратитесь с заявлением в письменной форме (желательно с отметкой о принятии) или через МФЦ. Отказ незаконен‚ так как работодатель обязан хранить сведения о вашей трудовой деятельности и предоставлять их.

В: Можно ли самостоятельно распечатать выписку из ЭТК и попросить заверять ее в другом месте?

О: Нет. Заверять должен тот субъект‚ который внес информацию в ЭТК (последний или предыдущий работодатель) или уполномоченный орган (ПФР через МФЦ). Сторонняя организация не имеет права заверять выписку из вашей ЭТК‚ так как не является источником этих данных.

В: А если у меня только бумажная трудовая книжка‚ а не электронная?

О: С 1 января 2026 года ведение новых бумажных трудовых книжек прекращается. Существующие бумажные книжки продолжают действовать. Заверенная копия с них оформляется по классическим правилам (с отметками о всех записях). При увольнении с 2026 года работодатель обязан внести сведения и о бумажной книжке в вашу ЭТК.

В: Что такое «незаверенная» копия и когда она может пригодиться?

О: Это просто распечатка сведений из личного кабинета. Она подтверждает‚ что информация существует в системе‚ но не имеет юридической силы для официальных инстанций. Может использоваться для личного ознакомления или как предварительный документ перед заказом заверенной копии.

Заверенная копия электронной трудовой книжки — это ключевой бумажный документ-посредник между цифровой системой учета труда и реальным миром‚ где до сих пор требуют «живые» бумаги с печатями. В условиях полного перехода на ЭТК с 2026 года умение правильно получить и использовать этот документ останется важным навыком для каждого работника. Помните: всегда запрашивайте копию у источника данных (работодателя или ПФР) и тщательно проверяйте наличие всех реквизитов заверения.

Статья составлена на основе действующего законодательства и практики применения электронных трудовых книжек. Для получения самой актуальной информации по вашему случаю рекомендуется обращаться в отдел кадров вашей организации‚ МФЦ или Пенсионный фонд России.

Дата актуализации материала в соответствии с информацией из запроса: 22 мая 2026 года.