Заверенная копия трудовой книжки часто требуется при переводе в другую организацию, оформлении кредита, получении социальных выплат и в ряде иных ситуаций. Ошибки при её оформлении могут привести к отказу в приёме документов или необходимости повторного выполнения процедуры. В этой статье мы подробно разберём, какие действия необходимо выполнить, какие нормативные акты регулируют процесс, а также представим готовый образец заверительной надписи.
Почему нужна заверенная копия последнего листа трудовой книжки?
- Подтверждение факта текущего трудоустройства. На последнем листе указывается запись «Работает по настоящее время», которая подтверждает, что сотрудник находится в активном трудовом статусе.
- Упрощение проверки подлинности. Заверение специалистом отдела кадров показывает, что копия сделана в соответствии с установленными правилами.
- Требования внешних организаций. Банки, государственные службы и потенциальные работодатели часто требуют именно заверенную копию последнего листа.
Правовые основы
Оформление и заверение копий трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67) – определяет порядок ведения трудовой книжки.
- Постановление Правительства РФ от № 2361 «Об утверждении Положения о порядке ведения, хранения и выдачи трудовых книжек».
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила оформления» (используется для оформления копий документов).
- Приказ Минтруда России от № 140н «Об утверждении образца заверительной надписи на копиях трудовых книжек».
Подготовка к заверению
Перед тем как приступить к заверению, убедитесь, что у вас есть:
- Оригинал трудовой книжки (для сравнения).
- Копия последнего листа (печатью или сканированием), выполненная в полном размере (A4).
- Служебная записка (если копия делается по запросу другого подразделения).
- Подпись сотрудника, подтверждающая согласие на копирование.
- Бланк или шаблон заверительной надписи, утверждённый в вашей организации.
Пошаговая инструкция по заверению копии последнего листа
- Сравнение оригинала и копии. Сотрудник и специалист отдела кадров проверяют, что все записи (дата, должность, подпись работодателя) совпадают.
- Подпись сотрудника. На копии под записью «Работает по настоящее время» ставится подпись сотрудника с расшифровкой (И.О. Фамилия) и датой.
- Заверительная надпись специалиста по кадрам. На обороте последнего листа (или внизу копии, если лист не прошит) делается запись:
Верно / Копия верна Должность: специалист по кадрам Подпись: ______________________ / И.О. Фамилия Печать (при наличии)
- Указание места хранения оригинала. Если копия передаётся внешней организации, добавляют строку: «Подлинник трудовой книжки хранится в __________________ (наименование работодателя), отдел кадров».
- Подпись руководителя (при необходимости). В некоторых компаниях требуется подпись руководителя или главного бухгалтера.
- Скрепление листов. Если копия включает несколько листов (ьный + последний), их скрепляют скрепкой или лентой, а на обороте указывают общее количество листов: «Всего листов: 2».
- Регистрация в журнале учёта копий. Внутренний журнал фиксирует дату, цель выдачи копии и ФИО получателя.
Образец заверительной надписи (2026 г.)
Ниже приведён полностью готовый образец, который можно разместить в шаблоне Word или в электронном документе.
Верно / Копия верна Должность: специалист по кадрам Подпись: ______________________ / Иванов И.И. Печать (при наличии) Работает по настоящее время Подпись сотрудника: ______________________ / Петров П.П. Подлинник трудовой книжки хранится в ООО «Ромашка», отдел кадров.
Заверение в электронном виде
С 2025 года многие организации переходят на электронный документооборот. При оформлении электронной копии следует:
- Сканировать оригинальный лист в формате PDF (разрешение не менее 300 dpi).
- Подписать документ электронной подписью (КЭП) специалиста по кадрам.
- В подписи указать те же реквизиты, что и в бумажном варианте (должность, ФИО, дата).
- Сохранить оригинал в системе электронного архива с меткой «Копия заверена».
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие подписи сотрудника | Копия считается неполной, её могут отклонить. | Обязательно запросите подпись и расшифровку перед заверением. |
| Неправильная дата (год вместо текущего) | Сомнения в актуальности документа. | Проверяйте дату дважды, используйте календарь. |
| Отсутствие надписи «Верно / Копия верна» | Документ не соответствует Приказу Минтруда № 140н. | Включайте надпись в каждый заверяемый лист. |
| Неуказание количества листов | Трудности при проверке полноты копии. | Записывайте «Всего листов: X» на обороте последнего листа. |
Что делать, если копию требует внешняя организация?
- Получите запрос в письменной форме (письмо, электронное письмо).
- Составьте служебную записку, в которой укажите цель выдачи копии и согласие сотрудника.
- Подготовьте копию последнего листа, заверив её согласно пункту 4.
- При необходимости приложите справку о текущем месте работы (внутренний приказ).
- Отправьте документ заказчику в том виде, который он указал (бумажный оригинал, скан, PDF с КЭП).
Заверение копии последнего листа трудовой книжки – простая, но важная процедура. Соблюдение нормативных требований, правильное оформление подписи и надписей, а также внимание к деталям (дата, количество листов, указание места хранения оригинала) позволяют избежать отказов и ускорить процесс взаимодействия с внешними организациями. При переходе на электронный документооборот не забывайте использовать квалифицированную электронную подпись, чтобы сохранить юридическую силу копии.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, обратитесь к специалисту отдела кадров или к юридическому отделу вашей организации.
Дата публикации: 23 мая 2026 г.