Заверенная копия трудовой книжки — это официальный документ, который требуется при устройстве на новую работу, оформлении кредита, получении социальных выплат, подаче документов в органы загса, миграционные службы или при участии в государственных программах. Важно понимать: простая ксерокопия не имеет юридической силы. Только заверенная копия, оформленная с соблюдением всех требований законодательства, будет принята государственными и финансовыми учреждениями.
Что такое заверенная копия трудовой книжки?
Заверенная копия трудовой книжки, это точная копия всех страниц оригинального документа, на которой проставлены:
- Запись о том, что копия сверена с подлинником;
- Подпись уполномоченного лица (кадровика или руководителя);
- Печать организации (если она используется);
- Дата заверения.
Важно: запись «работает по настоящее время» не ставится в оригинальной трудовой книжке, но обязательно указывается на копии, если сотрудник на момент выдачи копии продолжает работать в организации. Это ключевое отличие, которое многие упускают, из-за чего копию могут отказать принять.
Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, право заверять копии трудовой книжки имеют:
- Работодатель — через отдел кадров или уполномоченного сотрудника (например, главного бухгалтера или директора, если кадровый отдел отсутствует);
- Нотариус — если работодатель отсутствует (организация ликвидирована, находится в процессе банкротства, или вы не можете получить документ у работодателя).
Важно! Сам сотрудник не может заверить свою копию. Только официальное лицо, уполномоченное работодателем, или нотариус могут дать юридическую силу документу.
Какие страницы трудовой книжки нужно заверять?
Заверять нужно все страницы, на которых есть записи, включая:
- ьный лист (с ФИО, датой рождения, образованием, профессией);
- Страницы с записями о приеме на работу;
- Страницы с записями о переводах, увольнениях;
- Страницы с наградами, поощрениями (если есть);
- Страницы с записями о смене фамилии, имени, отчества;
- Последняя страница — с записью о последнем месте работы и датой.
Если трудовая книжка заполнена не полностью — заверяются только заполненные страницы. Пустые страницы не заверяются, но должны быть пронумерованы и включены в общий объем копии.
Как правильно заверить копию трудовой книжки у работодателя — пошаговая инструкция
Шаг 1: Подайте письменное заявление
Согласно ст. 62 ТК РФ, вы обязаны подать заявление в письменной форме. Устная просьба не является основанием для выдачи копии.
Образец заявления:
Заявление
Прошу выдать мне копию трудовой книжки с заверением всех страниц в соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ.
Подпись: ___________
Ф.И.О.: _____________
Шаг 2: Дождитесь выдачи копии (не более 3 дней)
Работодатель обязан предоставить копию в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления. Если срок нарушен — вы можете обратится в трудовую инспекцию.
Шаг 3: Проверьте содержание копии
Перед тем как принять копию, убедитесь, что на ней указано:
- Все страницы трудовой книжки присутствуют;
- На последней странице копии — запись: «Копия верна. Работает по настоящее время» (если вы до сих пор работаете в организации);
- Если вы уволены — запись: «Копия верна. Последняя запись о работе: [дата]»;
- Подпись уполномоченного лица (с расшифровкой ФИО и должности);
- Печать организации (если есть);
- Дата заверения.
Шаг 4: Проверьте соответствие ГОСТ Р 7097-2016
С 1 июля 2018 года все официальные копии документов в РФ должны соответствовать ГОСТ Р 7097-2016. Это означает:
- Копия должна быть выполнена на белой бумаге формата А4;
- Текст и печати должны быть четко читаемы;
- Страницы должны быть пронумерованы и прошиты (если копия состоит из нескольких листов);
- На месте прошивки — надпись: «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью» с подписью и датой.
Внимание! Если копия не прошита, а просто скреплена скрепкой — многие организации (особенно банки и госучреждения) имеют право отказать в приеме.
Как заверить копию трудовой книжки у нотариуса?
Если работодатель отсутствует (организация ликвидирована, вы уволены и не можете связаться с бывшим работодателем), вы можете обратиться к нотариусу.
Необходимые документы:
- Паспорт;
- Оригинал трудовой книжки;
- Если трудовая книжка утеряна — справка из Пенсионного фонда РФ о трудовом стаже (вместо нее можно предоставить архивную выписку).
Что делает нотариус:
- Сверяет копию с оригиналом;
- Копирует все страницы;
- Ставит на каждой странице отметку: «Копия верна»;
- Проставляет свою подпись и печать;
- Указывает дату заверения;
- Сканирует или прикрепляет копию к нотариальному удостоверению.
Стоимость: в среднем от 300 до 800 рублей за заверение (в зависимости от региона и количества страниц).
Частые ошибки при заверении копии трудовой книжки
Вот почему копии часто отклоняют:
- Отсутствие записи «работает по настоящее время» — если сотрудник еще работает, но на копии этого нет — документ признается недействительным;
- Нет подписи или печати, без этого копия не имеет юридической силы;
- Заверены не все страницы — например, пропущена страница с наградами или переводом;
- Копия не прошита — особенно критично для банков и миграционных служб;
- Неверная дата — дата заверения не может быть раньше даты последней записи в трудовой книжке;
- Копия на цветной бумаге или с пометками, требование ГОСТа: только белая бумага, без посторонних надписей.
Когда без нотариуса не обойтись?
Обратитесь к нотариусу, если:
- Работодатель ликвидирован или находится в процессе банкротства;
- Вы не можете связаться с бывшим работодателем (например, он умер, исчез или компания закрылась);
- Вы подаете документы за границу (для визы, иммиграции, признания диплома);
- Требуется заверение в консульстве или иностранных учреждениях, они часто требуют нотариально заверенные копии;
- Вы подаете документы в суд или на получение наследства.
Чтобы ваша копия трудовой книжки была принята без вопросов, запомните эти 5 правил:
- Заверяйте все заполненные страницы — ни одну не пропускайте;
- Обязательно укажите статус занятости — «работает по настоящее время» или «последняя запись о работе»;
- Используйте только печать и подпись работодателя — ваша подпись не подойдет;
- Прошейте копию и сделайте надпись на месте прошивки — это требование ГОСТа;
- Сохраняйте оригинал — копия не заменяет трудовую книжку, она лишь подтверждает ваш трудовой стаж.
Если вы не уверены в правильности оформления — обратитесь к юристу или в отдел кадров вашей организации. Лучше потратить час на проверку, чем неделю на повторную подачу документов.
Важно! С 2026 года все государственные органы и банки РФ обязаны принимать только копии, заверенные в соответствии с ГОСТ Р 7097-2016. Нарушение этих требований — основание для отказа.
Не рискуйте — оформляйте копию правильно с первого раза.