В современном мире многие работодатели и работники используют электронные копии трудовой книжки. Однако, чтобы такой скан был признан официальным, его необходимо заверить. В этой статье мы разберём, что такое заверенная копия, какие требования к ней предъявляются, как правильно её оформить и где можно получить помощь.
Что такое заверенная копия трудовой книжки?
Заверенная копия – это копия оригинального документа, подтверждённая подписью и печатью лица, уполномоченного на это в организации. В случае с трудовой книжкой это обычно сотрудник кадрового отдела, который имеет право заверять документы.
Копия может быть как бумажной (скан, распечатка), так и полностью цифровой (PDF). Главное – наличие надёжного подтверждения, что каждая страница соответствует оригиналу;
Юридические основания и требования
Согласно пункту 3.26 Постановления Госстандарта РФ от N 65‑ст, лицо, заверяющее документ, должно:
- написать слово Верно;
- указать свою должность;
- подписать документ собственноручно;
- указать дату заверения.
Если копия предназначена для внутреннего пользования, печать работодателя не обязательна, но её наличие повышает доверие к документу.
В период пандемии количество скан‑копий резко возросло, и многие организации начали использовать электронные каналы для их передачи. Однако даже в электронном виде заверение остаётся обязательным, если документ должен быть признан официальным.
Кому можно доверить заверение?
Заверять копию каждой страницы может лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. Обычно это:
- Сотрудник кадрового отдела;
- Ответственный за документооборот;
- Нотариус (если требуется нотариальное заверение).
Важно помнить, что оригинал трудовой книжки всегда должен находиться у вас или в компании, где вы работаете. Его нельзя сдавать третьим лицам.
Практическое руководство по заверению скана
Шаг 1. Подготовка скана
• Сканируйте каждую страницу трудовой книжки с разрешением не менее 300 dpi.
• Сохраните файл в формате PDF, чтобы сохранить порядок страниц.
• Убедитесь, что в скане видны все надписи и даты.
Шаг 2. Распечатка (если требуется бумажный вариант)
• Распечатайте PDF на принтере высокого качества.
• Проверьте, чтобы каждая страница была читаемой и без искажений.
Шаг 3. Заверение каждой страницы
- На каждой странице распечатки напишите слово Верно в правом нижнем углу.
- Под словом «Верно» укажите свою должность (например, «Кадровый специалист»).
- Подпишите документ собственноручно.
- Укажите дату заверения.
- Если у организации есть печать, поставьте её рядом с подписью.
Если вы работаете с цифровой копией, можно добавить электронную подпись, но это не заменит традиционного заверения, если документ должен быть официальным.
Шаг 4. Проверка и хранение
• Проверьте, что все страницы заверены и в правильном порядке;
• Сохраните заверенную копию в защищённом месте (дисковый носитель, облако с ограниченным доступом).
• Оригинал трудовой книжки храните в безопасном месте, чтобы избежать потери.
Где можно получить помощь с заверением?
- Кадровый отдел вашей компании – обычно это первый пункт обращения.
- Бюро заверения документов – если требуется более формальное подтверждение.
- Нотариус – если документ должен быть нотариально заверен (например, для юридических целей за рубежом).
В большинстве случаев достаточно заверить копию в кадровом отделе. При необходимости нотариального заверения, обратитесь в ближайший нотариальный офис.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли не ставить печать? – Да, если документ предназначен только для внутреннего пользования.
- Нужно ли заверять каждую страницу? – Да, это требование закона.
- Можно ли использовать электронную подпись? – В некоторых случаях возможно, но лучше уточнить у работодателя.
- Что делать, если оригинал потерян? – Обратитесь в кадровый отдел за копией, но сохраните заверенную копию как резерв.
Заверение скана трудовой книжки – важный шаг, который обеспечивает юридическую силу копии. Следуя простым правилам: слово «Верно», должность, подпись, дата и, при необходимости, печать, вы сможете оформить документ, который будет принят работодателями, государственными органами и другими заинтересованными сторонами. Не забывайте хранить оригинал в надёжном месте и использовать заверенную копию только в тех случаях, когда это действительно требуется.
Удачной работы с вашими документами!